設計順暢有序的議程
議程是會議的程序表。讓與會者明確會議目標的最好方法是預先發(fā)給他們一份明確的議程。大多數會議并沒有正式的議程，那是因為人們認為它不重要或不需要，但是，一份清晰的議程能夠規(guī)范和控制會議內容，約束溝通的次序和節(jié)奏，提升會議的效率，有助于會議目標的順利達成。書面的議程還會使會議目標具體化，議程就能使會議按照既定的軌道進行。
議程相當于會議展開的計劃，在實際開會過程中，只要嚴格遵循議程展開，就能一步一步抵達會議的目的，有效地規(guī)避超時、離題、秩序混亂等糟糕情況，在規(guī)定時間甚至提前圓滿結果會議，取得會議成果。會議缺失議程，會議的內容就無法確定，溝通的次序可能會雜亂，溝通的節(jié)奏也可能無法把握，要么太快，要么太慢。
第一、完整的議程包括以下內容：
●會議名稱；
●會議期望的目標或結果；
●會議時間、地點及食宿情況地址；
●參會人員名單及聯絡方式；
●分組情況；
●會議主持人；
●會議所要討論的每一個議題、相應的負責任和時間安排；
●有關形式的任何不同；
●任何外來參加者的姓名和角色。
第二、編排會議議程應遵循以下原則：
1.依照議題的輕重緩急安排先后順序。
越重要越緊急的議題排在最前面，依照這樣的原則將所有議題排好順序，那么，即使在預定的時間內無法完成全部議題，也能保證最緊要的議題被處理。
2.標明每一個議題的起訖時間。
當你在議程上清楚地標明每一個議題的起訖時間，就會促使與會者遵守時間，提升會議的效率，因為一個議題的時間被打亂，其后的所有議題的時間都將被打亂——這恰好印證了“多米諾骨牌”效應。這樣做的另一大好處是，與議題相關的人可以在特定的時間內到會，結束議題后可以即時離場，這無疑是節(jié)省時間的有效方法。
3.要求與會者預先思考所要討論的問題。
如果與會者在開會時才開始思考問題，那簡直是在浪費其他人的時間。寶貴的會議時間應當用來直接交換成熟的、深思熟慮的意見。你甚至可以要求他們做一些具體的會前工作，例如抽樣調查員工意見、匯集統(tǒng)計數據、搜集背景資料等。
第三、編排議程的步驟如下：
1.列出需要討論的所有議題。
用簡潔的語句概括出所有需要在會議上討論的議題。
2.依照輕重緩急的程度安排先后順序。
緊要的提議排在最前面，依此類推。
3.給每一項議題分配合適的時間。
給每一項議題分配一個時間限度，以保證大家不會超過規(guī)定的時間。
4.補充其他信息。
其他信息包括會議的名稱、目標、時間、地點、負責人、聯絡人、交通、食宿、要求等。
5.將議程初稿分發(fā)給與會者，請他們完善
一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或征求同意。如果你希望在一份已經正式批準的議程上增加或刪除議程，必須征得與會者的同意。
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