公文的表達(dá)方式主要有敘述、議論、說(shuō)明三種。公文都屬于應(yīng)用文，不能用通常的記敘、議論、說(shuō)明三大文體的標(biāo)準(zhǔn)去分類。在公文內(nèi)部，雖然表達(dá)方式有時(shí)仍可作為區(qū)分公文內(nèi)部不同文體的參考因素，如決議，議論成分比較多；通報(bào)，敘事的成分也較多，但在多數(shù)情況下，公文的表達(dá)方式是綜合運(yùn)用的。
一、敘述
在公文中，敘述運(yùn)用得十分普遍。決議中提供的事實(shí)論據(jù)，報(bào)告中對(duì)事件前因后果的匯報(bào)，通報(bào)中對(duì)先進(jìn)事跡或錯(cuò)誤事實(shí)的交代，調(diào)查報(bào)告和總結(jié)中對(duì)事件和現(xiàn)象的轉(zhuǎn)達(dá)，都要使用敘述。敘述的人稱有兩種，分別是第一人稱敘述和第三人稱敘述。在公文中，這兩種敘述人稱都被廣泛采用。報(bào)告、請(qǐng)示、總結(jié)用的是第一人稱敘述，下行公文、調(diào)查報(bào)告大多用第三人稱敘述。按照不同的分法，敘述的類型可以分很多種。
1．按詳略程度分類
按照詳略程度的不同，敘述可分為概敘和細(xì)敘兩種類型。
（1）概敘
粗略簡(jiǎn)練、只介紹事件梗概的敘述叫概敘，它的特點(diǎn)是篇幅不長(zhǎng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)明，事實(shí)完整，但缺少細(xì)節(jié)。下面就是一段概敘：
2006年1月4日，學(xué)校黨委召開(kāi)由中層領(lǐng)導(dǎo)干部、專家學(xué)者、優(yōu)秀中青年教師和離退休職工代表參加的調(diào)研會(huì)，全面征集對(duì)學(xué)校黨政工作和班子成員的意見(jiàn)和建議。到會(huì)代表共77人，收回調(diào)研表74份。參加調(diào)研的同志以對(duì)學(xué)校工作高度負(fù)責(zé)的精神，結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際和個(gè)人的切身感受，對(duì)學(xué)校近年來(lái)取得的進(jìn)展和黨政班子的工作給予了充分肯定，同時(shí)也對(duì)學(xué)校工作中存在的問(wèn)題提出了許多中肯的、有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議。
把事件發(fā)生所占的時(shí)間長(zhǎng)度和敘述所占的時(shí)間長(zhǎng)度進(jìn)行比較，事件時(shí)間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)長(zhǎng)于敘述時(shí)間，這是概敘的本質(zhì)性特征。有時(shí)，兩者之間的差數(shù)會(huì)大得驚人，譬如，事件的發(fā)生經(jīng)歷了若干年，而敘述這一事件卻只用幾秒或十幾秒鐘。在公文寫作中，概敘的手法用得比較多。因?yàn)楣牟皇怯洈⑽?，不是文學(xué)作品，無(wú)須制造氛圍、渲染細(xì)節(jié)，敘事的目的只是為了讓讀者了解有關(guān)情況，或者為議論提供論據(jù)，概敘完全可以擔(dān)當(dāng)這些職責(zé)。
（2）細(xì)敘
細(xì)敘就是詳細(xì)敘述，它所敘述的不只是事件的梗概，還有較多的細(xì)節(jié)。細(xì)敘的特點(diǎn)是詳盡具體、篇幅較長(zhǎng)。例如：
11月3日晚上9時(shí)，王××在宿舍里插上電爐煮面條，被班長(zhǎng)李××看到。李××警告說(shuō)，工地規(guī)定不準(zhǔn)私自使用電爐，要王××注意，并要他用完后拔掉電源，但沒(méi)有當(dāng)即制止王××的行為。王××剛煮完面條，就有人邀他同去看電影。王××在沒(méi)有切斷電爐電源的情況下就離開(kāi)了宿舍。10時(shí)30分左右，電路因負(fù)載過(guò)大開(kāi)始自燃，并引著了周圍的易燃物質(zhì)，釀成了火災(zāi)。
在細(xì)敘中，事件發(fā)生所用的時(shí)間和敘事所用的時(shí)間，比例比較接近，有時(shí)甚至可以達(dá)到1∶1，也就是說(shuō)，事件的發(fā)生用了多長(zhǎng)時(shí)間，敘述清楚這件事大致上也要用多長(zhǎng)時(shí)間。這種敘述在公文中運(yùn)用得不多，只有在表彰或懲戒性的決定和通報(bào)中，有時(shí)可能會(huì)采用。
2．按照敘述次序分類
按照次序的不同，敘述可分為順敘、倒敘、插敘、分?jǐn)⑺姆N類型。
（1）順敘
