在我辦公室的桌子上，堆著一摞摞的文件資料，而這些文件資料上面許多還貼著便條。這還不夠，我辦公室的墻上貼滿了一張張的大紙。事實上，如果步入我的辦公室，你會發(fā)覺這樣的辦公室竟然是一部講述有序組織的著作的作者在使用，那真是有點混亂了?？墒?，那并不是混亂，起碼對我來說不混亂。
紙質資料，無論是便條、賬單、報表還是傳真，不管我愿意與否，都會進入到生活當中，這不過是一個客觀事實。如果我以桌面上沒有紙質資料為目標，那么我就得具備未卜先知的本領，在收到每一份資料的時候，都能夠預先知道今后何時和為何會用到它們。這是要我當神仙啊，我注定是辦不到的。
要想預先把每一份資料都存放得井井有條，那就不得不停下手頭在做的工作，根據(jù)今后使用該資料的時間，將其存放在合適的地方。哪怕當時忙得要命，也得這么辦。而我通?？偸敲Φ貌豢砷_交，放下手頭工作，就得切換不同工作的背景，這么做不僅會導致精力分散，而且時間一長還會加重大腦負擔（有關背景轉換的內容，詳見第十二章）。對我而言，僅僅為了保持桌面干凈，就有大量工作要做。
相反，我欣然接受自己經常沒有時間處理所收到的各種紙質文件的事實，這是我可以成功繞開的一個制約。因此，我會根據(jù)使用資料的背景或目標來處理桌子上一堆一堆的紙質文件。譬如，其中一堆可能是自己想要保存下來的商家寄送的各種優(yōu)惠票券。諸如體育用品商店的折扣券，電影節(jié)上的優(yōu)惠票，這類東西都堆在一起。賬單之類的資料需要查對，而用完之后要么作為可循環(huán)利用的垃圾扔掉，要么直接銷毀，這類東西放在另一堆中。第三堆中放的是飛機上看過的各種雜志，其中有些文章想要保存起來，或者已經用便條貼作了標記，準備以后再讀。諸如頻繁使用的密碼、電話號碼、便條記錄之類不想讓其埋沒在文件堆中的資料，我會寫在可以粘貼的便箋上，把它們放在一眼就能看到的地方，以便隨時可以找到。
利用這套辦法，在不方便的時候，或者工作場景不合適的時候，都不必去處理紙質文檔（當然，我還是得把那些文檔放在相關的資料堆中，但是這個過程需要耗費的思緒和精力微乎其微）。此外，擺在那里的文件堆也是一種醒目的提示，一看到它們，你就會知道：哦，我還有文件需要處理。如果這些文件不是擺在桌子上（或者貼在墻上），我敢保證自己會忘得一干二凈。大多數(shù)情況下，一旦對這些文件作出必要的處理，它們對我就不再有什么重要作用了，往往直接送進了碎紙機。在我的辦公室里，之所以文件柜中只有一個抽屜里放滿文件（其中都是必須要保存的最新財務賬單和法務文檔），大概原因就在這里。
因此，我的建議不是要力爭實現(xiàn)辦公桌上沒有文件，而是根據(jù)這些文件的使用背景、使用目標或者備忘方式，簡單地加以分門別類即可。只要你在辦公室里的工作方式對你自己行之有效，哪怕看起來有點亂糟糟，那也不要緊。
紙質文檔的不利之處
上述內容可以概括為：為亟待處理的事情寫便條，為一籌莫展的事情尋靈感，給有待解決的問題找方案，為金融稅務及法律事務存文件，紙質文檔在這些方面發(fā)揮的作用十分出色。然而，紙質文檔在其他場合經常是不夠理想。在以下場合，我建議你不要使用紙質文檔。
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