會(huì)議的真諦：提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力
一般人對(duì)會(huì)議有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度！熱衷會(huì)議的人輕而易舉地召開會(huì)議，尤其是管理者，他們擁有了支配他人時(shí)間的某種權(quán)力；厭惡會(huì)議的人則將會(huì)議看作浪費(fèi)時(shí)間與浪費(fèi)精力的一種活動(dòng)。然而，會(huì)議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。我們有必要恢復(fù)會(huì)議的真面目。
身為管理者，你總是因?yàn)楦鞣N需要召集下屬開會(huì)，也許是為了宣布一項(xiàng)重要決定，也許是為了共同商量某一問題的解決方法，也許是為了激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員的士氣，也許是為了明確分工情況，也許是為了解決兩個(gè)對(duì)立部門的矛盾……每一次會(huì)議都有它的具體目的，但歸根結(jié)底，召開會(huì)議的真正目的是提升團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力，進(jìn)而提升團(tuán)隊(duì)的績效。有效的會(huì)議能促成組織的意見溝通，集思廣益做出好的決議，使執(zhí)行者認(rèn)同并行動(dòng)，共同努力達(dá)成組織目標(biāo)。具體而言，會(huì)議具有以下作用：
1.開展有效的團(tuán)隊(duì)溝通。
會(huì)議是團(tuán)隊(duì)集體溝通的最有效的方式。雖然現(xiàn)在可供人們選擇的溝通交流方式越來越多，如電話、電子郵件、多媒體、即時(shí)聊天工具等，但需要群體溝通時(shí)，人們大多還是會(huì)選擇開會(huì)。這種方式最直接、最直觀，也最符合人們的溝通習(xí)慣。通過開會(huì)，組織成員之間相互交換意見，增進(jìn)彼此的了解和感情，是形成團(tuán)隊(duì)默契和團(tuán)隊(duì)合作的有效方式。
某管理咨詢公司發(fā)展迅速，人員和規(guī)模在短短三個(gè)月時(shí)間內(nèi)擴(kuò)大了一倍。新成立了兩個(gè)部門，由于缺乏溝通交流，新員工和老員工之間非常陌生，彼此難以形成有效的協(xié)同。公司針對(duì)這種情況，安排了兩天封閉式會(huì)議，公司各部門成員就如何有效協(xié)同進(jìn)行交流、探討，在會(huì)議期間，領(lǐng)導(dǎo)有意安排了互動(dòng)和游戲的環(huán)節(jié)。兩天的會(huì)議結(jié)束，大家不僅就如何協(xié)同形成了許多可行的方法，而且增進(jìn)了了解，大家彼此不再陌生，交流一下子多了起來。
2.采集眾人的智慧。
通過開會(huì)集思廣益，形成對(duì)某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法，這樣可以讓組織決策更科學(xué)。如果僅僅依靠一個(gè)人的智慧，考慮問題時(shí)難免有所疏漏。因此，通過開會(huì)采集眾人的智慧非常重要。
召集能夠提供信息的人開會(huì)，是收集信息的一種有效的方法。你可以請求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。另外，可通過個(gè)別約見有關(guān)人士，當(dāng)面向他們收集信息，這樣做效果極佳。
所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，每個(gè)人都有自己擅長的領(lǐng)域。開會(huì)正是有效發(fā)揮個(gè)人專長的有效方式。某公司召開產(chǎn)品研發(fā)會(huì)，市場部人員對(duì)客戶的需求了解非常透徹，他們從客戶需求的角度對(duì)新產(chǎn)品提出設(shè)想和要求；采購部人員對(duì)原材料情況了解得非常清楚，他們從原材料和成本控制的角度提出了自己的看法；設(shè)計(jì)部門人員則非常了解產(chǎn)品功能，他們從技術(shù)的角度對(duì)新產(chǎn)品做了補(bǔ)充……綜合各方面的意見，產(chǎn)品研發(fā)人員對(duì)新產(chǎn)品有了更深刻的認(rèn)知，受益匪淺。
3.分享成果，共享資源。