順敘就是完全按照事件發(fā)生的時(shí)間順序敘述，先發(fā)生的先說(shuō)，后發(fā)生的后說(shuō)。這是敘述中最常見(jiàn)、最基本的敘述方式，也是最原始的敘述方式。人類的祖先在剛剛學(xué)會(huì)敘事時(shí)，就只會(huì)這樣進(jìn)行敘述。順敘的優(yōu)點(diǎn)是線索清楚，層次分明，合乎人們認(rèn)識(shí)事物的習(xí)慣，便于掌握也便于理解。但是也有一些缺點(diǎn)：容易平鋪直敘，記流水賬，呆板，平淡，缺乏新鮮感。公文中的敘述，只求事實(shí)清楚、完整，不求新鮮、生動(dòng)，所以大部分?jǐn)⑹龆际琼様ⅰ?/p>
（2）倒敘
倒敘并不是將時(shí)間順序完全倒過(guò)來(lái)敘述。完全逆時(shí)間方向敘述，既沒(méi)有可能，也沒(méi)有必要，就像一個(gè)人說(shuō)話不可能也不必要從最后一個(gè)字開(kāi)始說(shuō)起，到開(kāi)頭那個(gè)字為止一樣。倒敘實(shí)質(zhì)上只是順敘的局部變異或調(diào)整。把事件的結(jié)局或事件發(fā)展的某一個(gè)階段提到前面先行敘述，然后再按時(shí)間順序敘述事件的全過(guò)程，這樣的敘述就是倒敘。倒敘的優(yōu)點(diǎn)是能突出結(jié)果，造成懸念，引人入勝。缺點(diǎn)是有違自然形態(tài)，把握不好就成了故弄玄虛。倒敘在文學(xué)作品中運(yùn)用廣泛，在公文中極少見(jiàn)到，我們認(rèn)識(shí)它的目的并不是在公文寫作實(shí)踐中運(yùn)用它，而是為了防止它的出現(xiàn)，以免給公文的文體本性造成傷害。
（3）插敘
復(fù)雜的事件往往是事件牽起事件，此物引出彼物。把所有的內(nèi)容都貫穿在一條線索上有條不紊地進(jìn)行敘述，有時(shí)是非常困難的。常常不得不中斷原來(lái)的線索，插入對(duì)另一個(gè)事件的交代或者對(duì)另一種事物的介紹。這種中斷對(duì)主要事件的敘述而插入另一段相關(guān)事實(shí)的敘述，就是插敘。插入的相關(guān)內(nèi)容完畢后，一般還要回到原來(lái)中斷的地方繼續(xù)敘述下去。
公文中的敘述，只交代主要事件的基本情況，線索單純，不像文學(xué)作品那樣刻意追求情節(jié)的復(fù)雜多變，因此對(duì)插敘運(yùn)用得很少。
（4）分?jǐn)?/p>
對(duì)同一時(shí)間內(nèi)發(fā)生在不同地方或單位的事件，采用“花開(kāi)兩朵，各表一枝”的方法，分別先后進(jìn)行敘述，這種敘述方式就是分?jǐn)ⅰ?/p>
分?jǐn)⒃诠闹杏玫靡膊欢?，但?dāng)用時(shí)不可不用。例如，表彰性通報(bào)在敘述不同單位在事件中的積極作用時(shí)，就有可能用到分?jǐn)ⅰ?/p>
實(shí)際寫作過(guò)程中，敘述有六個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。對(duì)這些要素的把握可以有一定的靈活性，其中事件是最主要的，但事件就是人物的行動(dòng)，不涉及人物的事件是沒(méi)有的；事件發(fā)生的時(shí)間和地點(diǎn)如果不清楚，讀者就無(wú)法認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)這一事件的意義；原因和結(jié)果，實(shí)際上是事件的組成部分。這些要素，在敘述中不得無(wú)故殘缺。
二、議論
議論就是對(duì)某一事件或問(wèn)題發(fā)表見(jiàn)解，表明觀點(diǎn)和態(tài)度，并以充分的材料證明自己觀點(diǎn)的正確性。這種表達(dá)方式在議論文中運(yùn)用很多，在公文中的運(yùn)用也極為廣泛，下面介紹一下論證的幾種基本方法。
1．立論的基本方法
（1）例證法
例證法就是通過(guò)列舉事實(shí)來(lái)證明論點(diǎn)的方法。由于人們最相信的就是眼前的事實(shí)，因此有“事實(shí)勝于雄辯”的說(shuō)法，所以這是一種最容易被讀者接受、最有說(shuō)服力的方法，也是議論中采用最多的論證方法。
（2）引證法
引證法是運(yùn)用理論論據(jù)時(shí)采用的一種論證方法。所引用的，大多是公認(rèn)的真理、名言、警句，具有一定的權(quán)威性，因此也有很強(qiáng)的說(shuō)服力。我們?cè)谧h論性文章中常見(jiàn)引用馬列主義經(jīng)典語(yǔ)錄、孔孟、老莊及西方哲人名言的情況，都屬于這種論證方法。
（3）對(duì)比法
對(duì)比法就是把兩個(gè)特征相反的事物或者一個(gè)事物截然不同的兩個(gè)側(cè)面加以比較和對(duì)照，目的是使那些彼此不同的性質(zhì)和特點(diǎn)顯現(xiàn)得更加鮮明突出。在公文寫作中運(yùn)用對(duì)比，便于肯定先進(jìn)，否定落后，發(fā)揚(yáng)成績(jī)，糾正錯(cuò)誤。
（4）類比法
