我跟你一樣，生活中混雜著公事和私事，二者總是交叉疊加在一起。晚上和周末時間我也會料理公事，上班期間有時也會處理私事。既然如此，為什么還要根據(jù)任務是否跟工作有關(guān)來管理自己的日程安排呢？這種安排能否幫助你更好地做到井然有序呢？
那種安排無法幫你更好地實現(xiàn)井然有序。對于今天的現(xiàn)實需要而言，廣泛應用于企業(yè)環(huán)境中的Outlook/Exchange模式根本就是錯誤的，原因就在這里。
雖然Outlook/Exchange可以收發(fā)電子郵件并擁有其他功能，但那本質(zhì)上就是一個針對企業(yè)員工的辦公日程表。同樣，Outlook/Exchange圍繞你的工作日程，建立了一個外人禁入的城堡，你可以跟城堡之內(nèi)的人共享信息，但是絕對沒有建設允許城堡之外的人進入城堡的吊橋。換言之，Outlook/Exchange上的日程安排就不是用來跟組織之外的人共享的。（在家用電腦上使用Outlook作為私人日程表，也是同樣如此。）
我知道，采用Outlook/Exchange那種設計方式，有其正當理由。各公司一開始都希望自己的信息能夠盡量保密。但是，設計這個日程表根據(jù)的是一個過時的無用假設—工作和生活是兩個涇渭分明的世界。在我看來，一個好的日程表應該能夠?qū)崿F(xiàn)共享，你愿意跟誰共享就能跟誰共享，愿意什么時候共享就能什么時候共享。不管用什么樣的設備查看，一個好的日程表應該始終能夠看到，而且每次看到的結(jié)果都是完整的。這樣的日程表應該輕松方便地完成全面搜索。這樣的日程表應該涵蓋你的全部活動安排，而不是僅僅針對某個方面。
Google日歷（）能夠?qū)崿F(xiàn)上述所有目標。本章討論的是我對Google日歷的使用，這是我在管理日程安排和日常生活中所使用的最重要的腳手架。
可以搜索和共享的Google日歷
雖然我相信使用Google日歷這樣的日程表來管理你的所有日程安排是一種理想的選擇，但我也知道你在工作中使用Outlook/Exchange可能也是別無他選。如果是這樣，我建議你無論如何還是要用Google日歷來管理自己的私人日程安排，原因與我在第九章中推薦你使用Gmail郵箱處理私人郵件一樣—你應該把日程安排看做自己可搜索的私人數(shù)據(jù)庫的組成部分。是的，這意味著你需要至少管理兩個日程表，一個是Outlook/Exchange，一個是Google日歷。這樣會給生活增加復雜性，如果不小心，可能還會出差錯。唉，我們生活在一個并不完美的世界，我覺得受點苦最終也值得。同時也應該看到希望所在：你可以非常禮貌地建議公司信息技術(shù)主管考慮整個公司改用Google軟件（其中包括Google日歷）。
順便說一下，諸如Google Calendar Sync之類的工具（搜索google calendar sync即可找到），可以自動實現(xiàn)Outlook和Google日歷上日程安排的同步。一般來說，使用日程同步功能需要一定的技巧。如果用的是Google Calendar Sync，計算機聯(lián)網(wǎng)才能完成同步工作。然而，如果你不管出于什么原因，總要使用Outlook，同時也愿意使用Google日歷，那么Google Calendar Sync或者其他類似工具就值得一用。
Google日歷的工作方式跟Outlook之類日程安排軟件十分相似。自己確定的預約安排，或者接受別人的預約邀請，隨后都會自動添加到日程表中。要創(chuàng)建一個新的約定事項，可以點擊“添加”鏈接（位于Google日歷的徽標下方），也可以在Google日歷界面下按Q鍵。然后輸入“星期五晚上7點與桑婭共進晚餐”之類內(nèi)容，隨后Google日歷會把這項安排加入到相應的日期和時間點上。如果需要添加日程安排的詳細內(nèi)容，可以在Google日歷徽標下面選擇“創(chuàng)建活動”，由此處開始編輯新增日程條目。
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