某電話銷售公司每月都會(huì)召開成功經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，邀請?jiān)诋?dāng)月銷售業(yè)績最好的員工為大家分享他（她）的成功經(jīng)驗(yàn)。分享者講述自己的親身案例，大家從中得到非常多的啟示。
通過會(huì)議通報(bào)組織的新決策，使組織成員了解來自上級(jí)或其他部門的相關(guān)信息，也可以利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，相互促進(jìn)，共同進(jìn)步。雖然我們可以憑便條、備忘錄、書面報(bào)告……從事信息的交流，但書面的東西人們不一定會(huì)看，就算看了也不一定能夠完全理解。開會(huì)不失為提供信息的一種明智舉措。在會(huì)議中，發(fā)言者不但能當(dāng)面澄清與會(huì)者的疑問，而且可以借助視聽設(shè)備增進(jìn)與會(huì)者對(duì)信息的了解與興趣。
4.激發(fā)組織成員的士氣。
沃爾瑪公司創(chuàng)始人山姆·沃爾頓總是盡可能地出席員工大會(huì)，他在大會(huì)上通過幽默、生動(dòng)的演講，激勵(lì)員工的工作熱情，情緒高昂的時(shí)候，他帶領(lǐng)員工們振臂高呼：“沃爾瑪萬歲！沃爾瑪全體同仁萬歲！”每次會(huì)議結(jié)束，員工們的士氣都得到了極大地激發(fā)。
會(huì)議還是管理者對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行表揚(yáng)的最佳場所，對(duì)于被獎(jiǎng)勵(lì)者而言，當(dāng)眾表揚(yáng)會(huì)為他（她）帶來極大的榮譽(yù)感和成就感；對(duì)其他人也會(huì)起到激勵(lì)和督促作用。
5.實(shí)現(xiàn)對(duì)組織成員的有效管控。
公司和部門召開例行會(huì)議，目的是了解組織成員的工作進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作過程的有效監(jiān)督和管控。在會(huì)議上，通過管理者詢問、責(zé)任人匯報(bào)的形式，管理者可以及時(shí)地了解員工的工作狀況，以便及時(shí)、合理地調(diào)整策略、方法和任務(wù)。
6.協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成共識(shí)。
清代著名的紅頂商人胡雪巖說過：有問題就擺到桌面上大家談。部門和部門之間、員工和領(lǐng)導(dǎo)之間，如果出現(xiàn)矛盾，沒必要藏在心里，遮遮掩掩，這樣問題永遠(yuǎn)得不到很好的解決，而應(yīng)當(dāng)開誠布公地坦誠溝通，這樣才有可能妥善地解決問題。召開會(huì)議是調(diào)節(jié)矛盾、達(dá)成共識(shí)、統(tǒng)一思想的有效方式。
7.解決問題。
當(dāng)管理者面臨問題時(shí)，他可當(dāng)機(jī)立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會(huì)議。但若問題緊迫度不高，同時(shí)管理者希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請部屬開會(huì)解決。邀請部屬共商問題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對(duì)協(xié)商解決的熱情。
8.宣傳政策。
當(dāng)你準(zhǔn)備將既定的政策傳達(dá)給部屬的時(shí)候，可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對(duì)面?zhèn)€別宣傳；第三、開會(huì)宣傳。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟(jì)原則，但卻不如面對(duì)面?zhèn)€別宣傳那樣有說服力，因?yàn)槊鎸?duì)面宣傳的方式可根據(jù)每位員工特點(diǎn)以調(diào)整宣傳方式，但這種方式所導(dǎo)致的溝通成本太高。開會(huì)的方式則介于兩者之間，既具有良好的互動(dòng)性，成本也相對(duì)較低。如果交流有利于提高說服效果，就應(yīng)當(dāng)果斷地采用開會(huì)宣傳的方式；但如果開會(huì)可能導(dǎo)致與會(huì)者矛盾，就應(yīng)當(dāng)采用面對(duì)面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。
9.培育訓(xùn)練。
