如果小瓊在接許總的電話時，想到了總裁在作“見不見羅總”這個決策時缺乏相應(yīng)的信息依據(jù)，她就會預(yù)先收集星河證券公司和羅總的相關(guān)信息，例如，在接許總的電話時問清星河證券公司的背景和來訪的意圖，也可以去網(wǎng)上找星河證券公司的相關(guān)資料，這樣，在總裁征詢自己意見的時候，就可以把自己提前收集到的相關(guān)信息提供給總裁?？偛糜辛诉@些信息，自然能及時作出決策。而小瓊收集的這些信息就是她給這個電話增加的“附加值”，小瓊也因此而不再是只起一個傳聲筒的作用。
秘書工作在企業(yè)運行的過程中是不可或缺的，但大部分秘書工作又顯得平凡和瑣碎，因此，秘書在為上司處理日常工作時，應(yīng)盡可能地給它們增加“附加值”。其實，不只接電話可以增加“附加值”，所有的秘書工作都可以增加“附加值”，即使給客人沏一杯茶，在將茶水遞給客人時對客人微笑，讓客人感到親切，對本公司更有好感，這也是秘書創(chuàng)造的“附加值”。
用心做事，精益求精雖然秘書的主要工作是“打雜”，但是如果你熱愛自己的工作，對自己做的每一項雜務(wù)都抱著精益求精的態(tài)度，那你就能給自己的每一份工作增加“附加值”。對于企業(yè)來說，產(chǎn)品的附加值就是利潤。對于秘書來說，工作的附加值就是提高自己的競爭力。如果你給自己做的每一項工作都增加“附加值”，那上司自然就會對你刮目相看。相反，如果你認為秘書工作只是“打雜”，那么上司有可能讓你永遠“打雜”?？b密：不怕一萬，只怕萬一小祝是北京東方集團總經(jīng)理的秘書。18號晚上總經(jīng)理要去山東泰安與當?shù)赜嘘P(guān)政府領(lǐng)導就投資項目進行洽談，而18號中午他還要在燕京飯店宴請一個從西北來的重要客戶，所以，小祝在17號下午下班之前與總經(jīng)理商量如何安排18號的日程：由于總經(jīng)理要在下午七點之前到達在泰安的辦事處，所以必須在下午兩點半之前從北京上火車，因為從北京到泰安的快車大約需要4個小時，再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時，宴請西北的客戶預(yù)計花一個半小時，再加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時，那么，只需要在上午十二點開始進餐就行。根據(jù)這種反推法，小祝安排司機上午十一點半從公司送總經(jīng)理到燕京飯店，并訂了下午兩點半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點半接站。
但是在18號，意想不到的事發(fā)生了：總經(jīng)理與客人吃飯時，一聊天就把時間給忘了，快兩點半才從飯店出來。他一看手表，要趕原訂的火車是來不及了，于是他問在飯店外等候的司機，去泰安的下一趟火車最早是幾點，司機說不清楚，總經(jīng)理有些不耐煩，讓司機馬上打電話問小祝。沒過一分鐘，小祝就用短信將今下午從北京站始發(fā)路過泰安的所有火車的開車時間發(fā)了過來。因為小祝預(yù)計到了這種情況可能出現(xiàn)，所以提前做好了準備。當時總經(jīng)理很驚訝，但也非常滿意，由衷地感嘆：“這個小祝真不簡單！”在秘書的日常工作中，出現(xiàn)像小祝面對的這種意外情況并不多，也許你準備好幾十次列車時刻表，只有一兩次能用得上。那么，秘書為什么要做這么多無用功呢？這是秘書工作性質(zhì)本身要求的。秘書是為領(lǐng)導服務(wù)的，而領(lǐng)導大多身負重任，如果秘書準備不周到，或意外情況的發(fā)生后措手不及，讓領(lǐng)導的工作出現(xiàn)失誤，就有可能牽一發(fā)而動全身，給上司甚至給企業(yè)造成無可挽回的損失。秘書在日常工作中突發(fā)性事件很多，為了應(yīng)對那些無法預(yù)料的事件發(fā)生，秘書就要做些“無用功”，將有可能出現(xiàn)的各種意外狀況都考慮進去，不怕一萬，就怕萬一。如果秘書辦事縝密，總能留有余地，那結(jié)果往往會出乎你自己的意料，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一個辦事穩(wěn)重，可以值得信賴的秘書！
做事縝密，不存“僥幸”秘書在工作中必須縝密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習慣。對上司的一些重要活動的安排，每次都要像放電影一樣在自己腦子里過了一遍，看是否還有什么疏忽遺漏的地方。優(yōu)秀的秘書就跟優(yōu)秀的棋手一樣，在走第一步的時候，要能看到第二步，想到第三步。一些年輕的秘書總被人說成是“嘴上無毛辦事不牢”，除了他們年輕缺乏經(jīng)驗之外，主要是批評他們對自己工作的重要性不足，總認為以前沒有發(fā)生過意外，這次也不會發(fā)生意外，有嚴重的僥幸心理。僥幸心理是一種極其不負責的工作態(tài)度，對秘書來說是相當危險的。吃一塹，長一智當然，秘書的這種縝密不是天生的，大多數(shù)人都吃過“沒想到”的苦頭，所以，要養(yǎng)成辦事縝密的習慣，重要的是學會總結(jié)經(jīng)驗和教訓，特別是從教訓中找出差距，吃一塹，長一智。耐心：自己給自己創(chuàng)造機會小梁是北京慧聰科技發(fā)展公司總經(jīng)理的秘書。她雖是名牌大學畢業(yè)的高材生，可工作3年多了，在業(yè)務(wù)上仍然沒什么長進，一天到晚沒有多少事可做。很多朋友羨慕她工作輕松，但她卻因為找不到機會、看不見希望而于心不甘。這天上午老總在開會，她又沒什么事，只好像往常一樣在網(wǎng)上瀏覽新聞和八卦消息，以消磨時間。十一點多，老總開完會出來，對小梁說自己下星期一去上海出差，讓她把上海兩個客戶的合同找出來。
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