準確、科學(xué)地表述各種事物名稱，是公文寫作的一項重要內(nèi)容。關(guān)于這一問題，國家歷來的公文法規(guī)都作出了比較明確、具體的規(guī)定。而且，在公文寫作實踐中，人們對各種名稱的表述也逐漸形成了一系列較為固定的規(guī)范化要求。綜合起來，主要應(yīng)認真把握和遵循如下幾條原則：
1．統(tǒng)一性
是指在公文寫作中，對于名稱的運用，必須注意保持行文前后的一致性，不能出現(xiàn)同一名稱在一篇或數(shù)篇公文中有不同的表述的情況。如果確有變動，則應(yīng)用括號予以標注說明。此外，統(tǒng)一性原則還表現(xiàn)為對各種譯名的表述要一致，亦即凡屬外國國名和重要的或常見的人名、地名、黨派、政府機構(gòu)、報刊等的譯名，均應(yīng)以新華社的譯名為準。
2．明確性
在公文寫作中，有些文種如通告等，往往需要運用專業(yè)術(shù)語（名稱）。對此，必須準確理解其真正含義，對于那些類似和相關(guān)的術(shù)語，更要區(qū)別清楚，避免用錯。難懂的術(shù)語能不用的最好不用，以保持名稱表述的明確性。否則，就會影響公文內(nèi)容的正確表達，妨礙公文的應(yīng)有效用。還有，要注意避免出現(xiàn)交待不清的名稱。對于那些鮮為人知的物品名稱或計量單位名稱，如確需使用，應(yīng)予以加注說明。一篇公文中第一次出現(xiàn)的縣、市、地區(qū)、軍分區(qū)、鄉(xiāng)、村等名稱之前應(yīng)當冠以所屬省份或地區(qū)名，但全國聞名的市例外；“組織上”、“領(lǐng)導(dǎo)上”、“上級”、“群眾”等是集合名稱，只能在泛指的情況下運用。只有這樣，才能保證公文中名稱表述的明確性。此外，各種名稱在公文中第一次出現(xiàn)時，應(yīng)盡量用全稱。如果名稱太長確需使用簡稱，則應(yīng)在第一次出現(xiàn)全稱時，后面用括號加以標注說明。簡稱要按照一般習(xí)慣用法簡化，不要隨便硬造或茍簡。
3．時效性
即指對于公文中的名稱表述，一定要注意其時間效力。有些名稱隨著時間的嬗變和社會形勢的變化而被明令禁用，有些名稱又有新的更動，特別是人的職務(wù)、級別、單位等可能經(jīng)常有所變動，這樣，其原有的效力就會消失。對此，在公文寫作中均應(yīng)及時作出反應(yīng)，注意分清場合，不可因循舊有名稱不變，否則往往容易鑄成錯誤。但是應(yīng)該注意，使用新名稱時應(yīng)同時將原名稱予以注明。還有，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，要特別注意下列幾種名稱的表述：“蘇聯(lián)十月革命”應(yīng)改為“十月革命”或“俄國十月革命”；“蒙族”應(yīng)改為“蒙古族”（“蒙文”之稱可以保留）；“洋灰”、“洋釘”、“洋鍬”等帶“洋”字的名稱除特殊情況（如用作歷史提到時），因其含有殖民地的性質(zhì)，不宜沿用，故應(yīng)分別改為“水泥”、“鐵釘”、“鐵鍬”等；“老革命根據(jù)地”應(yīng)改稱“革命老根據(jù)地”；“禮拜”系宗教用語，應(yīng)改為“星期”。此外，長度單位中的“公尺”、“公分”、“公厘”等系舊稱，現(xiàn)已明令不用，故均應(yīng)改用國家法定計量單位名稱即“米”、“厘米”、“毫米”等。
4．空間性
即指有些名稱的使用還要受到地域的限制，因地而異。在不同地區(qū)，對于同一名稱的使用包括其含義和用法等可能不盡一致。在此種情況下，必須慎重從事，不可草率造次。這就是說，對于名稱的使用，應(yīng)以普遍、能被一般讀者或群眾所熟悉為宗旨，而不要使用“地方名稱”。
5．程序性
公文寫作中對于各種名稱的表述還要注意講求順序，不可隨意而為。主要包括：其一，對于人名的排列，既可按其姓氏筆劃為序，也可以其職務(wù)級別為序。要特別注意涉及若干人的職務(wù)時，應(yīng)根據(jù)場合按照有關(guān)規(guī)定正確排列；其二，對于地名，應(yīng)當按照由大到小的順序排列。如屬同一層次的地名，則應(yīng)按規(guī)定的順序排列；其三，對于同級機關(guān)名稱的連用，則應(yīng)按其各自的法律地位和使用習(xí)慣排列。如縣級機關(guān)應(yīng)是“縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀委”。其他層級機關(guān)的排列順序亦是如此，不可前后錯位；其四，各省、自治區(qū)、直轄市并稱時，必須按照“各省、自治區(qū)、直轄市”的順序排列。
6．準確性
這是公文寫作運用名稱的關(guān)鍵所在。名稱表述不準確，就失去了其存在的意義和價值。這里，要特別注意各種事物名稱連用時其相互之間的邏輯關(guān)系，不能彼此包容或相互交叉。如“各機關(guān)、單位、工廠、學(xué)校”，這種表述就有欠準確，因為“機關(guān)”、“工廠”、“學(xué)?！比齻€概念之間是并列關(guān)系，而“單位”與這三個概念之間則是屬種關(guān)系。在邏輯學(xué)上，具有屬種關(guān)系的概念（名稱）不能并列使用；還有，對于一些具有特殊含義的名稱，要做到準確表述。如“左傾”、“右傾”的錯誤，要加引號，不容疏漏，但“極左”不加引號；“文化大革命”則必須加引號；“百花齊放、百家爭鳴”只用一個引號，不能寫成“百花齊放”、“百家爭鳴”，等等。公文中如涉及對有關(guān)法律、法規(guī)名稱的引用，應(yīng)特別注意其表述的準確性。如《中華人民共和國國家賠償法》，可寫為“我國《國家賠償法》”，但不得寫為“《賠償法》”，以保持其準確性；同時對有關(guān)條款項目的引用亦應(yīng)做到準確，不能將“第×款”寫成“第×項”。此外，還要注意對人名、地名及其他各種專用名稱的表述，應(yīng)當防止誤用同音的別字，以保持其準確性。
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