中海殼牌在開車投產(chǎn)試車的緊張繁忙期間，經(jīng)常召開一些會議，包括研討會、協(xié)調(diào)會議等，來促進(jìn)員工之間的溝通和交流。這些會議的主角多是員工，而領(lǐng)導(dǎo)則把自己定位于傾聽的角色，目的就是為了聽到員工更多的聲音，讓員工有更多的時間進(jìn)行互動，更加深入地探討問題，提出自己的意見和觀點(diǎn)。有時，人們會對一些問題進(jìn)行激烈討論，但彼此之間仍保持相互尊重。大家都知道，只有容忍不同的意見和想法，并且自己能夠提出有效的事實(shí)根據(jù)，才能讓對方心悅誠服。所以，無論大家在會上討論得多么激烈，都仍然會尊重對方、尊重事實(shí)，而不會拿權(quán)力或職位壓人。通過營造這種“無障礙交流”的會議氣氛，公司也避免了員工“會上不說，會后亂說”的現(xiàn)象。
為了更好地聽到員工內(nèi)心的真實(shí)想法，保證每次會議都高效進(jìn)行，中海殼牌的領(lǐng)導(dǎo)人在召開一些會議時，都要提前做計(jì)劃和安排。通常，他會在會議召開的前幾天，提前計(jì)劃、安排和預(yù)訂會議室，確定好會議具體的開始時間和結(jié)束時間，并寫出會議提綱、討論的內(nèi)容以及與會人員的名單等，然后通過電子郵件的形式發(fā)給與會人員知曉，以便他們有足夠的時間做準(zhǔn)備。
那些要參加會議的人，無論職位高低、級別大小，在接到參會通知后，都會做一些相關(guān)準(zhǔn)備，并打印一些資料帶到會議現(xiàn)場。就我所知，在殼牌參加會議的人很少有空手前來的，而會議負(fù)責(zé)人也很少有在會上“突然襲擊”發(fā)材料的舉動。由于會議的目的是為了有效解決某些問題，而不是為了凸現(xiàn)某些領(lǐng)導(dǎo)“多么英明”，所以大家都是在會議之前做好準(zhǔn)備，然后在會議上直接進(jìn)入正題。
在召開一般性會議時，管理者通常沒有固定的座位，因?yàn)樽话才挪⒉恢匾?，重要的是會議的議題和效果。為了提高會議效率，許多會議要使用幻燈片，因此，對于一些現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，相關(guān)參會人員要現(xiàn)場實(shí)地拍攝，制作出圖文并茂的幻燈片，以便讓參加會議的其他人員加深理解。同時，參會人員會將討論的內(nèi)容和結(jié)果寫在白板上，必要時還要畫出示意圖或曲線來分析問題，并加上簡要的文字說明。這樣可以使整個會議緊扣主題，保證參會人員都能準(zhǔn)確理解會議內(nèi)容，以防忘記。
如果會議長達(dá)幾個小時，中間要小歇幾分鐘，一起換換話題，喝點(diǎn)咖啡或茶水，吃點(diǎn)小點(diǎn)心，放松一下后再繼續(xù)開會。
事實(shí)上，為了讓會議更加民主高效，中海殼牌的會議極少拘泥于形式，而是怎么高效怎么來。比如在中海殼牌的項(xiàng)目建設(shè)期間，由于各項(xiàng)目分布在世界各地，以及國內(nèi)的幾個地區(qū)，為了提高效率、節(jié)約成本，公司就定期舉行電話會議，通過電話同時與各個項(xiàng)目組溝通，討論問題和安排工作，然后再通過電子郵件將會議紀(jì)要發(fā)送給各方。
除了在理念上強(qiáng)調(diào)傾聽的重要性，中海殼牌在公司的辦公家具設(shè)置上，也盡量體現(xiàn)出民主管理的氣氛，以方便人們彼此之間進(jìn)行溝通與傾聽。比如，在辦公室內(nèi)及各類辦公場所，除了員工的辦公桌之外，還特別設(shè)有一些直徑一米左右的小圓桌和幾把椅子，以便員工之間對一些問題進(jìn)行討論和溝通。即使是在上級領(lǐng)導(dǎo)的辦公室討論問題，管理者也不會拿派頭擺架子，擺出一幅高高在上、居高臨下的姿態(tài)。這樣，員工就不會感到拘束，從而說出自己內(nèi)心的真實(shí)想法。
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