公文是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，聯(lián)系和處理各種公務(wù)的工具，具有很強(qiáng)的政策性、權(quán)威性和現(xiàn)實(shí)的效用性。因此，要求其在用字方面必須做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
關(guān)于公文的用字問(wèn)題，國(guó)家有關(guān)公文法規(guī)中都有明確規(guī)定。例如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第十一條規(guī)定：“公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
應(yīng)當(dāng)看到，盡管國(guó)家有關(guān)公文法規(guī)中已有明確規(guī)定，但在公文寫作實(shí)踐中，用字的不規(guī)范問(wèn)題仍然不同程度地存在，有的甚至還較嚴(yán)重。特別是在一些基層機(jī)關(guān)所制發(fā)的公文中，問(wèn)題就更多。這在很大程度上已經(jīng)影響了公文的質(zhì)量和效果，給工作帶來(lái)不應(yīng)有的麻煩甚至損失。因此，公文用字的規(guī)范問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
那么，公文用字怎樣才能做到規(guī)范呢？可從如下幾個(gè)方面著手：
第一，要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家制定并正式頒布的用字法規(guī)的規(guī)定，不寫繁體字、異體字，也不濫造簡(jiǎn)化字。
首先是不寫繁體字。1956年的《漢字簡(jiǎn)化方案》公布并分批推行后，繁體字的使用范圍受到了限制，即凡面向公眾的社會(huì)用字必須規(guī)范化，要使用國(guó)家正式公布的簡(jiǎn)化字，已經(jīng)被簡(jiǎn)化了的繁體字，只能用于古籍整理出版、文物古跡、書(shū)法藝術(shù)等方面。據(jù)此，公文用字應(yīng)以國(guó)家正式公布的簡(jiǎn)化字為準(zhǔn)。
其次是不用異體字。廢除異體字是國(guó)家文字改革的重要內(nèi)容之一，1955年國(guó)家公布的《第一批異體字整理表》，廢除了1055個(gè)異體字。除翻印古書(shū)或用作姓氏以外，一般不能再用。對(duì)此，公文寫作也需依照?qǐng)?zhí)行。然而，在實(shí)踐中，這些不規(guī)范的異體字仍時(shí)有所見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決加以糾正。
最后是不要濫造簡(jiǎn)化字。公文中使用簡(jiǎn)化字應(yīng)以1986年國(guó)家公布的《簡(jiǎn)化字總表》為準(zhǔn)。凡是不符合表中規(guī)定的簡(jiǎn)化字，都不合規(guī)范，不能使用，更不能濫造。周恩來(lái)同志曾指出過(guò)：“有些人任意制造簡(jiǎn)字，除了他自己以外，幾乎沒(méi)有別人認(rèn)識(shí)，這種現(xiàn)象自然不好，應(yīng)該加以適當(dāng)?shù)目刂啤Ｒ粋€(gè)人記筆記，或者寫私信，他寫的是什么樣的字，誰(shuí)也無(wú)法管。但是寫布告或者通知，是叫大家看的，就應(yīng)該遵守統(tǒng)一的規(guī)范。特別在印刷物和打字的文件上，必須防止濫用簡(jiǎn)字?！保ā懂?dāng)前文字改革的任務(wù)》）公文中如果運(yùn)用不規(guī)范的簡(jiǎn)化字，或者隨意濫造簡(jiǎn)化字，勢(shì)必嚴(yán)重?fù)p害公文的質(zhì)量和效用。
第二，要注意把握漢字的字形、字音、字義，堅(jiān)決糾正錯(cuò)別字，也要防止出現(xiàn)漏字或多字。
