2.設(shè)定明確的目標(biāo)。
明確清晰的目標(biāo)是吸引與會者的首要因素。設(shè)定了明確清晰的會議目標(biāo)，人們就很容易看出會議與自己的關(guān)聯(lián)性，從而判斷自己是否出席。在你看來，為會議設(shè)定目標(biāo)是理所當(dāng)然的事情，你也一直認為自己組織的會議都有目的——那么，你真的已經(jīng)是一位目標(biāo)明確的會議管理者嗎？在下結(jié)論之前，請看以下會議目標(biāo)：
討論部門內(nèi)部管理問題；
商量一下新的營銷方案；
關(guān)于網(wǎng)絡(luò)維護的事情要告知相關(guān)人員；
落實新產(chǎn)品研發(fā)的工作事項。
這些目標(biāo)沒有讓人清楚地了解會議要達到什么目的，因為“管理問題”、“營銷方案”、“相關(guān)人員”、“新產(chǎn)品”都是含糊而籠統(tǒng)的概念，與會者并不了解它們的具體內(nèi)容，也就無法弄清會議的目的。
明確清晰的會議目標(biāo)應(yīng)符合以下要求：
（1）會議目標(biāo)必須用書面列明。
你或許認為沒有必要將會議目標(biāo)寫出來，只要將目標(biāo)記在腦海中就足夠了——你其實忽略了重要的一點，就是會議目標(biāo)不僅自己要牢記，更要讓所有與會者都清晰地看到。用書面方式寫下會議目標(biāo)，起碼有三種好處：第一、有助于目標(biāo)內(nèi)涵澄清；第二、書面目標(biāo)不容易被遺忘；第三、所有的與會者都可以清晰地看到目標(biāo)。
（2）會議目標(biāo)必須切合實際。
任何目標(biāo)都必須具有實現(xiàn)的可能性，否則人們就不會對目標(biāo)感興趣，沒有人愿意將時間和精力花費在他認為不可能實現(xiàn)的目標(biāo)上。但是“會議目標(biāo)必須切合實際”這句話，并不意味會議目標(biāo)應(yīng)該是容易實現(xiàn)的。事實上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。會議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實現(xiàn)的可能。
（3）會議目標(biāo)必須具體而且可以衡量。
正確的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)對行動具有指南價值，而含糊、籠統(tǒng)、無法衡量的目標(biāo)只會給行動造成災(zāi)難。例如某單位主管因為感到該單位產(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低產(chǎn)品不良率方案。他將會議目標(biāo)設(shè)定為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，這個目標(biāo)沒有為與會者提供意見的指南，因為該目標(biāo)沒有具體地指出產(chǎn)品的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時間內(nèi)達到這個結(jié)果。該目標(biāo)可以改為“探討如何在八月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至2%”。
選擇恰當(dāng)?shù)臅r間
選擇在恰當(dāng)?shù)臅r間開會、會議時間長短適宜，可以提高會議的效率。會議召開時間的選擇，需要考慮以下幾個方面：
1.預(yù)留充分的準備時間。
除非萬不得已，否則不要召開緊急會議。為與會者預(yù)留充足的準備時間，是會議高效的基本前提。尤其需要注意的是，會議的關(guān)鍵人物，他們往往是決策者，對會議的最終成果起著至關(guān)重要的作用，一定要為他們預(yù)留充分的準備時間。
某項目組開會討論營銷方案的最終定稿。會議發(fā)起者提前2天將會議相關(guān)資料發(fā)給了組員，大家都做了充足的準備，可項目組組長在開會前20分鐘才匆匆趕回公司。會上，項目組成員討論熱烈，而且提出了很多建設(shè)性建議，大家達成了共識。然而，項目組組長卻一直在看營銷方案的討論稿，會議的很多觀點他沒有辦法完整地聽到，因此，他也難以做出最終決定。最后，他不得不宣布休會，他要再仔細研究一下方案。
要在會議中杜絕此類悲劇的發(fā)生，就必須在會前確定關(guān)鍵人的時間，讓關(guān)鍵人準備充分，以免無法有效地做出決策。
2.確保決策者出席。
協(xié)調(diào)與會者的時間、確保所有人能夠出席會議，一向是令會議管理者頭疼的事情。如果會議的缺席率過高，或者決策者不能參加會議，那只能讓會議延期，否則，注定將是一場無效的會議。在選擇開會時間的時候，應(yīng)當(dāng)確保決策者和絕大多數(shù)參與者可以出席。盡量選擇一個所有與會者都方便的時間，你可以在發(fā)出會議通知時，發(fā)給大家一些可供選擇的時間。
3.需要快速得出結(jié)論的會議最好安排在午餐或下班之前。
有些會議需要快速得出結(jié)論，不容拖延，此類會議最好安排在午餐或下班之前，因為當(dāng)與會者都急于結(jié)束會議的時候，效率自然得到大大的提升。
4.考慮會議召開期間的自然因素。
如果一場會議正在進行中，突然下起了傾盆大雨，而與會者都沒有帶雨具，那么，他們就無法再安心地繼續(xù)開會。為了規(guī)避這些消極的影響因素，會議發(fā)起者在選擇會議時間的時候應(yīng)當(dāng)考慮天氣、氣溫等情況。
5.會議時限不要超過2小時。
每次會議應(yīng)該有時間限制，最長不要超過2小時，如果要超過這個時間，必須安排會間休息和茶歇。
選擇適宜的地點
●某公司會計部門與銷售人員合作時產(chǎn)生了問題。會計部門經(jīng)理在銷售部門的一間辦公室內(nèi)里召開會議，討論一起工作的方法。然而，辦公室空間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。
空調(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進入。會計經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個銷售人員也生氣地走了。會計經(jīng)理回來詢問建議，但沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實際的解決辦法。
●某廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。這個客戶的工作場所相當(dāng)遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。
會前一周，廣告公司的工作人員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大會議桌。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準的視聽設(shè)備，因為他知道自己公司的展示是使用這種設(shè)備來準備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點心。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。