類比法和對(duì)比法都是比較法，但彼此的特點(diǎn)很不相同。類比法是將性質(zhì)特點(diǎn)相近的事物放在一起比較，從而達(dá)到準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)事物的目的。在公文寫作中，把一些規(guī)模、條件彼此相似的單位、企業(yè)進(jìn)行比較的方法，運(yùn)用得比較普遍。
（5）因果推論法
由原因推導(dǎo)結(jié)果，或者反過(guò)來(lái)由結(jié)果推導(dǎo)原因的論證方法，就是因果推論法。有些原因必然會(huì)導(dǎo)致某種結(jié)果，某種結(jié)果出現(xiàn)后，我們也不難推導(dǎo)出其產(chǎn)生的原因。
2．駁論的基本方法
（1）反駁論點(diǎn)
就是運(yùn)用以上方法，直接證明所反駁的論點(diǎn)是錯(cuò)誤的。在反駁論點(diǎn)時(shí)，較多采用的是例證、引證、因果推論等具體方法。
（2）反駁論據(jù)
不直接反駁對(duì)方的論點(diǎn)，而是指出對(duì)方賴以產(chǎn)生論點(diǎn)的論據(jù)不可靠。論據(jù)不能成立，它所支持的論點(diǎn)自然不攻自破。
（3）反駁論證
這種方法也不直接反駁論點(diǎn)，而是尋找對(duì)方論證過(guò)程中的邏輯漏洞，從而指出對(duì)方的推理不能成立。譬如，指出對(duì)方概念不清、偷換概念、自相矛盾，等等。對(duì)方的論證有問(wèn)題，所得出的結(jié)論當(dāng)然也是不可靠的，這樣就達(dá)到了駁倒對(duì)方論點(diǎn)的目的。
三、說(shuō)明
說(shuō)明是用簡(jiǎn)明扼要的文字，將客觀事物或事理的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等屬性解說(shuō)清楚的表達(dá)方式。說(shuō)明的表達(dá)對(duì)象是客觀化的事物或其事理。如果說(shuō)敘述表達(dá)的是感性認(rèn)識(shí)，議論表達(dá)的是理性認(rèn)識(shí)，那么說(shuō)明表達(dá)的就是知性認(rèn)識(shí)。解釋概念、介紹科學(xué)知識(shí)，所運(yùn)用的表達(dá)方式就是說(shuō)明。譬如，我們這本介紹公文寫作知識(shí)的書，就主要是用說(shuō)明的方式寫作的。
1．說(shuō)明的類型
說(shuō)明有事物說(shuō)明和事理說(shuō)明兩大類型。
（1）事物說(shuō)明
凡以某一個(gè)客觀存在物為對(duì)象的說(shuō)明，都是事物說(shuō)明。如介紹某一產(chǎn)品，或者介紹某一組織的歷史狀況。
（2）事理說(shuō)明
凡以抽象的概念或科學(xué)道理為對(duì)象的說(shuō)明，都是事理說(shuō)明。如解釋什么是公文，宣傳有關(guān)宇宙形成的原理來(lái)說(shuō)明世界上沒(méi)有神仙和靈魂等。事理說(shuō)明雖不直接指向某一具體事物，但是，所介紹的知識(shí)都是客觀事物的基本特征和規(guī)律，仍有很強(qiáng)的客觀性特點(diǎn)，跟思想和感情等主觀認(rèn)識(shí)有明顯不同。
2．說(shuō)明的基本要求
（1）態(tài)度必須客觀
說(shuō)明的對(duì)象是客觀事物和它們的事理，這些都是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的。所以，說(shuō)明的內(nèi)容，只具有對(duì)客觀事物發(fā)現(xiàn)認(rèn)知的性質(zhì)，而沒(méi)有主觀創(chuàng)造的性質(zhì)。而人的思想和感情，雖然也要受客觀世界的影響和支配，但其主觀創(chuàng)造的因素很多，這就是議論、抒情和說(shuō)明的本質(zhì)區(qū)別。如果在說(shuō)明的時(shí)候態(tài)度不客觀，有作者個(gè)人的情感好惡或先入為主的偏見(jiàn)，就會(huì)妨礙說(shuō)明的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。
（2）內(nèi)容必須科學(xué)
所謂科學(xué)，就是對(duì)客觀事物的特征、本質(zhì)、規(guī)律把握得十分準(zhǔn)確，能夠經(jīng)得起時(shí)間和實(shí)踐的檢驗(yàn)。
（3）表達(dá)必須精確
精確表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是對(duì)事物的階段、層次、構(gòu)造的把握要精確，這樣才能保證說(shuō)明過(guò)程脈絡(luò)清楚、層次分明；二是說(shuō)明的文字，意義要明晰、精練、準(zhǔn)確，不冗繁、不含混、沒(méi)有歧義，這樣才能恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)出客觀事物的本來(lái)面目。
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