漢字是形、音、義的高度統(tǒng)一體，我們?cè)跁?shū)寫時(shí)必須認(rèn)真把握它的基本筆畫、筆順規(guī)則以及偏旁部首和間架結(jié)構(gòu)，注意分辨多音字、同音字、形近字和多義字，讀準(zhǔn)字音，認(rèn)清字形，了解字義，做到正確使用。在公文寫作實(shí)踐中，因字的錯(cuò)用、漏用或多用而影響文意給工作造成損失者不乏其例。某單位發(fā)的一份會(huì)議通知，將要求有關(guān)人員“務(wù)必參加”寫成“勿必參加”，致使會(huì)議未能如期進(jìn)行；還有的將“歡迎領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)”寫成“泣臨指導(dǎo)”，影響很壞。在公文工作實(shí)踐中，類似事例很多。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因，首先是公文撰制者的責(zé)任心不強(qiáng)，其次是對(duì)漢字的結(jié)構(gòu)規(guī)律把握不準(zhǔn)，特別是對(duì)同音異義字、形近字和多義字，不能正確加以區(qū)分。因此，公文寫作人員必須努力加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，要以嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍的態(tài)度對(duì)待公文工作，同時(shí)還要努力提高自己的文字水平，力求不出現(xiàn)差誤。
第三，要正確使用各種數(shù)字。
公文用字包括數(shù)字的用法和書(shū)寫在內(nèi)。準(zhǔn)確、科學(xué)地使用各種數(shù)字，是公文寫作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它直接關(guān)系到公文的質(zhì)量和辦文效率。對(duì)此，在公文寫作中應(yīng)當(dāng)注意。特別是涉及表示事物數(shù)量的增減、表示比例關(guān)系等的數(shù)字時(shí)，更要做到準(zhǔn)確和規(guī)范，不容出現(xiàn)疏誤。
然而，從公文寫作實(shí)踐來(lái)看，數(shù)字使用的不規(guī)范是一個(gè)比較突出的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為所用數(shù)字失實(shí)、失準(zhǔn)，前后“打架”，書(shū)寫不統(tǒng)一等。這些問(wèn)題的存在，直接影響了公文的質(zhì)量和效用，甚至給工作造成了不應(yīng)有的損失。
第四，要講求書(shū)寫美，做到字跡清晰工整，美觀大方。
草擬公文應(yīng)當(dāng)做到清楚工整，而“工整”本身即是一種美。它要求在書(shū)寫時(shí)必須橫平豎直，撇、捺、折、點(diǎn)均要“各就各位”。公文用字雖然不是藝術(shù)，但也必須保持其基本筆畫、筆順和偏旁部首的正確，間架結(jié)構(gòu)要得當(dāng)。實(shí)踐中，有人在草擬公文時(shí)，字體“龍飛鳳舞”，模糊不清，令人難以辨認(rèn)。如某單位發(fā)出的一篇關(guān)于統(tǒng)購(gòu)糧食的通知，其中原有“冬種作物不在統(tǒng)購(gòu)之列”一句，但因書(shū)寫人字跡潦草，以至于打印人員誤為“各種作物不在統(tǒng)購(gòu)之列”，結(jié)果給工作造成了嚴(yán)重?fù)p失。由此可見(jiàn)，講究書(shū)寫的工整、清楚，對(duì)于確保公文的質(zhì)量，提高工作效率，具有極其重要的意義。
要做到書(shū)寫的工整、清楚，除上述內(nèi)容外，還應(yīng)注意對(duì)于數(shù)字的書(shū)寫，如用阿拉伯?dāng)?shù)碼，應(yīng)使每?jī)晌粩?shù)碼占一格，而且同一個(gè)數(shù)字不能斷行；百分比的書(shū)寫也是如此，但要注意除一位數(shù)外，百分號(hào)應(yīng)當(dāng)獨(dú)占一格。此外，如果涉及四位和四位以上的數(shù)字，應(yīng)當(dāng)采用國(guó)際通行的三位分節(jié)法，即節(jié)與節(jié)之間以空半個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字的位置表示。由此，實(shí)踐中常見(jiàn)的用逗號(hào)分節(jié)的寫法，因其不符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)予廢止。
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