閱讀本章，您將能夠：
1.認(rèn)識(shí)到無(wú)效會(huì)議的危害；
2.了解會(huì)議的真正作用；
3.了解導(dǎo)致會(huì)議無(wú)效的因素。
一、會(huì)議真的有效嗎？
身為一名管理者，你是否熱衷于開(kāi)會(huì)？你把開(kāi)會(huì)當(dāng)作日常工作的一項(xiàng)內(nèi)容，即便沒(méi)有什么需要開(kāi)會(huì)解決的事情，你也習(xí)慣性地召開(kāi)會(huì)議；在會(huì)議開(kāi)始之前，你對(duì)大家說(shuō)：“我們隨便聊聊……”
管理者絕大多數(shù)都患有會(huì)議依賴癥，雖然他們不愿意承認(rèn)這一點(diǎn)，但實(shí)際上他們很享受在臺(tái)上夸夸其談的感覺(jué)，很享受發(fā)號(hào)施令的感覺(jué)。他們甚至認(rèn)為開(kāi)會(huì)可以增進(jìn)自己和員工之間的了解，拉近彼此的感情。請(qǐng)捫心自問(wèn)，你患有會(huì)議依賴癥嗎？
為什么絕大多數(shù)管理者都不愿意問(wèn)一問(wèn)員工：“你喜歡開(kāi)會(huì)嗎？”很多時(shí)候，人們都太自我了，完全沒(méi)有設(shè)身處地地考慮問(wèn)題。但是，巴菲特勇敢地向員工們拋出了這個(gè)問(wèn)題，得到的回應(yīng)卻是長(zhǎng)久的沉默。巴菲特明白了，其實(shí)員工們?cè)谛牡滓呀?jīng)大聲地回答了——“不喜歡！”因?yàn)槿绻麄兿矚g，他們會(huì)毫不猶豫地告訴管理者。（記住，下屬的沉默代表著否定和不愿意。）
于是，巴菲特給自己制定了一個(gè)原則：不到萬(wàn)不得已，絕不召開(kāi)會(huì)議。
漫長(zhǎng)卻無(wú)效的會(huì)議
趙剛是某公司新上任的部門(mén)經(jīng)理。到崗后的第二天，他決定召集所有的部門(mén)員工舉行會(huì)議。他將會(huì)議通知的任務(wù)交給助理小王。小王接到任務(wù)后，對(duì)著辦公室的人大聲廣播道：“趙經(jīng)理說(shuō)了，明天下午開(kāi)會(huì)，所有人都要參加?！?/p>
第二天下午，趙剛忙完了手頭的工作，決定召開(kāi)會(huì)議。他將小王叫到辦公室，對(duì)他說(shuō)：“你去安排一下，五分鐘后我們開(kāi)會(huì)吧?！毙⊥觞c(diǎn)頭答應(yīng)，跑回辦公室對(duì)部門(mén)內(nèi)的所有人說(shuō)：“現(xiàn)在去會(huì)議室開(kāi)會(huì)吧?！痹捯魟偮洌腥吮г拐f(shuō)：“手頭還有緊急的工作沒(méi)完成呢！”有人抱怨說(shuō)：“我約見(jiàn)的客人馬上就要到了?！薄г孤暣似鸨朔⊥跎鷼獾卣f(shuō)：“經(jīng)理讓開(kāi)會(huì)的，你們自己看著辦吧！”有一個(gè)員工根本就不知道開(kāi)會(huì)的事情，原來(lái)昨天小王通知的時(shí)候，他出去拜訪客戶，不在辦公室。
員工們陸續(xù)起身，來(lái)到會(huì)議室門(mén)口，才發(fā)現(xiàn)會(huì)議室里面已經(jīng)坐滿了人——其他部門(mén)正在開(kāi)會(huì)。小王只得折回經(jīng)理室，對(duì)趙剛說(shuō)：“趙經(jīng)理，其他部門(mén)的人正在會(huì)議室開(kāi)會(huì)，會(huì)議室現(xiàn)在不好用。”趙剛想了想，說(shuō)：“那就等一會(huì)兒吧?！?/p>
二十多分鐘后，會(huì)議室空置出來(lái)，大家陸續(xù)來(lái)到會(huì)議室。這時(shí)，趙剛也過(guò)來(lái)了，他做到會(huì)議桌中間的位置，看了看周圍，發(fā)現(xiàn)還有些員工沒(méi)有來(lái)。他說(shuō)：“還有人沒(méi)到，我們?cè)俚鹊??！毙⊥跻财鹕砣マk公室催促。
又過(guò)了五分鐘，人員全部到齊了。趙剛宣布會(huì)議開(kāi)始。他說(shuō)：“召集大家來(lái)開(kāi)會(huì)，主要想討論以下幾個(gè)問(wèn)題：1.本部門(mén)的月度目標(biāo)；2.各位對(duì)我今后工作的想法和要求；3.產(chǎn)品銷售話術(shù)的完善。”員工們聽(tīng)到議題后，面面相覷，不知道從何處開(kāi)始討論。
趙剛也不知所措地望著大家，不知道如何將會(huì)議進(jìn)展下去。沉默了很久，大家才你一言我一語(yǔ)地開(kāi)始說(shuō)話?？墒?，說(shuō)話的內(nèi)容卻漫無(wú)目的，隨意擴(kuò)展。說(shuō)著說(shuō)著就扯到了公司的薪酬體系上，大家各有看法，抱怨聲一片。這時(shí)，趙剛開(kāi)始說(shuō)話了，他詳盡地闡述自己今后的工作計(jì)劃，一個(gè)人足足講了半小時(shí)還不停歇。只是他的計(jì)劃與大家的實(shí)際工作并沒(méi)有太大關(guān)系，人們聽(tīng)著聽(tīng)著就不耐煩了。有人開(kāi)始發(fā)短信、小聲交談、發(fā)愣、無(wú)所事事地用筆在紙上亂畫(huà)，更有甚者假裝接聽(tīng)電話離開(kāi)了會(huì)議室。
會(huì)議室里的人越來(lái)越少，最后會(huì)議不了了之。
效率殺手：無(wú)效會(huì)議
