一、公文寫(xiě)作的基本要求
1．準(zhǔn)確、實(shí)際
公文是辦事的工具，要用它指導(dǎo)工作和處理問(wèn)題，這個(gè)根本性質(zhì)要求撰寫(xiě)公文必須實(shí)事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實(shí)夸大或縮小，或說(shuō)假話空話。否則，不是一紙空文難以實(shí)行，就是干擾工作，甚至?xí)斐晒ぷ鲹p失和影響。要文字樸實(shí)，注意用詞分寸。引用和涉及的事實(shí)、數(shù)字、人名、地名等，必須認(rèn)真核對(duì)，避免差錯(cuò)和出入。
2．生動(dòng)、及時(shí)
（1）生動(dòng)
一是能夠生動(dòng)地指導(dǎo)實(shí)際工作。運(yùn)用文件指導(dǎo)和推動(dòng)工作，既要堅(jiān)決遵循上級(jí)精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作和創(chuàng)新局面。不要照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)指示，千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知，只起到收發(fā)室、運(yùn)轉(zhuǎn)站的作用。二是使用的語(yǔ)言和選用的材料也要生動(dòng)活潑，吸引人并具有說(shuō)服力。文件的語(yǔ)言注重樸實(shí)、精確，不使用華麗的辭藻，不運(yùn)用過(guò)多的形容和描述，并不等于寫(xiě)得呆板枯燥。特別是寫(xiě)工作簡(jiǎn)報(bào)、講話稿、工作報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當(dāng)?shù)谋扔?、群眾性的語(yǔ)言等，使敘述的語(yǔ)言適當(dāng)形象化，有感情、有趣味，生動(dòng)真實(shí)，具有說(shuō)服力，讓人讀后留下深刻的印象。
（2）及時(shí)
文件的時(shí)間性很強(qiáng)，發(fā)文及時(shí)與否關(guān)系到文件的效用。無(wú)論反映情況還是指導(dǎo)工作的文件，都要發(fā)得及時(shí)，否則變成“馬后炮”。比如，當(dāng)年的計(jì)劃直到第二季度才寫(xiě)出來(lái)；一份工作指示等到面上的工作已經(jīng)進(jìn)入收尾階段才發(fā)出去；總結(jié)在工作結(jié)束半年后才著手寫(xiě)等。行文拖拉，就會(huì)貽誤時(shí)機(jī)，造成工作被動(dòng)。
3．簡(jiǎn)練、明確
公文便于閱讀和處理，需寫(xiě)得簡(jiǎn)練。比如一份工作報(bào)告不能像報(bào)告文學(xué)那樣把人的思想感情和活動(dòng)寫(xiě)得很細(xì)膩；一份指示、規(guī)定和通知，也不能像學(xué)術(shù)論文那樣詳細(xì)論證它的道理。文件的篇幅要盡可能短些，用最簡(jiǎn)練的文字把發(fā)文意圖表達(dá)清楚。
要把文件寫(xiě)得簡(jiǎn)練、明確，首先要對(duì)工作情況、存在的問(wèn)題、采取的措施和步驟等，進(jìn)行清楚的分析和概括。如果認(rèn)識(shí)模糊，抓不住癥結(jié)和主要問(wèn)題，寫(xiě)起來(lái)就不能層次清晰、文字簡(jiǎn)練而又明確。其次要在煉字、煉句上下工夫，學(xué)會(huì)用最簡(jiǎn)練的文字，準(zhǔn)確說(shuō)明問(wèn)題。初稿擬出后，要反復(fù)刪改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以簡(jiǎn)縮的字句。
從寫(xiě)作方法說(shuō)，要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，如公文常用“根據(jù)……”、“為了……”、“關(guān)于……”、“目前……”等作開(kāi)頭語(yǔ)，直截了當(dāng)提出問(wèn)題。文件的開(kāi)頭，不必寫(xiě)一大串一般化的形勢(shì)、口號(hào)等套語(yǔ)。正文的首段宜點(diǎn)明主題，以便分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，主題鮮明，便于閱讀。
4．符合規(guī)定體式
公文寫(xiě)作必須符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，不能隨意出手，以免不倫不類(lèi)。
二、撰寫(xiě)公文的方法
1．明確發(fā)文的主題和目的
主題是作者說(shuō)明的問(wèn)題，通過(guò)全部文章內(nèi)容所表達(dá)的基本意見(jiàn)和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別于其他文體的主要特征之一。主題不是通過(guò)提煉產(chǎn)生的。成文前，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級(jí)的有關(guān)精神，或有關(guān)文件、政策等規(guī)定要求，預(yù)先確定一個(gè)主題，然后再組織材料，實(shí)施寫(xiě)作。二是主題在調(diào)研后產(chǎn)生。在得到材料后，進(jìn)行分析、歸納，最后產(chǎn)生的結(jié)論就是主題。三是調(diào)研后主題的改變。通過(guò)調(diào)研，又獲得豐富材料后，與原既定主題有差別，重新確定主題。
