找準(zhǔn)與會(huì)者
誰(shuí)應(yīng)該出席會(huì)議？——找準(zhǔn)參會(huì)者，邀請(qǐng)那些真正有必要出席會(huì)議的人，這是高效率會(huì)議的又一重要法則。真正的與會(huì)者應(yīng)當(dāng)是能夠幫助你實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)，在討論時(shí)提供具有建設(shè)性觀點(diǎn)的人。他們是：
●相關(guān)問(wèn)題的主要決策人；
●對(duì)于議題有相關(guān)知識(shí)和信息的人；
●能夠提供相關(guān)意見(jiàn)的人員；
●對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員；
●一心一意要解決問(wèn)題的人和那些與所要解決的問(wèn)題息息相關(guān)的人；
●那些需要執(zhí)行決策的人。
他們能夠：
●提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門(mén)成員，例如生產(chǎn)或銷(xiāo)售部門(mén)成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門(mén)的進(jìn)展情況。
●提供意見(jiàn)：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)。
●提供特殊的專長(zhǎng)：具有特殊技能的專家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之外，他們的出席都可能促進(jìn)討論。
●授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。
找準(zhǔn)與會(huì)者需要認(rèn)真地思索，在現(xiàn)實(shí)中，我們都忽略了這一點(diǎn)，經(jīng)常召開(kāi)部門(mén)會(huì)議（部門(mén)所有人都要參加）或者全員大會(huì)（公司所有人都要參加），這種不慎重地選擇與會(huì)人員的做法，不僅浪費(fèi)無(wú)辜者的時(shí)間，而且會(huì)造成各種負(fù)面影響。例如：組織內(nèi)的鉤心斗角、爭(zhēng)寵、權(quán)力和威信的斗爭(zhēng)等。
概括而言，在所有參會(huì)者中，必須要有能夠做出相應(yīng)決策的人，必須要有負(fù)責(zé)執(zhí)行決議的人，每一個(gè)與會(huì)者都應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)榻鉀Q問(wèn)題提供建設(shè)性的意見(jiàn)。
為了找準(zhǔn)與會(huì)者，你可以問(wèn)自己以下問(wèn)題：
●參加會(huì)議的人將在多大程度上決定會(huì)議的結(jié)果?
●這個(gè)人在中心議題的專門(mén)知識(shí)方面，是否確有需要或能有所貢獻(xiàn)?
●有沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系?
●級(jí)別或地位是否適合參會(huì)?(下級(jí)職員和他們的上司在一起參加的時(shí)候，心理上常會(huì)不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實(shí)性。)
●假如要做決議，這個(gè)人是否能做(他不應(yīng)是一個(gè)從屬的人，這種人可能缺乏完整的全面知識(shí)和適當(dāng)?shù)臋?quán)威)?
●他的才能或職責(zé)是否與其他與會(huì)者重復(fù)?
●是否時(shí)間、工作量及其他因素都能使與會(huì)者安心參加全部會(huì)議，而不是人在心不在?
提供必要的信息
人們?cè)陂_(kāi)會(huì)時(shí)，經(jīng)常需要花費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)做各種各樣的解釋，這一過(guò)程對(duì)于熟悉會(huì)議背景的人來(lái)說(shuō)，是一件相當(dāng)痛苦的事情，因?yàn)樗麄儫o(wú)法集中精力探討問(wèn)題，反而不得不耐著性子解答“幼稚”的問(wèn)題。如果你能夠提前把與會(huì)議有關(guān)的所有信息都傳遞給與會(huì)者，那么你就可以讓他們對(duì)將要討論的議題有所了解，從而直接進(jìn)入問(wèn)題的討論階段，更加高效地利用開(kāi)會(huì)時(shí)間。
如果與會(huì)者需要一些背景材料，那你就要提前搜集一些相關(guān)的文獻(xiàn)或者數(shù)據(jù)，并把它們分發(fā)給與會(huì)者。這樣可以使所有與會(huì)者都處在同一起跑線上，對(duì)于一個(gè)團(tuán)隊(duì)而言，這樣會(huì)更加有利于達(dá)成一致意見(jiàn)，可以為所做出的決策提供更加可靠的依據(jù)。
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