2.3 工程部檔案管理
為了規(guī)范工程管理過程中各種文件、資料的收發(fā)、整理、立卷、裝訂、歸檔、查閱、銷毀及移交，保證文件、資料的有效使用，相關部門應對文件、資料進行規(guī)范化管理。
2.3.1 工作人員文件資料管理的職責
1）資料員負責工程文件、資料的日常管理工作（包括資料編號），并且對歸檔資料的有效性負責。
2）各專業(yè)工程師和工程部經理負責工作范圍內的工程資料的整理、審查，并且移交資料員，對文件、資料的完整、正確及有效使用負責。
3）工程部經理對轄區(qū)內的文件資料的管理和有效使用負領導責任。
2.3.2 文件資料的分類
1.文字資料
1）工程前期開工手續(xù)資料（如建筑工程施工許可證、中標通知書、夜間施工噪聲排放許可證、質量備案資料、檔案責任制備案資料）。
2）工程項目合同/協(xié)議及公司批準的延期申請。
3）施工組織設計和補充施工組織設計（審批單作為其附件），以及監(jiān)理規(guī)劃和細則、總施工進度計劃。
4）監(jiān)理月報、指令、通知、函件和承包商回復。
5）甲方指令、通知和承包商回復及現(xiàn)場移交書和開工令。
6）設計圖紙和設計文件及交房標準。
7）甲方專題會議紀要和監(jiān)理例會紀要。
8）工程質量事故核查、處理資料。
9）施工進度統(tǒng)計、計劃報表。
10）工程量報表及請款單。
11）設計變更。
12）現(xiàn)場變更洽商與經濟簽證。
13）現(xiàn)場材料價格回執(zhí)單
14）圖紙問題技術核定單。
15）提料單。
16）認價單。
17）工程款支付憑證記錄表、違約罰單。
18）（行政監(jiān)督部門參加的）分部驗收資料及會議紀要和整改報告。
19）施工日記、工程過程檢查記錄資料（包括樣板驗收資料）和水電費用計量憑證。
20）外部文件資料。
21）公司內部部門間往來資料。
22）內部工程竣工驗收資料、保修期滿解除確認表。
23）勘察資料。
24）單位工程樁基竣工資料（裝訂成冊版）。
25）單位工程竣工資料（裝訂成冊版）。
2.圖片圖像資料
圖片圖像資料包括工程項目照片、錄音、錄像帶等。
3.電子資料
電子資料包括現(xiàn)場項目管理資料及公司各部門電子郵件的相關資料。
4.實物
實物主要是指合格樣品。
2.3.3 文件資料的管理規(guī)定
1）工程部資料員是現(xiàn)場資料管理工作的第一責任人，應及時做好現(xiàn)場資料的收集、整理、歸檔工作，確保工程項目資料的完整、正確和安全。
2）有以下情況之一的文件標記為不合格文件：
①沒有及時注銷的舊版本圖紙。
②編號不連續(xù)的文件。
③為傳真件的文件。
④模糊不清的文件。
⑤資料不全、缺頁的文件。
⑥簽字、蓋章不全或無授權負責人批準的文件。
3）現(xiàn)場工程師應嚴格遵守資料管理制度，借閱的資料、現(xiàn)場產生的資料應按照要求及時歸檔，協(xié)助做好現(xiàn)場資料管理工作。
4）工程部經理統(tǒng)籌領導現(xiàn)場資料管理工作，協(xié)調、指導資料員、現(xiàn)場工程師、監(jiān)理單位、施工單位做好資料管理工作。
5）借閱工程資料必須履行手續(xù)，不得遺失、更換。
6）工程項目資料必須建立資料臺賬、資料目錄。
2.3.4 文件資料的收集與整理
1）各資料責任人在收到文字性文件資料后應進行審閱、原位標注等工作，并且及時移交資料員進行編號歸檔。
2）對于變更已歸檔的資料，資料責任人應告知資料員修正/廢止的部分：全部作廢時，將作廢資料作為其附件歸檔，編號不撤銷并在資料目錄中注明廢止和保存地；部分廢止時，資料責任人協(xié)助資料員在作廢項進行“廢止、改為××號第×條”的標記。
3）圖紙變更時，資料責任人應書面通知使用人和保存人并限期將作廢圖紙返回銷毀后發(fā)放圖紙變更。
2.3.5 文件資料的立卷與裝訂
1.文件資料的立卷依據(jù)
工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分，各部分文件都有各自的組卷依據(jù)，如下所述：
1）工程準備階段文件按建設程序組卷。
2）監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
3）施工文件按單位工程、分部工程組卷。
4）竣工圖按專業(yè)組卷。
5）竣工驗收文件按單位工程組卷。
2.文件資料的立卷要求
1）文字資料的立卷要求，具體包括：