由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認(rèn)，因此員工的培育訓(xùn)練也越來越普遍。
二、哪些敵人讓會(huì)議無效？
你一定迫不及待地想知道：究竟是什么原因讓大多數(shù)會(huì)議無法取得預(yù)想的效果？這正是我們首先需要弄明白的問題。只有找出那些影響會(huì)議效率的敵人們，才可以尋找方法逐個(gè)消滅它們。
“一言堂”
“一個(gè)人說、很多人聽”的會(huì)議是典型的一言堂。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)上夸夸其談，臺(tái)下坐著沉默的聽眾——這樣的場景你一定不陌生。這樣的會(huì)議更像做報(bào)告，完全沒有團(tuán)隊(duì)成員之間的交流。當(dāng)我們只能聽到一種聲音和觀點(diǎn)的時(shí)候，會(huì)議的意義就要大打折扣。會(huì)議不正是為了集思廣益，聽取眾人的意見嗎？如果會(huì)議只是為了召集大家聽一個(gè)人說話，何不讓他寫一份書面的文件，然后發(fā)送給每個(gè)人，豈不更高效？
“一言堂”式的會(huì)議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無法充分地發(fā)揮每一位團(tuán)隊(duì)成員的智慧，無法充分調(diào)動(dòng)大家的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。因?yàn)橐谎蕴靡馕吨耙蝗酥笓]、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道。這樣的機(jī)制更不可能孕育出自動(dòng)自發(fā)的員工。
主題不明確
很多時(shí)候，會(huì)議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會(huì)”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對(duì)于會(huì)議的主題、目的則缺少認(rèn)真地思考。他們經(jīng)常說：“既然大家都在，就看看我們應(yīng)該首先討論什么問題？”參會(huì)者更是丈二和尚摸不著頭腦，在會(huì)議室耽誤大半天的時(shí)間，卻不知道會(huì)議究竟是做什么！
主題不明確的第二種表現(xiàn)是會(huì)議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開會(huì)議。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”。跑題現(xiàn)象是導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間延長的重要原因。幾乎所有人都對(duì)這一點(diǎn)感同身受而且深惡痛絕。當(dāng)會(huì)議由一個(gè)主題變成多個(gè)主題的時(shí)候，大家時(shí)間和精力就被瓦解在零散的討論中，而會(huì)議的真正目的卻沒有達(dá)成。
缺乏具體議程
議程是會(huì)議進(jìn)行的程序。議程在會(huì)議開始之前就規(guī)定了會(huì)議依照什么程序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。在議程的提示下，會(huì)議就可以按部就班、有條不紊地進(jìn)行，不會(huì)出現(xiàn)顛倒順序、重復(fù)內(nèi)容、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程，或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會(huì)者覺得會(huì)開得沒頭沒腦，會(huì)議組織者也可能會(huì)遭遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。
選擇錯(cuò)誤的與會(huì)者
正確而聰明地選擇參會(huì)者是高效率會(huì)議的必備因素之一。很多會(huì)議邀請了無關(guān)緊要的人，卻忽略了重要人物，尤其是決策者。如果決策者不在會(huì)議現(xiàn)場，會(huì)議就有必要取消，因?yàn)榧词拐匍_了，也無法取得成效。如果同時(shí)邀請兩個(gè)對(duì)立部門參加會(huì)議，很可能會(huì)激化兩者之間的矛盾。如果邀請兩個(gè)觀點(diǎn)迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會(huì)議，就有可能令會(huì)議無果而終。
