二、充分的準(zhǔn)備是成功的一半
沒有充分的會前準(zhǔn)備就沒有必要召開會議。對一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是失敗。成功的會議需要經(jīng)過深思熟慮和精心準(zhǔn)備。
●趙小姐是某公司總經(jīng)理助理。在即將召開的跨國公司技術(shù)交流大會前，由于時(shí)間緊迫，趙小姐來不及核實(shí)與會者人數(shù)，于是就按照自己的估計(jì)先把人數(shù)確定了下來。結(jié)果，在會議簽到的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)與會者人數(shù)大大超過了原先的估算，于是不得不臨時(shí)更換會議室，影響了會議的準(zhǔn)時(shí)召開。
在會議召開期間，需要用到一些重要資料，趙小姐又是臨時(shí)匆匆去拿，這使會議進(jìn)程又耽誤了約20分鐘。最后，會議結(jié)束時(shí)間嚴(yán)重超過了預(yù)計(jì)時(shí)間，與會者表現(xiàn)出不滿情緒。
●某集團(tuán)公司定于某月某日在大禮堂召開部門工作總結(jié)會議，會議組織者給參會人員發(fā)了通知，通知上明確地寫著時(shí)間、地點(diǎn)。可當(dāng)銷售部、行政部、生產(chǎn)部的經(jīng)理提前來到禮堂一看，發(fā)現(xiàn)禮堂內(nèi)張燈結(jié)彩，不像召開工作總結(jié)會議的樣子。詢問禮堂管理人員才知道，今天禮堂召開的是另一個(gè)表彰會，而原定的工作總結(jié)會的地點(diǎn)已經(jīng)改換了。
幾位部門經(jīng)理覺得莫名其妙——改換地點(diǎn)為什么也不重發(fā)通知？事后，會議組織者解釋道，由于會務(wù)人員工作粗心，在下發(fā)會議通知前沒有與禮堂管理人員取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為場地沒有問題。直到會議前一天下午才去聯(lián)系，沒想到禮堂已經(jīng)安排其他會議了，于是只好臨時(shí)改換會議地點(diǎn)。但由于與會人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。會議組織者盡管做出道歉，但造成的不良影響還是無法消除。
因?yàn)闆]有做好會前準(zhǔn)備工作，造成不良的后果——上述兩個(gè)案例強(qiáng)調(diào)，沒有準(zhǔn)備或準(zhǔn)備不充分的會議難以取得良好的成效。下面讓我們看一看，經(jīng)過精心策劃、準(zhǔn)備的會議將取得什么樣的成效——
三國時(shí)期，曹操引兵攻打東吳。東吳大都督周瑜接到曹操戰(zhàn)書后，當(dāng)場就撕毀戰(zhàn)書，斬殺來使，表示抵抗的決心。于是有了曹操和東吳在三江口的一番交戰(zhàn)。周瑜打了勝仗，但他仍謹(jǐn)慎從事，派人連夜暗窺曹營。周瑜發(fā)現(xiàn)曹操水軍的指揮官是從劉表手下歸降曹操的蔡瑁、張?jiān)剩@兩人都擅長水戰(zhàn)，是東吳破曹的主要障礙。于是周瑜產(chǎn)生了用計(jì)謀除掉這兩人的打算。
曹操吃了敗仗，正在發(fā)愁之際，曹營中的幕僚蔣干出來自薦，說愿意去東吳說服周瑜前來歸降，而且保證完成任務(wù)。
周瑜和蔣干是少時(shí)同窗。周瑜聽說蔣干來了，眉心一皺，心生一計(jì)。周瑜先是在大會群英的宴席上定下了“但敘朋友交情”，不提“軍旅之事”的規(guī)矩，封住蔣干的口。進(jìn)而周瑜又向蔣干顯示東吳英杰云集、兵精糧足的實(shí)力，炫耀自己“遇知己之主”受到信任重用的地位，斷絕蔣干說降的念頭。在夜間，周瑜和蔣干抵足而眠，還假裝酒醉酣睡，誘使蔣干偷走一封偽造蔡瑁、張?jiān)释督禆|吳的書信，還安排了“江北有人到此”來暗中聯(lián)絡(luò)的情節(jié)給蔣干看，讓蔣干對書信確信無疑。蔣干愿為沒有完成說降周瑜的使命發(fā)愁，幸虧得了這份重要“情報(bào)”，就連夜溜回曹營去報(bào)功。曹操看了這封信，喝令斬殺蔡瑁、張?jiān)?。周瑜的反間計(jì)獲得了成功。
從群英會的各個(gè)細(xì)節(jié)中可以看出，這是一場經(jīng)過精心策劃與準(zhǔn)備的會議，因此能獲得成功，除掉了蔡瑁和張?jiān)剩瑸闁|吳戰(zhàn)勝曹操的大軍奠定了重要基礎(chǔ)。由此可見，充分的會前準(zhǔn)備是高效率會議至關(guān)重要的一步。那么，如何做好會前準(zhǔn)備工作呢？以下為詳細(xì)闡述。
目標(biāo)：會議的靈魂
會議目標(biāo)，就是希望通過召開會議達(dá)成的目的。任何一次會議，所有的參與者都必須明確清晰地知道“會議目的是什么”，換而言之，我們必須清楚究竟為什么要開會。
——目的明確，這是高效率會議的重要法則！
在開始籌備會議時(shí)，首先要明確會議的目的：是讓團(tuán)隊(duì)成員獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、匯聚集體的智慧？是向團(tuán)隊(duì)成員宣布消息、說明情況？是確定具體的行動方案？是明確各自的角色和所需承擔(dān)的責(zé)任？是協(xié)調(diào)大家的意見、做出組織決策？……一旦明確了會議的目的，就找到了會議的靈魂，組織者召集人們坐在會議室開會，為的就是達(dá)成會議目的。
人們在明確會議目的時(shí)，常常犯兩種錯(cuò)誤：其一就是一場會議的目的過多，而且彼此之間毫無關(guān)聯(lián)性；其二就是會議的目的描述不清晰。
為了規(guī)避上述兩個(gè)錯(cuò)誤，我們應(yīng)當(dāng)做到：
1.盡量做到一次會議只為了達(dá)成一個(gè)目的。
會議的目的過多，無疑就會延長開會時(shí)間，分散與會者的精力。會議討論的內(nèi)容越多就越容易被人們遺忘，會后落實(shí)起來也就越困難。不要指望僅僅通過一次會議就解決所有積壓的問題。我建議的做法是：一次會議解決一個(gè)問題，達(dá)成一個(gè)目的；即便不得不在一次會議上討論兩個(gè)或多個(gè)主題，那么，在不同的主題之間應(yīng)當(dāng)安排足夠的休息時(shí)間，以便讓與會者保持體力和思維的活躍。即便如此，主題最多也不能超過四個(gè)，否則，會議的成效將因?yàn)橹黝}過多而大打折扣。
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