①檔案材料歸檔時，以A4（即210mm×297mm）規(guī)格為標準，不足A4規(guī)格的應用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。
②檔案材料中的金屬物應去掉，對因復寫而透底的材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全。
③文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。
④裝訂時，用棉繩以“三孔一線”方式裝訂成冊，入檔案盒。
2）圖紙的立卷要求。紙質竣工圖（或其他歸檔的紙質圖）歸檔組卷時以手風琴式折疊為A4圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。
3）立卷檔案必須裝訂整齊，以相關流水號打印頁碼。
4）立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內目錄。
5）立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。
6）為使檔案管理更有序、便于使用，各種檔案資料均應以項目分類編號。
7）圖片、圖像及電子資料保存于項目總經理或主管計算機中的文件夾中，在資料屬性中注明資料名稱、簽署人及日期等重要身份資料；實物資料保存于監(jiān)理辦公室樣板區(qū)內；樣板右上角標簽注明其屬性。
3.文件資料的卷內頁碼編號
文件按要求立卷后，需要對每卷的文件資料單獨進行頁碼編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30mm。頁號編寫在單頁右下角；雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖紙一律在右下角。
4.文件資料的卷內目錄編寫
文件按要求立卷、編號后，還需要在每卷的首頁編制該卷文件的卷內目錄。目錄中應包括各文件的標題、序號、責任者、文件編號、日期、頁碼、內容摘要、存檔人、存檔時間和保存限期等內容，具體見表2-4。
表2-4 文件資料卷內目錄
5.文件資料案卷的裝訂
文件資料案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂（視實際情況而定）。裝訂應采用線繩以三孔左側裝訂法裝訂。
2.3.6 文件資料的歸檔
公司所開發(fā)的項目均有單獨的項目代號或簡稱，工程項目正在進行時，部門資料員對所接收的項目資料應按項目和文件類別進行分類、編號和標識，并且分別存放。工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
1.歸檔文件的要求
1）歸檔的工程文件應為原件。
2）工程文件的內容必須真實、準確、清晰，幅面整潔。
3）工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4）工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。
2.歸檔文件的分類與編號
資料員對所接收的項目資料，在分類的基礎上均按接收的先后順序進行編號，編號基本原則：部門名稱縮寫+文件分類縮寫+專業(yè)分類縮寫（如無可省略）+文件順序號（分類后再編寫）。
在進行文件歸檔分類時，將同一個文件分類的文件放到一起歸檔。下面就一些公司常見的文件類別進行簡單的列舉。
（1）管理規(guī)范文件（GF） 例如：
1）公司管理規(guī)范的文件編號為GC-GF-GS-。
2）工程類表單的文件編號為GC-GF-GC-001。
3）工程部內部管理規(guī)范的文件編號為GC-GF-GC-002。
4）工程管理規(guī)范的文件編號為GC-GF-GC-003。
5）工程部人員架構及職責的文件編號為GC-GF-GC-004。
（2）工程指導文件（ZD） 例如，工程指導書的文件編號為GC-ZD-。
（3）政府來文（ZL） 例如，政府文件的文件編號為GC-ZL-。
（4）公司來文（GL） 例如：
1）報公司各部門文件的文件編號為GC-GL-001。
2）發(fā)設計管理部文件的文件編號為GC-GL-002。
3）發(fā)成本管理部文件的文件編號為GC-GL-003。
4）其他文件的文件編號為GC-GL-004。
（5）會議紀要（JY） 例如：
1）公司每周/每月工程例會紀要的文件編號為GC-JY-LH-。
2）公司現(xiàn)場工作協(xié)調會紀要的文件編號為GC-JY-XC-。