美國(guó)企業(yè)管理專家邁克肯斯博士在他的一份研究報(bào)告中這樣指出：“要世界上任何一個(gè)企業(yè)經(jīng)理人列出3項(xiàng)最花時(shí)間的企業(yè)活動(dòng)，‘開(kāi)會(huì)’一定名列其中。在受調(diào)查的200多個(gè)企業(yè)中，有超過(guò)三分之一的受訪者認(rèn)為，他們花在會(huì)議上的時(shí)間有一半是浪費(fèi)掉的。令人心驚的是，很少有人能確切說(shuō)出到底時(shí)間浪費(fèi)在哪里了?！?/p>
在企業(yè)中，“趙剛”式的人物絕非少數(shù)，以至于普通職業(yè)人總是將會(huì)議等同于浪費(fèi)時(shí)間。無(wú)效的會(huì)議的確是組織效率的一大殺手。當(dāng)你讓下屬們坐在會(huì)議室的時(shí)候，他們不得不停下手頭正在進(jìn)行的工作，調(diào)整原定的工作計(jì)劃，甚至需要壓縮其他事項(xiàng)的時(shí)間預(yù)算……而這一切的犧牲換來(lái)的卻是一場(chǎng)毫無(wú)成效的會(huì)議。如果這些人利用寶貴的時(shí)間來(lái)做其他更重要的事情，無(wú)疑會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。
無(wú)效的會(huì)議不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且是抱怨、矛盾的發(fā)源地。對(duì)于那些最終演變?yōu)楸г?、?zhēng)吵的會(huì)議，你一定記憶猶新。缺失正確引導(dǎo)的會(huì)議只會(huì)讓人們內(nèi)心的牢騷肆意蔓延、相互傳染，這樣的會(huì)議對(duì)問(wèn)題的解決有害無(wú)益。
無(wú)效的會(huì)議嚴(yán)重削弱了組織的執(zhí)行效率。眾所周知，會(huì)議是團(tuán)隊(duì)溝通的最有效方式。如果這一方式無(wú)效，團(tuán)隊(duì)之間將難以達(dá)成有效的溝通效果。溝通不到位，團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)就不可能協(xié)調(diào)一致，團(tuán)隊(duì)成員之間的合作就不可能順暢無(wú)阻。——組織的效率能不因此而降低嗎？
【小貼士】
不正當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)理由
1.為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開(kāi)會(huì)。
有些會(huì)議是因“歷來(lái)都利用星期三下午那段時(shí)間開(kāi)會(huì)”而召開(kāi)。這就是一般所謂的“例會(huì)”。例會(huì)召開(kāi)與議案有時(shí)無(wú)關(guān)，因?yàn)樗旧鲜且环N為開(kāi)會(huì)而召開(kāi)的會(huì)議。
2.為滿足無(wú)聊的愿望而開(kāi)會(huì)。
有些會(huì)議是因“不妨找個(gè)時(shí)間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問(wèn)題”而召開(kāi)。這一類的會(huì)議其實(shí)與交際或聊天并沒(méi)有多大差別。
3.為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開(kāi)會(huì)。
有些會(huì)議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開(kāi)。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。他于是召集會(huì)議，在全體部屬面前重申準(zhǔn)時(shí)上下班的要求，希望借此警告那兩位不守時(shí)的部屬。但是那兩位部屬因見(jiàn)其他同事在場(chǎng)而產(chǎn)生一種錯(cuò)覺(jué)，以為其他同事不守時(shí)的惡習(xí)與自己不相上下，因此對(duì)自己的過(guò)失不太介意。至于其他守時(shí)的13位同事，則可能因無(wú)辜受責(zé)備而士氣低沉。因此，這一類會(huì)議除了平白浪費(fèi)了16個(gè)人的時(shí)間與引起13個(gè)人士氣低沉之外，將無(wú)實(shí)際效果可言。
4.為攀比而開(kāi)會(huì)。
有些會(huì)議是因“人家財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會(huì)議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開(kāi)。這一類會(huì)議的目的不是為處理實(shí)際問(wèn)題的。
5.為推卻責(zé)任而開(kāi)會(huì)。
有些會(huì)議是因“沒(méi)有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開(kāi)。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的管理者所慣用的伎倆。
6.為表功而開(kāi)會(huì)。
有些會(huì)議是因“若不多開(kāi)會(huì)，則上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以為咱們偷懶”而召開(kāi)。這一類會(huì)議被當(dāng)作取得上司信任與好感的手段。
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