預(yù)算經(jīng)費(fèi)開支
會(huì)議經(jīng)費(fèi)包括以下內(nèi)容：
●場(chǎng)地租賃費(fèi)：如果沒有自己的培訓(xùn)場(chǎng)地，就不得不花錢租賃；有時(shí)候，為了實(shí)現(xiàn)特殊的會(huì)議目的，需要租賃特別的場(chǎng)地。例如，開會(huì)是為了化解兩個(gè)部門之間的矛盾，那就應(yīng)當(dāng)使用環(huán)境優(yōu)美、安靜的會(huì)場(chǎng)，噪音大的會(huì)場(chǎng)容易激起人的急躁情緒，不適宜用來開這種目的的會(huì)議。
●設(shè)備租金：投影儀、音響、麥克風(fēng)、攝像機(jī)、照相機(jī)、錄音設(shè)備等，如果沒有這些東西，都要支付一定的租金。
●資料費(fèi)：購(gòu)買會(huì)議文具、印制資料等費(fèi)用；
●食宿費(fèi)：會(huì)議期間與會(huì)者餐飲費(fèi)用和住宿費(fèi)用；
●交通費(fèi)：遠(yuǎn)道而來的與會(huì)者交通費(fèi)報(bào)銷、會(huì)議期間接送與會(huì)者所用的租車費(fèi)、油費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、司機(jī)勞務(wù)費(fèi)等；
●其他：茶水飲料費(fèi)、會(huì)議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通訊、會(huì)間活動(dòng)、合照、保安、翻譯、禮儀小姐、禮品等。
明確責(zé)任分工
在會(huì)議籌備時(shí)，一定要確保每一個(gè)關(guān)鍵角色都有相關(guān)人士來承擔(dān)。會(huì)議中的關(guān)鍵角色有以下幾種：
●領(lǐng)導(dǎo)者?？赡苁菚?huì)議組織者，也可能不是會(huì)議組織者，但他必須明確會(huì)議的意圖、目標(biāo)、期望的結(jié)果、限制因素及權(quán)力范圍等，并且承擔(dān)會(huì)后跟進(jìn)工作的責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)如下：
1.準(zhǔn)時(shí)開會(huì)以顯示會(huì)議的重要性，同時(shí)也表達(dá)了對(duì)盡力準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)的人的尊敬；
2.通過確定會(huì)議角色，設(shè)定會(huì)議的基本規(guī)則，營(yíng)造一種熱烈、嚴(yán)肅的會(huì)場(chǎng)氣氛。不要打斷別人的發(fā)言；每個(gè)人都要參與；嚴(yán)格依照會(huì)議議程進(jìn)行；反映意見必須伴有相應(yīng)的解決辦法；對(duì)集思廣益的觀點(diǎn)不做評(píng)價(jià)，以及所有你能想到的為營(yíng)造一個(gè)有序的會(huì)議氛圍所必須遵循的規(guī)則。提前在會(huì)前制定規(guī)則或者讓與會(huì)者開始時(shí)自己制定規(guī)則。
3.在整個(gè)會(huì)議期間按照會(huì)議的日程安排進(jìn)行。會(huì)議開始時(shí)宣布會(huì)議的目標(biāo)并預(yù)覽會(huì)議的各個(gè)步驟；
4.在會(huì)議討論期間以一名普通會(huì)議成員的身份參與會(huì)議，陳述你的想法。
5.如果你感覺到會(huì)議的程序不能實(shí)現(xiàn)你的會(huì)議目標(biāo)，那就改變會(huì)議形式。
6.對(duì)關(guān)鍵的決定和行為做總結(jié)。當(dāng)與會(huì)者就某個(gè)要點(diǎn)達(dá)成一致意見或做出決定時(shí)，重申已經(jīng)形成的共識(shí)。
7.告訴會(huì)議記錄員在提示板或幻燈片上應(yīng)該寫些什么，以記錄大家的意見。
8.準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。
●主持人。在會(huì)議討論、問題解決及做出決策階段引導(dǎo)會(huì)議，也許還要負(fù)責(zé)會(huì)前、會(huì)后的相關(guān)工作。主持人的職責(zé)如下：
1.主持會(huì)議（包括開場(chǎng)、議程和規(guī)則的宣布、開始和茶歇的宣布、串場(chǎng)等）。
2.保證每個(gè)人積極參加談?wù)摚乐拱l(fā)言者打斷他人的講話，防止出現(xiàn)與會(huì)者的語言攻擊。
3.監(jiān)督會(huì)議每項(xiàng)議程的時(shí)間使用情況，確保領(lǐng)導(dǎo)者和與會(huì)者按照每一項(xiàng)議程規(guī)定的時(shí)間要求執(zhí)行。
4.防止討論跑題，督促以會(huì)議主題為中心。如果有必要，強(qiáng)調(diào)會(huì)議的目的。
5.有策略且直接地監(jiān)督人們提出問題并解決問題；
6．不要表明個(gè)人的觀點(diǎn)和態(tài)度。對(duì)有沖突的意見進(jìn)行調(diào)解。
7.當(dāng)一個(gè)步驟不起作用時(shí)，建議使用其他方法。
8.接受領(lǐng)導(dǎo)者的建議和指示。
●記錄員。記錄來自于會(huì)議討論中的要點(diǎn)、想法及決定，也可草擬會(huì)議紀(jì)要或會(huì)后記錄。會(huì)議記錄員記錄的材料是開會(huì)時(shí)發(fā)生情況的唯一書面證據(jù)，記錄員的職責(zé)如下：
1.對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄像記錄，無須編輯或?qū)θ藗兊陌l(fā)言進(jìn)行語言加工，照實(shí)記錄人們的發(fā)言內(nèi)容。不要自作主張，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者需要你記錄時(shí)再記錄。
2.定期與會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者和會(huì)議主持人對(duì)記錄進(jìn)行核對(duì)，確保記錄的準(zhǔn)確性。
3.設(shè)法記錄聽到的話語，而不是你個(gè)人對(duì)話語意思的理解。有疑問時(shí)，要求發(fā)言者陳述清楚。
4.使用關(guān)鍵詞和關(guān)鍵句。無須記錄完整的句子，但是設(shè)法記錄完整的意思。
5.在心里對(duì)會(huì)議中已經(jīng)討論過的和已經(jīng)做的事項(xiàng)理清思路，以防會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者或支持人忘記或不知下一步該做什么。
6.如果記錄太慢，影響了會(huì)議的進(jìn)程，請(qǐng)求會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者安排一個(gè)助手（人數(shù)眾多的會(huì)議或許需要兩三個(gè)記錄員）。
7.使用一塊黑板或白板，為會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者抄寫會(huì)議的內(nèi)容，或者要求其他人在紙張上抄寫會(huì)議的內(nèi)容。
●專家。根據(jù)要求對(duì)特殊問題提供專業(yè)知識(shí)。如果不是正式的與會(huì)成員，專家可不必一直參加會(huì)議。
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