參會(huì)人數(shù)的多與寡也直接影響著會(huì)議的成效。參會(huì)人數(shù)過多，不僅增加會(huì)議成本，而且增加會(huì)議組織過程的難度，不利于達(dá)成較為一致的會(huì)議結(jié)果。
議而不決
會(huì)議的成果是形成決定、決策。決策需要擁有決策權(quán)的人才能做出。如果一場會(huì)議的過程無懈可擊，獲得普遍認(rèn)同的意見、做法、行為等已經(jīng)形成，卻因?yàn)闆Q策者的不在場而無法做出決策。人們離開了會(huì)議室，一切依然如故，因?yàn)槿狈φ降臎Q定，誰也不敢輕舉妄動(dòng)。這樣的會(huì)議結(jié)果令人惋惜。
規(guī)則不清晰
所謂會(huì)議規(guī)則，就是會(huì)議展開過程中遵循的約定、規(guī)定。例如，參會(huì)者發(fā)言的順序是隨機(jī)的，還是按照座次輪流，抑或是遵循事先商定的順序？參會(huì)者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭還是書面，是公開還是匿名？……這些規(guī)則構(gòu)成了團(tuán)隊(duì)的交流機(jī)制，如果它們不存在，那么，會(huì)議將變得一團(tuán)糟。就像不存在足球規(guī)則就不可能踢好足球比賽一樣。當(dāng)會(huì)議主持人宣布“討論”的時(shí)候，大家面面相覷，誰也不愿意先說話，會(huì)場一片沉默——這就是缺乏會(huì)議規(guī)則的原因。
引導(dǎo)不得當(dāng)
抱怨、牢騷、爭吵、人身攻擊……這些都是我們極不愿意在會(huì)議上發(fā)生的事情，可現(xiàn)實(shí)卻不盡如人意——總是有為數(shù)不少的會(huì)議變成了組織內(nèi)部矛盾的源頭。釀成這種悲劇的重要原因是主持人缺乏正確的會(huì)議引導(dǎo)的能力。會(huì)議引導(dǎo)者必須設(shè)法帶領(lǐng)大家奔向最終的會(huì)議目的，而不是踟躕于半路；或者在無關(guān)緊要的事情上耿耿于懷；或者在某一矛盾上過分計(jì)較，導(dǎo)致矛盾擴(kuò)大化；等等。引導(dǎo)者的作用就是指引大家用最小的代價(jià)、高效地達(dá)成會(huì)議目的。然而，不稱職的會(huì)議引導(dǎo)者比比皆是，他們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)，控場能力不足，引導(dǎo)技巧匱乏。更糟糕的是，他們普遍缺乏正確引導(dǎo)會(huì)議的意識(shí)。
短話長說
有些人在表述觀點(diǎn)時(shí)習(xí)慣性地做很長的鋪墊，說很多客套話；有些人并沒有自己的主張，只是換一種說法重復(fù)別人的觀點(diǎn)；有些人用很多的時(shí)間論述一個(gè)簡單的觀點(diǎn)，而這個(gè)觀點(diǎn)毫無新意，甚至與會(huì)議主題并沒有十分緊密的關(guān)聯(lián)性；有些人夸夸其談卻不知所云；有些人拐彎抹角地表達(dá)自己的看法，含糊其辭，令人費(fèi)解……這些情況大大降低了會(huì)議的效率。明明是簡單的道理，本可以三言兩語說清楚的事情，卻濃墨重彩、大肆渲染，這不就是浪費(fèi)時(shí)間嗎？
會(huì)后缺失跟進(jìn)
會(huì)議形成的決策落實(shí)了嗎？這恐怕是所有參會(huì)者最為失望的問題。事實(shí)上，會(huì)議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效，就已經(jīng)令人慶幸。從思想到行動(dòng)的距離，總是那么漫長。人們走出會(huì)議室，就已經(jīng)將會(huì)議內(nèi)容忘記了大半，執(zhí)行一小部分，取得成果的又是一小部分，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會(huì)議對(duì)實(shí)際工作并沒有什么意義。這就是我們對(duì)會(huì)議失望的最重要原因。
三、高效會(huì)議的特征
什么樣的會(huì)議是高效率的呢？
高效率會(huì)議應(yīng)具備的特征是：在絕大多數(shù)與會(huì)者感到滿意的情況下，以最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。這個(gè)特征有三個(gè)關(guān)鍵要素：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、時(shí)間、與會(huì)者滿意。三者相互關(guān)聯(lián)，完整地構(gòu)成了高效率會(huì)議的特征。