3）專題會議紀要的文件編號為GC-JY-ZT-。
4）其他會議紀要的文件編號為GC-JY-QT-。
（6）工程前期準備（QQ） 例如：
1）基地情況資料的文件編號為GC-QQ-JD-。
2）施工單位考察的文件編號為GC-QQ-SK-。
3）監(jiān)理單位考察的文件編號為GC-QQ-JK-。
4）用水、用電文件的文件編號為GC-QQ-。
5）技術資料的文件編號為GC-QQ-JS-。
6）其他文件的文件編號為GC-QQ-QT-。
（7）工程勘察往來文件（KC） 例如：
1）初勘資料的文件編號為GC-KC-CK-。
2）詳勘資料的文件編號為GC-KC-ZL-。
3）抽查紀錄的文件編號為GC-KC-CC-。
4）其他文件的文件編號為GC-KC-QT-。
（8）監(jiān)理單位往來文件（JL） 例如：
1）監(jiān)理合同的文件編號為GC-JL-HT-（含招標投標文件）。
2）監(jiān)理實施細則的文件編號為GC-JL-XZ-。
3）監(jiān)理例會紀要的文件編號為GC-JL-JY-。
4）監(jiān)理月報及審核意見的文件編號為GC-JL-YB-。
5）發(fā)監(jiān)理單位文件的文件編號為GC-JL-FW-。
6）其他來文的文件編號為GC-JL-QT-。
（9）工程施工文件（SG） 例如：
1）施工合同的文件編號為GC-SG-HT-（含招標投標文件）。
2）施工組織設計（施工單位提供）的文件編號為GC-SG-ZZ-。
3）施工方案（施工單位提供）的文件編號為GC-SG-FA。
4）施工單位來文的文件編號為GC-SG-LW-。
5）發(fā)施工單位文件的文件編號為GC-SG-FW-。
6）工程聯(lián)系單的文件編號為GC-SG-LX-。
7）工程報告及函件的文件編號為GC-SG-BG-。
（10）工程物資文件（WZ） 例如，物資合同的文件編號為GC-WZ-。
（11）工程設計文件（按日期）（SJ） 例如：
1）方案、擴初階段的文件編號為GC-SJ-FA-。
2）施工圖階段的文件編號為GC-SJ-SG-。
3）圖紙會審紀要的文件編號為GC-SJ-HS-。
4）技術交底記錄的文件編號為GC-SJ-JD-。
（12）工程簽證文件（QZ） 例如，工程簽證的文件編號為GC-QZ-。
（13）工程限價文件（XJ） 例如，限價單的文件編號為GC-XJ-。
（14）工程計劃文件（JH） 例如：
1）計劃管理的文件編號為GC-JH-。
2）總進度控制計劃及評審記錄的文件編號為GC-JH-KZ-。
3）施工圖紙交付計劃的文件編號為GC-JH-TZ-。
4）分包商進場計劃的文件編號為GC-JH-JC-。
5）樣板確認計劃的文件編號為GC-JH-YB-。
6）甲供材料進場計劃的文件編號為GC-JH-CL-。
7）資金使用計劃的文件編號為GC-JH-ZJ-。
8）總進度計劃（施工單位）的文件編號為GC-JH-JD-。
9）月/周計劃（施工單位）的文件編號為GC-JH-YJ。
（15）材料與設備管理文件（CL） 例如：
1）機電設備的文件編號為GC-CL-JD-。
2）建材裝飾的文件編號為GC-CL-JC-。
3）樣板登記一覽表的文件編號為GC-CL-YB-。
4）收（調）料單的文件編號為GC-CL-SD-。
5）設備調試驗收記錄的文件編號為GC-CL-YS-。
（16）進度款支付文件（JD） 例如：
1）工程進度款審批單的文件編號為GC-JD-GC-。
2）物資進度款審批單的文件編號為GC-JD-WZ-。
3）扣款通知單的文件編號為GC-JD-KK-。
4）獎/罰款通知單的文件編號為GC-JD-JF-。
（17）工程交工文件（JG） 例如：
1）交工前樓宇檢查記錄的文件編號為GC-JG-001。
2）竣工資料的文件編號為GC-JG-002。
（18）工程驗收文件（YS） 例如：
1）驗收報告的文件編號為GC-YS-。
2）工程驗收報告（不需要政府參與的驗收）的文件編號為GC-YS-BG-。
3）政府驗收證的文件編號為GC-YS-ZF-。
4）履約評定表的文件編號為GC-YS-PD-。
（19）投訴處理文件（TS） 例如：
1）投訴記錄表的文件編號為GC-TS-JL-。
2）投訴分析報表的文件編號為GC-TS-FX-。
（20）后勤管理文件（HQ） 例如：
1）后勤管理資料的文件編號為GC-HQ-GL-。
2）考勤表的文件編號為GC-HQ-KQ-。
3）其他文件的文件編號為GC-HQ-QT。
（21）工程其他管理文件（QT） 例如：
1）零星工程資料的文件編號為GC-QT-001。
2）其他文件的文件編號為GC-QT-002。