發(fā)文的主題和目的主要包括以下幾點(diǎn)：
第一，文件的中心內(nèi)容寫(xiě)什么？抓什么問(wèn)題？解決問(wèn)題的主要意見(jiàn)、措施是什么？請(qǐng)示時(shí)擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)主要解決什么問(wèn)題？
第二，準(zhǔn)備用什么文種？文種不同，寫(xiě)法有所不同。如向上級(jí)匯報(bào)工作，是寫(xiě)專(zhuān)題報(bào)告，還是情況簡(jiǎn)報(bào)？
第三，發(fā)送和閱讀的對(duì)象是什么范圍？如寫(xiě)工作總結(jié)是上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，還是向下屬單位介紹工作經(jīng)驗(yàn)？閱讀對(duì)象不同，語(yǔ)氣和詳簡(jiǎn)程度有所區(qū)別。
第四，發(fā)文的具體要求是什么？如要求對(duì)方了解，還是答復(fù)批轉(zhuǎn)？要求對(duì)方貫徹執(zhí)行，還是供對(duì)方參照參考等。
2．收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究
發(fā)文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，進(jìn)行一定的調(diào)研工作。這一步工作，并不是對(duì)每個(gè)文種的寫(xiě)作要求。比如，寫(xiě)一個(gè)通知、公函、請(qǐng)示等，一般并不需要專(zhuān)門(mén)收集材料和調(diào)研。而對(duì)較復(fù)雜的公文，往往需要收集材料和調(diào)研。如工作計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、規(guī)章、條例等。收集材料和調(diào)研是一個(gè)充分醞釀和構(gòu)思的過(guò)程，不僅可使基本觀點(diǎn)逐漸深化和成熟，還可以通過(guò)收集典型材料、有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)字等，為文件的寫(xiě)作奠定基礎(chǔ)。
3．?dāng)M出提綱，安排結(jié)構(gòu)
簡(jiǎn)短的文件不需要擬提綱就可以直接寫(xiě)了，篇幅較長(zhǎng)的文件，就需要先擬一個(gè)寫(xiě)作提綱，對(duì)文件的結(jié)構(gòu)先有個(gè)通盤(pán)設(shè)計(jì)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，這樣有利于順利進(jìn)行寫(xiě)作，避免半路返工。
提綱可根據(jù)篇幅大小確定，篇幅不太長(zhǎng)的，可安排一下正文的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，一共分為幾段、幾層意思等。篇幅長(zhǎng)的、非常重要的文件，需擬出較詳細(xì)提綱，包括正文幾個(gè)部分，每部分講幾個(gè)問(wèn)題，各問(wèn)題的題目要點(diǎn)，哪一部分、哪一個(gè)問(wèn)題準(zhǔn)備使用什么具體材料說(shuō)明等。重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)文件，主要執(zhí)筆人擬出提綱后，還要反復(fù)討論修改補(bǔ)充。幾個(gè)人共寫(xiě)的文件，更要先擬提綱，以免寫(xiě)的前后重復(fù)、脫節(jié)或互相矛盾。
4．起草正文
一是要注意觀點(diǎn)鮮明，觀點(diǎn)和材料結(jié)合得要好。二是文字要簡(jiǎn)練，交代的問(wèn)題要清楚。觀點(diǎn)和材料結(jié)合得好，才能符合準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性的要求。只有觀點(diǎn)，沒(méi)有材料，使人理解不深；堆積了一些材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則使人不了解要學(xué)什么、貫徹什么、吸取什么教訓(xùn)。交代問(wèn)題要清楚，主要是：什么機(jī)關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問(wèn)題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見(jiàn)，向?qū)Ψ接惺裁匆蟮取?/p>
5．反復(fù)檢查，認(rèn)真修改
初稿擬定后，作者一定要反復(fù)看幾遍，耐心地仔細(xì)地逐字逐句檢查修改，連每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能馬虎，修改可提高文件質(zhì)量，也為領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā)這份文件打下良好基礎(chǔ)。
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