在職場上打拼了10年，我對電話留言條的態(tài)度也在改變。
對于電話留言條，以前我都是隨手扔掉，但現(xiàn)在我會(huì)貼在航母筆記本上。因?yàn)槲抑饾u意識到了它的作用和重要性。工作中，經(jīng)常會(huì)收到同事寫的電話留言條。我現(xiàn)在都不會(huì)丟掉，每一張都用心貼在筆記本上。
如今使用電子郵件溝通的人多了起來，但是電話這個(gè)溝通工具仍然是不可或缺的。
如果遇到需要對方立刻回復(fù)的“緊急情況”，或者要馬上將重要的事告知對方，就會(huì)通過電話來聯(lián)絡(luò)。
也可以這樣理解，電話留言條是記錄工作上及時(shí)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或者記錄發(fā)生的緊急狀況時(shí)使用的。如果把電話留言條貼在航母筆記本上，就等于把握了搜尋當(dāng)時(shí)記錄的關(guān)鍵點(diǎn)。
要記錄通話內(nèi)容，難度確實(shí)很高。然而如果善用電話留言條，就可以當(dāng)成記錄保留，成為下一次的參考資料。
比如，你收到一張這樣的電話留言條：
N公司宮田先生來電11：20
對方特意打電話來，絕對有原因。在回電之前，就跟開會(huì)一樣，自己先設(shè)想一下會(huì)是什么事情，然后把設(shè)想的事項(xiàng)寫在筆記本上。
首先，使用雙面膠把電話留言條貼在航母筆記本頁面正中央，然后在這張留言條周圍記錄后來的補(bǔ)充資料。
如果是與工作無關(guān)的事情，當(dāng)然可以不作記錄。如果是工作上的事情，并且你推測可能是客戶投訴或廠商催促交貨這樣的事情，那就必須事先想好應(yīng)該如何應(yīng)對。如果留言條上沒有對方的電話號碼，要將這項(xiàng)資料補(bǔ)上。
如果是工作上與你聯(lián)絡(luò)較為頻繁的人，給你打電話時(shí)對方不會(huì)再留下電話號碼。對于這類人，請使用一張可以貼在筆記本封底內(nèi)頁的便利貼，將其號碼寫在上面。這一點(diǎn)很重要。日后換筆記本時(shí)，只要將便利貼撕下，再貼到新的筆記本的封底內(nèi)頁即可。
當(dāng)你有了補(bǔ)充電話留言內(nèi)容的經(jīng)驗(yàn)，日后你給其他同事寫電話留言條，就知道該記下哪些內(nèi)容了。
一般事件另當(dāng)別論，若是緊急事件，不要只在電話留言條上寫“請回電”或者“待會(huì)兒對方會(huì)再來電”這樣簡單的字句，還要盡量記下對方來電的原因，比如“某某策劃案有問題”等。為了以后緊急狀況發(fā)生時(shí)方便聯(lián)絡(luò)，最好詢問對方的手機(jī)號碼，并且寫在電話留言條上。
回電以后，就知道了對方所為何事。對于這個(gè)結(jié)果也要記錄保存，方便日后查找。對于設(shè)想和結(jié)果，請使用不同顏色的筆區(qū)別記錄。在打電話時(shí)，若對所談內(nèi)容有所記錄，也請寫在貼有電話留言條的那一頁上。
如此一來，通話內(nèi)容這種乍看上去完全無法記錄的零散信息也能保存下來，所以本人強(qiáng)烈推薦。
記錄時(shí)無須整齊美觀，也不需要?dú)w納整理，就算留言條上有點(diǎn)小污漬，日后翻閱時(shí)也不會(huì)影響你對電話內(nèi)容的回顧。
另外，即使不是緊急事件，只是一些瑣碎的事情，也盡量將自己常犯的錯(cuò)誤都記錄下來。越是小失誤，越是不會(huì)留意，也就一直無法改正。
養(yǎng)成記錄設(shè)想與結(jié)果的習(xí)慣之后，即使遇到意想不到的問題或者客戶投訴，也不會(huì)感到手足無措，照樣能冷靜處理。
剛進(jìn)公司或剛換部門時(shí)，電話留言的使用方法是有竅門的。因?yàn)槟闶切氯?，一定有很多接電話的機(jī)會(huì)。這時(shí)候不要將通話內(nèi)容記在留言條上，而是直接記在你的航母筆記本上，然后再確認(rèn)。如果跟你無關(guān)，就將留言謄寫到電話留言條上，交給負(fù)責(zé)人。
如此一來，你就能知道本公司或本部門與哪位客戶或者其他部門的哪一位同事有往來。如果是不認(rèn)識的客戶或遇到不懂的用語，先記在筆記本上，然后再上網(wǎng)查找，或是將電話留言條交給同事時(shí)詢問一下。這樣你就能迅速適應(yīng)新的工作環(huán)境，也能夠更快地了解工作內(nèi)容。
我進(jìn)公司12年，期間換過6個(gè)部門，這個(gè)方法是我迅速融入職場新環(huán)境的一個(gè)竅門。
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