? 最上橫欄的人名、職位，已延伸擴(kuò)大到部門(mén)、委員會(huì)整體，甚至包含了“利害關(guān)系人”(stakeholders)。在某些公司的特別項(xiàng)目，如新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等，也確實(shí)把“客戶”納入ARCI運(yùn)作中。如不涉及機(jī)密，“供應(yīng)商”甚至也在考慮之列。
? 在橫向工作欄4.1.2中發(fā)現(xiàn)有兩處A。兩個(gè)A是否造成問(wèn)題？EPA在此的解釋是：他們希望區(qū)域(Region)的A只是確認(rèn)：決定或行動(dòng)是否確實(shí)在進(jìn)行，真正的A還是回到事業(yè)贊助者(sponsor)身上。
? 你發(fā)現(xiàn)C與I特別多嗎? 也許這正是政府機(jī)構(gòu)的特色吧。在講求效率與效果的私人公司中，通常會(huì)盡量減少不必要的C與I的。
? C與I雖然也代表時(shí)間成本與人力成本，但不能犧牲掉重要的溝通。
3.4 ARCI應(yīng)用實(shí)例：跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)
下例，表3-5中，最上橫欄的部門(mén)、職位乃至人名有了更具體的描述。
表3-5 項(xiàng)目的角色與責(zé)任圖解表
活 動(dòng) 銷售 技術(shù) 制造 行政
副總 經(jīng)理 業(yè)務(wù)員 技服員 副總 經(jīng)理 技術(shù)專員 經(jīng)理 經(jīng)理
1. 開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品 A R C R R R I
2. 興建新廠 C R A R R I
3. 爭(zhēng)取新客戶 I C A/R R
4.
5.
6.
第3項(xiàng)活動(dòng)的新客戶爭(zhēng)奪戰(zhàn)是屬較單純的部門(mén)內(nèi)活動(dòng)，表3-4中顯示的是，這個(gè)業(yè)務(wù)員負(fù)有最后成敗的當(dāng)責(zé)——因?yàn)樨?zé)任范圍并不太大，所以自己也兼了R，但還有一位技術(shù)員也是R，是在幫他忙。這個(gè)R在許多實(shí)例中，其實(shí)也非占據(jù)他100%人力，而可能只是40%；亦即，每一周的工作時(shí)間中，約有兩天是在這個(gè)項(xiàng)目上——他是戴了兩頂帽子(wearing two hats)。
業(yè)務(wù)員A遇到重大決定或重要行動(dòng)之前，一定要咨詢C的銷售經(jīng)理——也是他頂頭上司。至于老板的老板——副總，因?yàn)槭荌，所以事后是成是敗告訴他就可以了，事前不必啰唆。
第一與第二項(xiàng)活動(dòng)，顯然都是跨部門(mén)活動(dòng)?？绮块T(mén)活動(dòng)知易行難，常成很大挑戰(zhàn)；ARCI正可協(xié)助厘清各成員的角色與責(zé)任，跨出比較穩(wěn)當(dāng)?shù)牡谝徊健Ｈ绻鸄RCI的責(zé)任與角色弄清楚了，當(dāng)責(zé)的真義也弄清楚了，其實(shí)，你并不必太在乎R的位置——不只跨部門(mén)，跨國(guó)運(yùn)作都是可行的。
我將在第10章中詳細(xì)說(shuō)明跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作。
綜合以上4例，我們可以發(fā)現(xiàn)，ARCI應(yīng)用的目的，無(wú)非在闡明：誰(shuí)負(fù)責(zé)什么？(Who is responsible for what？)或更簡(jiǎn)潔些，誰(shuí)做什么？(Who does what？)并且更精準(zhǔn)地定義介入的程度，及當(dāng)責(zé)者之所當(dāng)為。企業(yè)運(yùn)作在這一部分常形成白色空間，或稱灰色地帶，嚴(yán)重威脅執(zhí)行力的貫徹與最后成果的攫取。
綜合來(lái)說(shuō)，ARCI責(zé)任圖解的基本模式是如表3-6所示之矩陣。
表3-6 ARCI責(zé)任圖解基本模式
詳論之，各部之詳細(xì)意義則以表3-7來(lái)做分析。
表3-7 ARCI責(zé)任圖解實(shí)例
功能性角色
決定/功能/活動(dòng) 完成一個(gè)活動(dòng)或次活動(dòng)所派定的角色或職位
完成一個(gè)商業(yè)流程的
一系列活動(dòng)或次活動(dòng) R A C I
A R R C C I I
C R C C A
C A R
I C R A C R
I C R A C
先對(duì)表3-7的ARCI責(zé)任圖解做“水平分析”，亦即，分析每一個(gè)活動(dòng)/次活動(dòng)的功能性角色。
? 如果沒(méi)有R：工作沒(méi)人做，大家等著要批核，等著被咨詢，等著被告知，沒(méi)人把工作當(dāng)成自己的，除了A外。
? 如果沒(méi)有A：沒(méi)人總其成并負(fù)全責(zé)——雖然對(duì)少數(shù)某些支援單位仍可能適用。A是有資格限制的，但只要資格相符，A應(yīng)盡量往更下階層選任，以適才適任，并權(quán)責(zé)相符。
? 如果太多C：真的需要這么多“顧問(wèn)”嗎？顧問(wèn)咨詢也意味著時(shí)間流失、成本增加，確實(shí)值得嗎？
? 如果太多I：真有這么多人需要正式、定期告知？可否改為例外通知或不必通知？應(yīng)以實(shí)際的工作需求性為基準(zhǔn)訂定，不是因?yàn)樗恰叭稀薄?/p>
? 如果太多A：只能有一個(gè)A——雖然仍有少數(shù)例外。超過(guò)一個(gè)A時(shí)，常屬過(guò)渡期或特殊例，需特別定義。
然后，我們?cè)僮鲆粋€(gè)垂直分析；亦即，針對(duì)各個(gè)人或部門(mén)的責(zé)任分配狀態(tài)做分析。
? 如果太多R：這個(gè)人真能夠、也確需要執(zhí)行這么多工作嗎？這些活動(dòng)可否進(jìn)一步拆解或簡(jiǎn)化，以更利管理？
? 如果是滿格：這人需要介入這么多活動(dòng)嗎？C可否降為I？I可否取消？
? 如果沒(méi)A沒(méi)R：如果這是一個(gè)直線而非幕僚職位，應(yīng)考慮廢除或增強(qiáng)這人/職位的功能？
? 如果太多A：有適當(dāng)授權(quán)嗎？這人是“以天下興亡為己任”？“能者多勞”，早死？確需日理萬(wàn)機(jī)？有些A可退為C或R，甚至I嗎？
? 資格符合度：參與的形態(tài)與程度符合這個(gè)人的個(gè)性與能力上的整體資格嗎？
希臘哲學(xué)家亞里士多德(Aristotle)說(shuō)：“沒(méi)有圖示，就沒(méi)有深思”(“The soul never thinks without a picture”)，一代思想家也要藉圖做思考，況乎我輩凡人。亞里士多德還有個(gè)著名學(xué)生，名叫亞歷山大，就是后來(lái)建立了橫跨歐、亞、非超大版圖帝國(guó)的亞歷山大大帝。亞歷山大大帝對(duì)“直線責(zé)任”也有精辟見(jiàn)解，詳見(jiàn)本章第9節(jié)。
ARCI所形成的“責(zé)任圖解”讓我們從各種角度思考，讓角色與責(zé)任乃至責(zé)任的分野更加精準(zhǔn)，絕對(duì)有助于各項(xiàng)工作/活動(dòng)的成功執(zhí)行。
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