Google公司有一種健談分享的企業(yè)文化。我們每天都能收到同事發(fā)來的大量五花八門的電子郵件。要把這些郵件組織得井然有序，這是一件極其困難的事情。因此，Google公司的一位工程師提出了Gmail的想法，以此實現(xiàn)對公司內(nèi)部郵件的快速搜索。這位工程師開發(fā)了一個基于Web技術(shù)的可搜索電子郵件系統(tǒng)的原型，在公司內(nèi)部流傳。其他的工程師很快發(fā)現(xiàn)了這個系統(tǒng)的價值，隨即開始使用該系統(tǒng)，并為其添加功能。
時間不長，各個部門的員工都用起了當(dāng)時叫做“Caribou”的Gmail系統(tǒng)。越來越多的Google公司工程師為這個郵件系統(tǒng)增加功能，直至我們明明白白地認(rèn)識到這個系統(tǒng)具有重要意義。因此，Gmail沖出Google，走向公眾。
2004年，Gmail登臺亮相，成為改變電子郵件局面的重大創(chuàng)新。在Gmail之前，大部分基于Web的電子郵箱提供的存儲容量最大只有10兆。這個數(shù)字可能聽起來不?。ㄔ谀莻€時候的確如此），可對電子郵件而言，10兆的空間很快就會裝滿。尤其是在郵件中包含PDF、JPEG及MP3之類大文件的時候，更是如此。因此，這個容量極限就意味著你得經(jīng)常刪除郵件，要么將其下載到計算機(jī)上，以此釋放郵箱空間。Gmail一出手就提供了當(dāng)時史無前例的高達(dá)1G字節(jié)的郵箱空間—Google公司還在繼續(xù)提高這個上限。（為了跟Gmail競爭，其他的網(wǎng)絡(luò)郵件服務(wù)商被迫提高他們的郵箱存儲容量。）
使用Gmail，交流方式并不限于電子郵件，這也是我十分喜愛的特點。我可以用Gmail收發(fā)即時信息。如果對方同樣使用Gmail，你還能看到他當(dāng)前是否在線。因此，如果你要聯(lián)系的那個人也在線，就可以給他發(fā)一條即時信息，從而省去了郵件往復(fù)的麻煩。無論公事還是私事，這一功能都使得交流更加直接。
我也可以直接給別人的手機(jī)發(fā)送文本信息，而在Gmail郵箱中接收對方的回復(fù)信息。我所收發(fā)的即時信息和文本信息都成了自己可搜索Gmail文檔的組成部分。（守著計算機(jī)的時候，我都盡可能地使用Gmail發(fā)送即時信息和手機(jī)短信。在計算機(jī)上敲鍵輸入要比在iPhone手機(jī)的屏幕鍵盤上快得多。）使用Gmail也可以進(jìn)行視頻交談。除了感覺很好之外，視頻交談也是一種信息更豐富的交流形式，因為你不僅能夠聽到對方說什么，還能看到他們的反應(yīng)。關(guān)鍵在于，我所做的這一切都是通過Gmail郵箱中的同一個網(wǎng)頁實現(xiàn)的。
Gmail之所以成為一項重大創(chuàng)新，還有一個原因：它采用了一種與眾不同的郵件組織方式，在我看來，這也是一種更加切實可行的辦法—這個辦法跟人們耳熟能詳?shù)摹凹皶r清空郵箱”的信條背道而馳。很多人覺得郵箱保持清空狀態(tài)會讓他們有一種成就感。無獨有偶，一絲不亂的辦公桌會讓他們減少焦慮，從而更容易做到思路清晰。如果這種辦法對你有效，那很好！保持及時清空郵箱的習(xí)慣即可。但是，借助搜索功能，實現(xiàn)有序組織并非必須如此。把所有內(nèi)容都留在電子郵箱當(dāng)中，需要用時搜索一下就能解決問題。
我發(fā)現(xiàn)后面這種辦法效率更高。總是想著清空郵箱畢竟需要花費更多的時間和精力。要清空Outlook郵箱中的郵件，要么徹底刪除（在我看來，這不是一個好主意），要么轉(zhuǎn)移到磁盤文件夾中。如果你每天收到的電子郵件數(shù)量不多，種類有限，那把郵件放在文件夾里也沒有什么問題。不幸的是，這個世界并不總是那么簡單，也不是那么容易分類。弄明白該把自己收到的某封電子郵件放在哪個文件夾里，不僅是一件費時費力的麻煩事，而且近乎不可能。假定你跟很多人一起合作完成一個項目，那你應(yīng)該為每個人建立一個保存電子郵件的文件夾吧？如果你為該項目列出了一個很長的任務(wù)交付表，那你是不是又該為每一項交付任務(wù)建立一個文件夾呢？這里還有一個問題：大多數(shù)電子郵件系統(tǒng)只允許你每次把一封郵件放在一個文件夾中。
鄂公網(wǎng)安備 42010302001612號