實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)
某部門規(guī)定每周召開例行會(huì)議，令人感到尷尬的是，很多時(shí)候，成員們不知道在周例會(huì)該說些什么。部門經(jīng)理經(jīng)常在會(huì)議開始時(shí)環(huán)視大家，問道：“這次我們開會(huì)討論些什么?。看蠹矣袥]有什么事？”其他成員面面相覷，最后不得不拿出一些無關(guān)緊要的事情來討論。
目標(biāo)是行動(dòng)的指南，沒有目標(biāo)，行動(dòng)就失去了方向。任何會(huì)議都有既定的目標(biāo)，會(huì)議就是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的手段。實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是會(huì)議的首要意義。因此，考核會(huì)議是否高效，首先要看的就是會(huì)議是否實(shí)現(xiàn)了既定的目標(biāo)。如果目標(biāo)沒有實(shí)現(xiàn)，那么，會(huì)議的成本就無法轉(zhuǎn)化為效率，產(chǎn)生價(jià)值。
在規(guī)定時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
某公司市場部接到客戶的電話，要求必須在下午2點(diǎn)之前將年度招標(biāo)方案以電子文檔的方式發(fā)送給客戶，否則將視為放棄投標(biāo)。市場部業(yè)務(wù)員小王趕緊將這一情況反饋給市場部經(jīng)理，市場部經(jīng)理立即組織公司研發(fā)部、生產(chǎn)部等其他相關(guān)部門人員召開會(huì)議，商量招標(biāo)方案。等所有參會(huì)人員都到齊的時(shí)候，時(shí)間是上午11點(diǎn)多，大家在會(huì)上進(jìn)行討論，很快就到了吃飯時(shí)間。吃完飯，大家接著開會(huì)，雖然討論得很激烈，但一直沒有很明確的結(jié)果，業(yè)務(wù)員不斷提醒部門經(jīng)理，但會(huì)議始終無法結(jié)束。時(shí)間已經(jīng)悄悄逼近了下午1：30。業(yè)務(wù)員小王拍案而起，對(duì)所有與會(huì)者說：“這個(gè)會(huì)議開了有什么意義？2點(diǎn)就是截止期限，即使你們現(xiàn)在討論有了結(jié)論，我也來不及做方案了?！?/p>
上面的案例中，會(huì)議因?yàn)槌隽私刂箷r(shí)間而變得毫無意義。雖然大多數(shù)情況下，并不要求會(huì)議必須在一定的時(shí)間內(nèi)取得成果，但如果無限制地?cái)U(kuò)大會(huì)議時(shí)間，就等于增加會(huì)議成本，可能使成本大于成果，讓會(huì)議成為浪費(fèi)組織資源的方式。高效率會(huì)議必須在確保目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的前提下，盡可能地縮短會(huì)議時(shí)間。在確保會(huì)議目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)的情況下，會(huì)議所用的時(shí)間越短，就意味著效率越高。
與會(huì)者感到滿意
現(xiàn)實(shí)中，很多會(huì)議雖然達(dá)到了目的，取得了成果，但卻無法令絕大多數(shù)與會(huì)者感到滿意，甚至?xí)h結(jié)束后，會(huì)場內(nèi)抱怨聲不斷。這樣的會(huì)議結(jié)果很難得到良好的執(zhí)行。
所謂滿意，并不意味與會(huì)者對(duì)會(huì)議的主題或決議感到高興。例如當(dāng)會(huì)議的主題是裁減人員，與會(huì)者對(duì)這樣的會(huì)議一定不會(huì)感到高興。但若能設(shè)法令與會(huì)者了解裁員的理由，并讓他們有機(jī)會(huì)發(fā)表意見或提出實(shí)施辦法，這種做法多少會(huì)使他們感到滿意。所以想使與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意，則應(yīng)提供機(jī)會(huì)讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。
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