順便說一下，這種做法至關(guān)重要。事實(shí)上，我關(guān)于有序組織的第十七條原理正是：//在數(shù)字信息中加上相應(yīng)的關(guān)鍵詞，以便日后容易找到。//
最后，我會(huì)把原始文檔的PDF副本抄送給桑婭。這封郵件隨即就變成了Gmail郵箱中可搜索的歷史文檔的一部分，而我則可以通過自己的手機(jī)或任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)來訪問這些文檔。
與此類似，當(dāng)我在網(wǎng)站上注冊(cè)新的賬戶和密碼的時(shí)候，我也會(huì)向Gmail郵箱里發(fā)一封備忘郵件。郵件內(nèi)容包括該網(wǎng)站的網(wǎng)址以及自己的賬戶和密碼的線索提示。這些郵件我都會(huì)加上“機(jī)密”的標(biāo)簽，以便需要時(shí)可以迅速分類。（如何讓設(shè)置的密碼更安全，可以參看本章“密碼管理”那一部分。）
如何管理地址簿
Gmail郵箱有“聯(lián)系人”管理功能，可以根據(jù)郵件發(fā)件人和收件人的信息，自動(dòng)建立地址簿。你可以從Outlook、Yahoo！等其他的地方導(dǎo)入郵件地址，也可以創(chuàng)建新的聯(lián)系人信息。
Gmail的“聯(lián)系人”功能方便好用。一旦開始在“發(fā)送到”后面輸入地址，只要郵箱地址簿里有這個(gè)人，Gmail馬上就會(huì)自動(dòng)跳出完整地址。
但就地址簿的作用而言，Gmail提供的“聯(lián)系人”功能還相當(dāng)簡(jiǎn)單。我主要利用這個(gè)功能保存有郵件往來的那些人的地址，因?yàn)榛貜?fù)郵件的時(shí)候，對(duì)方的郵箱地址可以自動(dòng)顯示。不過，我的地址簿管理采用的是蘋果公司提供的MobileMe業(yè)務(wù)，因?yàn)檫@項(xiàng)服務(wù)比Gmail的聯(lián)系人功能更完善。我所使用的所有聯(lián)系地址都是在MobileMe上直接變更。變化情況也會(huì)自動(dòng)更新我的電腦和iPhone手機(jī)上的地址信息。我愿意使用MobileMe，也是因其界面非常簡(jiǎn)單。我可以在網(wǎng)頁(yè)上直接輸入數(shù)據(jù)，也可以直接修改地址簿里的內(nèi)容，并且MobileMe跟電腦、手機(jī)之間的更新同步性相當(dāng)可靠?？偠灾?，這兩個(gè)因素使得我對(duì)MobileMe喜愛有加。
我在本章前面部分曾經(jīng)指出盡可能地使用既有工具，而不是隨意增加新工具的重要性。但是在組織管理信息的過程中，針對(duì)每種辦法使用合適的工具也是同樣重要的。你可以看到，這兩個(gè)原則有時(shí)候會(huì)發(fā)生沖突。出現(xiàn)這種情況的時(shí)候，你必須記住自己的目標(biāo)。在地址簿管理上，我的目標(biāo)是集中存儲(chǔ)通訊地址，并且在所有設(shè)備上保持一致，同時(shí)也要易于更新。由于確定了這樣的目標(biāo)，我選用了完成這件事的最佳工具M(jìn)obileMe，而不是固守此前已有的工具（Gmail的“聯(lián)系人”）。
與Outlook和諧共處
看到現(xiàn)在，你可能會(huì)有這樣一種總體感覺：在Gmail和Outlook之間，我非常偏愛前者。（在寫本書的時(shí)候，我還沒有機(jī)會(huì)使用Outlook 2010，因此我的評(píng)論意見都是針對(duì)Outlook 2007及之前的版本。）但是，如果你還在使用Outlook處理工作郵件（事實(shí)上，大部分公司還是要求員工這么做），有些辦法可以把類似Gmail的功能技巧應(yīng)用到微軟的Outlook中，從而更有效地組織管理Outlook郵件。（你可以安裝一些附加功能，讓Outlook更適于存儲(chǔ)郵件。）
譬如，我在前面已經(jīng)提到，你可以像使用Gmail的星號(hào)功能那樣使用Outlook的標(biāo)記功能。Outlook的標(biāo)記實(shí)際上還有一個(gè)非常有用的特色功能。右鍵點(diǎn)擊電子郵件，在彈出菜單中選擇“后續(xù)標(biāo)記”選項(xiàng)，然后“添加提醒”，這樣就設(shè)置了一個(gè)帶有提醒功能的待辦事項(xiàng)，這個(gè)提示信息以后會(huì)在電腦屏幕或手機(jī)上彈出。對(duì)于需要在特定時(shí)間之前完成的任務(wù)而言，這是一種很好的提醒方式。（順便說一下，Gmail也有一個(gè)“任務(wù)”工具。使用這個(gè)工具，可以從任何一個(gè)電子郵件上創(chuàng)建一項(xiàng)新任務(wù)，也可以創(chuàng)建獨(dú)立于郵件的任務(wù)。然后可以在Google日歷上為每項(xiàng)任務(wù)指定一個(gè)日期。）
鄂公網(wǎng)安備 42010302001612號(hào)