當(dāng)然，我這種接受紙質(zhì)賬單的辦法也有缺點(diǎn)。開(kāi)始的時(shí)候，文件有可能歸檔不當(dāng)。而電子文件在計(jì)算機(jī)上很容易搜索找到。事實(shí)上，就在不久前，我有一個(gè)紙質(zhì)賬單就怎么也找不到了。最后不得不給金融機(jī)構(gòu)打電話，讓他們?cè)傺a(bǔ)寄一份。由于郵寄賬單需要很長(zhǎng)時(shí)間，因而不得不申請(qǐng)延長(zhǎng)納稅申報(bào)時(shí)限。
當(dāng)然，你也知道文件柜總是很容易塞得滿滿的，這可是個(gè)煩人的事情。那么，你怎么才能安全可靠地保存好那些值得保留7年之久的紙質(zhì)文檔呢？
我有一個(gè)辦法，可以繞開(kāi)這個(gè)問(wèn)題。每當(dāng)文件柜即將塞滿的時(shí)候，我會(huì)直接篩選一遍文檔。不再需要的財(cái)務(wù)票據(jù)及其他敏感信息，我會(huì)當(dāng)場(chǎng)銷毀。其他不用的文件繼續(xù)回收利用。不常查看而今后可能需要用到的文件放到一個(gè)文件箱中，在文件箱的所有側(cè)面都貼上標(biāo)簽，然后把箱子放到地下室或是其他的安全場(chǎng)所。毋庸諱言，這是一項(xiàng)頗費(fèi)時(shí)間的工作，不過(guò)值得去做。
把紙質(zhì)文件悉數(shù)保存起來(lái)，然后定期清理無(wú)用文件。如果這種方法對(duì)你無(wú)效，也還有其他辦法可以盡量減少紙質(zhì)文檔帶來(lái)的問(wèn)題。每次查看紙質(zhì)文檔的時(shí)候，可以將其掃描下來(lái)，然后以PDF文件保存到計(jì)算機(jī)上。（PDF文件可以保留紙質(zhì)文件的原貌和觀感。只要經(jīng)過(guò)光學(xué)字符識(shí)別處理，PDF文件的內(nèi)容就可以任意查找。）
你也可以在電子郵件中把PDF文件發(fā)送給自己，這樣在電子郵箱中就有了相應(yīng)文件的數(shù)字版本。作為進(jìn)一步的安全備份，你可以把紙質(zhì)賬單放在文件柜中專門用來(lái)存放金融財(cái)務(wù)資料的抽屜中。7年之后，這些材料就可以送進(jìn)碎紙機(jī)中進(jìn)行粉碎處理了。
總而言之，目前我會(huì)繼續(xù)接受信函郵寄的賬單。之所以這么做，并不僅僅是因?yàn)榱?xí)慣使然，而是因?yàn)槲腋鶕?jù)使用信息的目標(biāo)來(lái)決定接收信息和保存信息的方式，而不是簡(jiǎn)單照搬并不符合自己需要的他人經(jīng)驗(yàn)。
保存法務(wù)文檔。法務(wù)文檔是我仍然愿意以紙質(zhì)形式保存管理的另一類信息資料，我也推薦你這么做。首先，在紙上驗(yàn)證簽名或簽章的真實(shí)性要容易得多。而且很多政府機(jī)構(gòu)還是只接受紙質(zhì)文檔。我建議你把最重要的紙質(zhì)法務(wù)文檔（諸如遺囑、委托書(shū)、合同之類）保存在保險(xiǎn)柜里，或者存放在銀行的保險(xiǎn)箱里。同時(shí)也要盡量形成這些資料的PDF文檔。律師事務(wù)所通常會(huì)提供PDF版本的簽名合同，只是需要額外付費(fèi)。PDF格式的法務(wù)文檔本身沒(méi)有太大價(jià)值，不過(guò)這種文檔可以快速檢索。如果不方便得到重要法務(wù)文檔的PDF版本，可以把紙質(zhì)文件掃描制作成PDF文件。如果沒(méi)有掃描儀，可以到復(fù)印店里去掃描。
由于法務(wù)文檔極其重要，而且丟失的代價(jià)很大，因而我會(huì)給自己發(fā)郵件，提醒自己紙質(zhì)文檔的存放位置。在發(fā)備忘郵件的時(shí)候，我會(huì)把原始紙質(zhì)文檔對(duì)應(yīng)的PDF文件作為附件，添加到電子郵件中。發(fā)郵件的時(shí)候，對(duì)于任何可能要用到該文檔的其他人，我都會(huì)把郵件抄送給他。
辦公室里的組織安排
很多組織專家告訴你，收件箱要經(jīng)常清空，辦公桌要整潔干凈，這些都是有序組織的金科玉律。按照他們的說(shuō)法，沒(méi)有雜物、整整齊齊的辦公環(huán)境可以讓你每天都有一個(gè)全新的開(kāi)始，可以讓你思維更清晰，可以讓你工作更高效。
我在這里要說(shuō)的有所不同。
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