一些秘書之所以缺乏上進(jìn)心，安于現(xiàn)狀，大多是因為他們自我設(shè)限造成的。由于自我設(shè)限，他們對自己的要求不高，不想過問自己工作以外的事情，平時工作得過且過，只要工作中不出什么大的紕漏就行。久而久之，他們在工作中漸漸缺乏主動性，剛進(jìn)公司時的那種工作激情也就消失了。其實，秘書工作的“熟練”都是相對的，只要你不安于現(xiàn)狀，就連給客人泡一杯茶，給上司復(fù)印一份資料這樣的工作，都有提高工作質(zhì)量的空間。世界上從來都是沒有最好，只有更好。如果在秘書身上滋生了惰性，那就會離上司的要求越來越遠(yuǎn)，甚至斷送自己的職業(yè)前途。
樹立問題意識為了追求更高的效率，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應(yīng)付一些偶然性的事件時，都應(yīng)在頭腦里這樣多問問自己：“事情為什么會出現(xiàn)這種情況？”，“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富于創(chuàng)造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結(jié)果又會怎么樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對于秘書來說，如果對一些偶然性事件多加留意，就能從中悟出一些規(guī)律性的東西來。
創(chuàng)造性地工作秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地執(zhí)行上司的各種業(yè)務(wù)指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作很難與“創(chuàng)造”一詞聯(lián)系在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動性和繁雜性。在很多時候，秘書對那些千頭萬緒的瑣碎工作連應(yīng)付都應(yīng)付不過來，還要創(chuàng)造性地工作，談何容易！但是事實上，秘書創(chuàng)造性地工作是非常必要的，因為只有創(chuàng)造性地工作，秘書的工作水平才能一步一個臺階往上升，為上司節(jié)省更多的時間、搜集更多的信息、提出更多的合理化建議；反之，如果秘書總是按部就班，不求創(chuàng)新，那就如同逆水行舟，不進(jìn)則退。那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實，就創(chuàng)造本身而言，秘書工作并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個一元一次方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創(chuàng)造性就會自然而然地在這種求解的過程中發(fā)揮出來。世上的事從來都是如此，功夫不負(fù)有心人。例如，秘書經(jīng)常協(xié)助上司處理各種文件，在看各個部門送上來的請示報告或匯報材料時，秘書就要在心里琢磨，這些報告的內(nèi)容是否應(yīng)更充實一些，或者應(yīng)寫得更為簡便一些。
及時建議由于這種日積月累，秘書往往會對某些問題產(chǎn)生獨到的見解，因此，秘書要及時向上司或有關(guān)職能部門提出建議。也正是因為如此，秘書要從平時起就注意搞好包括上司在內(nèi)的各個方面的關(guān)系，得到他們的信任，一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了使自己的建議能被各方面接受，產(chǎn)生積極的作用。求精：提高“打雜”的附加值小瓊是天津萬維軟件公司的總裁秘書。萬維公司這幾年從無到有，年營業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午，總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營銷會議，公司財務(wù)總監(jiān)許總給小瓊打來電話：“小瓊，你好！我是財務(wù)部的許杰?！?/p>
“許總，您好！”
“大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時間來嗎？北京星河證券公司的羅總想過來拜訪他，一起吃頓飯?！?/p>
“老板開完會后，我問一下老板的意思，回頭給您電話。您看可以嗎？”
“謝謝！”對方放下電話。
總裁散會后，小瓊馬上把財務(wù)部許總的意思告訴總裁。總裁想了一會兒后反問小瓊：“你看我有必要見這個羅總嗎？”
小瓊沒想到總裁會這樣問自己，她不知如何回答是好，不過，她看到總裁顯得很失望。按理說，小瓊已完整地轉(zhuǎn)達(dá)了許總的意思，工作中不存在任何瑕疵，總裁沒有道理對小瓊失望。見不見那個羅總，已經(jīng)屬于總裁自己的工作范疇，小瓊能提出自己的建議固然很好，提不出來也沒什么，因為小瓊畢竟只是個秘書。那么，在這件事情上總裁為什么會對小瓊失望呢。如果單純從轉(zhuǎn)接電話這個角度來看，小瓊的確沒有失職的地方，但如果從輔佐總裁工作的助手這個角度來看，那么小瓊做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因為她在這里只起一個傳聲筒的作用。由于星河證券公司的羅總是財務(wù)總監(jiān)介紹過來的，因此小瓊就應(yīng)該知道總裁對這個星河證券公司不是很熟悉，所以，總裁在作“見不見這個羅總”的決策之前缺乏相應(yīng)的依據(jù)，他可能會這樣想：“見面吧，可能只是一種無聊的應(yīng)酬，除了浪費時間，沒有什么實際意義；不見吧，也可能失去一個難得的商業(yè)機會?！毙…偸强偛玫拿貢胸?zé)任為上司的決策提供及時、充足和準(zhǔn)備的信息。
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