3.歸檔文件的檢索與標識
1）工程檔案中的每一個文件夾必須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、卷內文件目錄表三級索引表，以便對歸檔文件進行檢索。
2）文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號及名稱。
3）文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目。
4）卷內文件目錄表作為文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，必須列明文件的編號、主題及歸檔時間等具體文件資料。
5）對施工和物資合同可按工程部所編合同號進行排序，并且在首頁打印出目錄表。
6）對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。
7）在該工程結束時，原件需交政府職能部門保存的，應將相應的復印件存檔，并且在復印件上注明原件去處。
2.3.7 文件資料的傳遞與移交
1）設立文件簽收本，一切文件資料必須在送達時要求簽收；設立文件發(fā)文本，一切文件資料必須在發(fā)送時要求接收人簽收。
2）工程部各崗位人員調離本崗位前，工程部經理應組織其同交接人員辦理工作移交，相應責任轉移。
3）公司內部指令、通知、報告必須采取書面形式，均應采取實名制。
4）對監(jiān)理工程師、承包商所有文件資料必須采取書面形式，均應采取實名制。
5）所有對內和對外文件資料必須按職責規(guī)定權限審查簽發(fā)。
6）工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將一份完整的工程竣工檔案移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。
7）工程項目竣工移交后，現(xiàn)場的文件資料按公司規(guī)定和要求進行交接。
2.3.8 文件資料的保管
資料員必須確保工程檔案的安全和不流失，還應當保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
1.工程檔案密級
1）密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
2）工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
2.工程檔案保管期限
1）工程檔案保管期限分為永久、長期、短期。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。
2）同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
3）對于不同的歸檔文件的保管期限可以參考建設工程文件歸檔范圍和保管期限表（見表2-5）。此表主要說明工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等類別文件資料的保存單位、保管期限及是否向城建檔案館移交等情況。
表2-5 建設工程文件歸檔范圍和保管期限表
（續(xù)）
（續(xù)）
（續(xù)）
（續(xù)）
（續(xù)）
（續(xù)）
（續(xù)）
（續(xù)）
2.3.9 文件資料的借閱與統(tǒng)計
1.文件資料的借閱
施工過程中，各部門、各人員如需借用相關的項目資料，應到項目部資料員處辦理相應的借閱手續(xù)，填寫資料借閱登記表，或者出具借條，并且在使用完畢后，立即歸還。資料員對借出資料進行動態(tài)跟蹤。
2.文件資料的統(tǒng)計
資料員必須每月對資料的收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促歸還借閱到期文件。
2.3.10 作廢文件的定義與銷毀方法
1.作廢文件的定義
作廢文件是指整套施工圖紙或部分施工圖紙已經設計方通知進行更換和期滿的文件資料。
2.作廢文件的銷毀方法
（1）設計圖紙類 設計圖紙類應從使用者手中收回并移交工程部專業(yè)工程師。
（2）外來文件資料 對于監(jiān)理單位和施工單位，項目經理下達作廢工作聯(lián)函且送達；對于工程部，資料員收回文件做好作廢標識后擱置。
（3）期滿文件資料 期滿文件資料由項目經理與資料員進行集中銷毀。
鄂公網(wǎng)安備 42010302001612號