還有一個(gè)好主意：在任何可能的時(shí)候，盡量把一天的工作安排結(jié)構(gòu)化，以便具有類似背景的任務(wù)和會(huì)議—不管它們涉及同一個(gè)主題，或者跟同一個(gè)主題相關(guān)，還是同樣會(huì)用到大腦的某個(gè)部分—能夠連續(xù)進(jìn)行。例如，如果我事先知道某個(gè)星期要召開三場(chǎng)有關(guān)季度業(yè)績(jī)的會(huì)議，那我就會(huì)盡量把三場(chǎng)會(huì)議排在一起，一場(chǎng)接一場(chǎng)地連續(xù)召開，這樣我就不必在有關(guān)公司預(yù)算的思維中來回轉(zhuǎn)換。（要讓會(huì)議開得更高效，參看“這次會(huì)議確有必要召開嗎？”。）
或者假設(shè)我必須參加一場(chǎng)跟自己正在負(fù)責(zé)的項(xiàng)目有關(guān)的宣講會(huì)。會(huì)后我會(huì)盡量安排時(shí)間，接著處理跟這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的一些任務(wù)。我發(fā)現(xiàn)，自己在這個(gè)時(shí)候的工作效率和專注程度都要高得多，因?yàn)榇竽X早已處在這個(gè)思維中。在從一種思維轉(zhuǎn)換到類似思維的時(shí)候，大腦同樣也會(huì)感到輕松，因?yàn)闊o須從短期記憶中清空那么多東西，也不必去回憶新思維下的目標(biāo)是什么。不費(fèi)多少精力，新任務(wù)馬上就能上手。這就跟參加體育運(yùn)動(dòng)時(shí)人體的工作機(jī)制類似：由于大腦已經(jīng)完成熱身，因而馬上就能投入比賽。必須要做的事情越少，下班時(shí)精神疲憊的程度就越輕。這就是第二十條有序組織原理：//把類似的任務(wù)放在一起。//在你規(guī)劃一天的工作安排時(shí)，要想想自己將要來回轉(zhuǎn)換的不同思維，盡量把類似的任務(wù)排在一起。要注意哪些思維背景比其他的要求高。如有可能，把思維背景要求較低的任務(wù)—例如，有人向你咨詢你了如指掌的信息，你要給他回電話—留到精神可能最疲憊的時(shí)候去完成。
我在第三章中談到了識(shí)別個(gè)體制約—與眾不同的獨(dú)特之處。本著這種實(shí)事求是的精神，我現(xiàn)在建議你考慮一下每天經(jīng)歷多少自主式的思維轉(zhuǎn)換?？赡苣銜?huì)頻頻從PowerPoint窗口中跳出，迅速進(jìn)入eBay購(gòu)物網(wǎng)站。這是怎么了呢？你是不堪重負(fù)了？受到脅迫了？還是僅僅因?yàn)閰捑肓苏诰庉嫷腜owerPoint演示文稿呢？或許還有什么更重要的因素在起作用。你一直都很容易分心走神嗎？不管是什么原因，都要盡力找出來，并且設(shè)法繞開它。
假設(shè)你很容易分心走神，而電子郵件—大概是當(dāng)今世界上最常見的讓人分神的事物—就是你面臨的特殊挑戰(zhàn)。無論什么時(shí)候，只要大腦發(fā)出提示信息，告訴你又收到了新郵件，你就禁不住要放下手頭工作，去查看新郵件。更有甚者，盡管回復(fù)郵件并非緊急任務(wù)，可你有種無法控制的沖動(dòng)，迫不及待地要去回復(fù)這個(gè)郵件。然后還有一個(gè)又一個(gè)的郵件接踵而至，在回復(fù)那個(gè)郵件之前，你到底在做什么呢？
如果這種情形跟你類似，可能這就是你改變自己的郵箱設(shè)置以使電腦在新郵件到達(dá)時(shí)不再發(fā)出提示聲響的時(shí)候了。要么設(shè)置郵箱選項(xiàng)，規(guī)定必須手動(dòng)點(diǎn)擊“發(fā)送/接收”按鈕，才能查看新郵件。在解決需要經(jīng)常停頓的難事時(shí)，你可以回頭處理自上次查看之后積攢下來的電子郵件。很多組織管理方面的著作建議，每天安排有限的幾次時(shí)間查收和回復(fù)電子郵件即可。這么做是很有道理的，因?yàn)樵谑诸^工作和電子郵件對(duì)應(yīng)的思維之間，每天只是轉(zhuǎn)換幾次而不是幾十次，這會(huì)提高你的工作效率和專注程度，并且也能讓大腦所受的壓力減到最小。
數(shù)字化工具會(huì)讓你分心走神，電子郵件只是一個(gè)例證。除了電子郵件，我還要收發(fā)短信，也在Twitter上發(fā)布消息，同時(shí)我還對(duì)YouTube喜愛有加。所有這些工具都很重要，能把你的大腦從棘手的繁雜內(nèi)容中解脫出來。但是，如果你定力不夠，它們也有負(fù)面作用。盡量約束這些容易讓人分心走神的東西，使之出現(xiàn)在大塊的工作之間。不管有些人會(huì)怎么想，適當(dāng)?shù)男菹?shí)際上可以提高而非降低工作效率。在解決棘手工作的中間，讓大腦稍事休息，有助于養(yǎng)精蓄銳，從而可以精神抖擻地著手解決新任務(wù)。竅門在于要把休息當(dāng)成對(duì)已完成工作的獎(jiǎng)勵(lì)，而不是逃避工作的門道。
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