巧妙地說 不 的動機(jī)非常簡單，只需要使用第3章的 供給和需求計(jì)算器 來算一算就一目了然，不過這次不是像第3章的例子一樣把時(shí)間分配在未來的事項(xiàng)上，而是用來記錄你的真實(shí)情況，看看你的時(shí)間是怎么分配在現(xiàn)在的事項(xiàng)上的。首先你列出所有的項(xiàng)目和通常要處理的業(yè)務(wù)，然后再記錄下你一周內(nèi)在每個(gè)事項(xiàng)上分別花了多少時(shí)間，花在意料之外的事項(xiàng)上的時(shí)間和最初沒有寫在 供給和需求計(jì)算器 內(nèi)的事項(xiàng)上的時(shí)間也要記錄下來，比如像干擾、和同事聊天、小型的 滅火 工作之類浪費(fèi)時(shí)間的事情都會發(fā)生，照這樣記錄一周左右的時(shí)間，看看你的時(shí)間是如何浪費(fèi)的，結(jié)果可能就會讓你感到震驚。想一想如果這些時(shí)間沒有被浪費(fèi)，你會有多少的額外時(shí)間，會提前多久回家，或者你可以多完成多少工作，我不是說你不應(yīng)該和同事交往，但是對很多人來說，他們在這個(gè)方面花的時(shí)間太多了，有些時(shí)間本來是可以節(jié)約下來的。
對電子郵件巧妙地說 不
電子郵件具有兩重性，它既是一件好事，也是一件壞事，你寫完一封信或者一份備忘錄之后，幾乎不用費(fèi)吹灰之力就可以即時(shí)發(fā)送給收件人。電子郵件極具革新性，因?yàn)槟悴恍枰研潘偷洁]局，也不需要打印出來然后再放到傳真機(jī)里，遞送信件實(shí)物到其他地方要花上幾天時(shí)間，電子郵件把這些時(shí)間全都節(jié)省下來了，這會讓我們的祖先感到無比震驚，而且可以說，如果以前的國王、將軍、政治家和其他要人也有電子郵件可以使用的話，歷史的面貌可能就跟現(xiàn)在大不一樣了。
但從另外一方面來說，這也是一件壞事。案例學(xué)習(xí)中提到一名女士，她每天要花4個(gè)小時(shí)來處理電子郵件，我感覺有些人已經(jīng)變成了電子郵件的奴隸了，說不定有些人在過世后，他們的墓志銘上會寫著： 這里躺著某某 他總是把收件箱里的電子郵件處理得干干凈凈 。
如果你也是這樣的人，或者電子郵件總是讓你覺得頭痛，你就需要認(rèn)真地對待這個(gè)問題了。巧妙地說 不 是個(gè)好辦法，在你開始練習(xí)巧妙說 不 的技巧的時(shí)候，可以從電子郵件開始做起。
電子郵件是一個(gè)你運(yùn)用的工具，也就是說，像一支鉛筆或者一臺電腦，或者一塊白板。想象一下，如果每次你在任何地方看到一支鉛筆，你就必須撿起來，開始用它寫字；或者每次你看到一臺電腦，你就必須坐下來用它工作；或者每次你一看見白板，你就必須拿上一支白板筆開始在上面寫寫畫畫 這不是很荒唐嗎？我們只會在需要這些工具的時(shí)候才使用它們。
對待電子郵件也應(yīng)該采取這樣的態(tài)度，電子郵件的使用可以分成兩種情況：一種是當(dāng)你想要與其他人交流的時(shí)候使用它，另一種是你檢查一下是否有人已經(jīng)在與你交流。大多數(shù)的麻煩往往都是后一種情況引起的：
我們不斷地檢查電子郵箱，看看是否有人發(fā)了郵件給我們；
或者當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)有人發(fā)了電子郵件給我們時(shí)，我們覺得需要立刻回復(fù)這些郵件；
或者我們認(rèn)為所有的電子郵件都是同等重要的，所以就一視同仁地處理它們。人們通常覺得把收件箱處理得干干凈凈是一件好事。
這些行為中的每一種都很愚蠢，合在一起更是大錯特錯，有些人會說， 我會檢查電子郵件，一發(fā)現(xiàn)有新的郵件我就會馬上處理。 聽上去真不錯 但是這樣你不就成了電子郵件應(yīng)答機(jī)了嗎？你的公司真的希望你這樣做嗎？這難道就是你的雄心壯志嗎？莫非你想要這樣生活下去？
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