選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的。從第一個案例中我們看出，盡管會計經(jīng)理有一個好的會議意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關(guān)系。如果選擇一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的會場，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。而從第二個案例中我們看出，每件事均須預(yù)先組織，并有一個試運作過程，廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在展示工作上。
適宜的會議地點、會場環(huán)境能營造出良好的氛圍，有利于推動會議進程；而一個糟糕的開會環(huán)境則會影響與會者的心情，為與會者造成不便和麻煩，阻礙會議的正常進展。會議地點的選擇，需要考慮以下幾個方面：
1.會議地點應(yīng)與會議目的相適合。
倘若會議的目的是讓兩部分人進一步相互了解，那么，一種寬松的郊外氣氛是合適的。倘若你需要莊重而正式地宣布一項重大決議，那么，一個亂糟糟的開放式辦公室是不適合用來作為會議場地的。首先認清會議的目的，然后根據(jù)會議目的的需要選擇適宜的地點，這是高效會議的又一個重要法則。
2.考慮會議費用預(yù)算。
如果會議需要租用會場及其他設(shè)備，你就應(yīng)當(dāng)比較一下價格，尤其是在費用預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這樣做。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比郊外地段要昂貴一些。如果會議持續(xù)一天以上，將會議場地放在郊外是值得的。
3.選擇適度舒服的環(huán)境。
不論什么會場，都要使與會者足夠舒適，以便于讓他們集中精力開會；但也不要讓他們舒服得想打瞌睡。噪音要保持在最低小水平，最好不要選擇車來車往、人聲鼎沸的地方，容易發(fā)出聲響的設(shè)備要關(guān)閉或者清理到室外。會場的溫度要讓人覺得舒服。會場要通風(fēng)或配備通風(fēng)排氣裝備，以保持場內(nèi)有足夠新鮮的空氣。自然光對于維持一種活躍的氣氛非常重要，因此，要保證一定的自然光。
4.交通要便于與會者抵達會場。
會議地點最好選在會議主辦方和與會者都可以方便抵達的地方，盡量避免偏僻、道路復(fù)雜、交通不便的地方。與會人員能在較短的時間內(nèi)到達會場，無疑降低了會議的成本。會場最好能有停車位，食宿地點離會場不遠。
【小貼士】
各種類型的會議場所
會議場所考慮的因素
你的辦公室你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。
你的參考資料都在手邊，可以隨時方便地取用。
你的權(quán)威性可能得到加強。
可能會有電話干擾，或者有人打擾。
下級的辦公室一位下級的工作地點。
可能提高一位下級的地位和士氣。
如果工作地點狹小，可能會使雙方都感到不適。
單位會議室供員工使用的公司會議室。
避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。
可能會有人打擾。
外面的會議室在你公司之外的一個中立的會議室。
保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢。
可能存在泄密的隱患。
可能昂貴，并且每人個人都不熟悉。
會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。
具有開大會的設(shè)備。
需要時能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。
城外的會議場所異地的一間辦公室、會議室或飯店。
如果與會者來自不同的地方，那是合適的。
旅途、時間和食宿花費很多。
5.優(yōu)良的視頻、音頻效果必不可少。
優(yōu)良的視頻和音響效果是高效率會議不可或缺的因素。必須確保投影效果清晰，而且屏幕的位置要適合觀看，不能太高或偏于一方，否則人們仰頭、側(cè)頭觀看，很容易疲勞；屏幕也不能太低，否則坐在前排的人會遮擋后排的視線。
音響效果更是重要，因為開會主要就是通過聽、說來交流，如果會場音效糟糕，就無法實現(xiàn)有效的溝通。因此，在選擇會場時，務(wù)必確保音效良好、音響設(shè)備齊全，會場內(nèi)沒有回聲。最好每一個座位旁都有話筒，與會者可以方便地發(fā)言；如果會場不具備這樣的條件，那就準備2至3個話筒，與會者需要發(fā)言的時候能及時拿到話筒。
【小貼士】
選擇會場的陷阱及避免措施
陷阱避免措施
1.參加會議的人比預(yù)計的要多，房間不夠大，人們感到不舒服。
2.出席人數(shù)比預(yù)計的少很多，會場顯得空蕩蕩的。
3.空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。
4.會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題。
5.會議地點或附近缺少服務(wù)機構(gòu)，如咖啡廳、餐廳、銀行等。1.會前對于不熟悉的會場至少訪問一次。
2.房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。
3.發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置。
4．洗手間及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。
5.椅子要試坐十分鐘，檢查是否舒適。
6.檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\輸?shù)目衫们闆r、班次時間表。
6.考察會務(wù)服務(wù)人員的服務(wù)水平。
這主要看會務(wù)人員及會場其他服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平，如會場安全保衛(wèi)、入場票證檢查、會場導(dǎo)引等工作人員的服務(wù)態(tài)度是否熱情主動，工作人員是否明確各自職責(zé)，能否各就其位、各司其職。
【工具箱】
會場考察情況記錄表
會場名稱： 會場地址：
聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：
序號考察項目情況記錄其他情況說明
1會場大小較大： 適中： 偏小：
2會場設(shè)備齊全： 不足： 無：
3會場環(huán)境好： 中： 差：
4會場交通便利： 一般： 不便：
5會場租金昂貴： 適中： 便宜：
6會場服務(wù)提供： 不提供：
7會場服務(wù)水平好： 中： 差：
8……
考察人 考察時間
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