【公文格式】公文格式專指主要（或稱法定）文種外形結(jié)構(gòu)的組織與安排，以及公文的書寫、字體、用紙的規(guī)格和樣式等。公文格式是公文具有法定的權(quán)威性和組織約束力在形式上的表現(xiàn)，是區(qū)別公文與一般文章的重要標(biāo)志，也是保證公文的質(zhì)量和提高辦文效率的重要手段。
【黨政公文格式】黨和國家行政機關(guān)公文格式的組成要素，新《條例》第三章第九條規(guī)定，主要包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
【版頭】即公文格式的第一部分，包括“公文份數(shù)序號”、“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”、“發(fā)文機關(guān)標(biāo)識”、“發(fā)文字號”、“簽發(fā)人”等內(nèi)容。
【主體】即公文格式的第二部分，包括“標(biāo)題”、“主送機關(guān)”、“正文”、“附件”、“成交時間”、“公文生效標(biāo)識”、“附注”等內(nèi)容。
【版記】即公文格式的第三部分，包括“抄送”、“印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間”等。版記應(yīng)置于公文的最后一頁，版記的最后一個要素置于公文的最后一行。
【公布性文件格式】法定公文中的公布性文件（諸如公報、公告、通告、公布令等）使用的文件格式與內(nèi)部運行的公文格式，是有所區(qū)別的。它們雖屬下行文，但由于行文方式不是在內(nèi)部運行，而是通過報紙、廣播、電視等媒體形式予以公開發(fā)布，所以與一般公文格式相比，其主要區(qū)別是：一無版頭，二無主送，三無發(fā)文字號，四無抄送等。也就是說，公布性文件的規(guī)格包括：標(biāo)題、正文、落款、成文日期。
【公文紙型】公文紙型指公文用紙的幅面尺寸。新《條例》規(guī)定，公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型即297毫米×210毫米（長×寬）。黨和國家公文一律采取左側(cè)裝訂的形式。公告、通告等公布性公文，其用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。
【行款】行款即書寫或排列文字的行列款式，包括字序和行序。如漢字原來直排時，字序由上而下，行序由右而左；現(xiàn)在橫排的行款，字序由左而右，行序自上而下。公文正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
【版面尺寸】版面尺寸即公文頁邊與版心尺寸。公文的版面尺寸規(guī)格為：
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37毫米±1毫米；
公文用紙訂口（左白邊）為：28毫米±1毫米；
版心尺寸為：156毫米×225毫米（不含頁碼）。
【公文中的表格】公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。
【發(fā)文字號】發(fā)文字號又稱發(fā)文號、發(fā)文編號。它是公文格式中一個不可缺少的組成部分，即向外發(fā)文的登記編號。發(fā)文字號的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）便于文件的發(fā)出。通過發(fā)文編號，使文件在文書部門掛號登記，文書部門就得履行職責(zé)按時將文件組織發(fā)出。
（2）便于掌握、統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量。大單位對外發(fā)文較多，一看發(fā)文編號就知道整個單位及部門向外發(fā)出多少份文件。
（3）便于查詢和引用。
（4）利于保管的系統(tǒng)性。
編制發(fā)文字號的原則，新《條例》中明確規(guī)定：“發(fā)文字號包括機關(guān)代字、年份、序號；聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號?！逼渚唧w要求是：①發(fā)文字號三個構(gòu)成要素的排列順序，應(yīng)先是機關(guān)代字，其次是年份（書寫時兩面加六角括號），最后是發(fā)文順序號。序號不編虛位（即1不編為001，不加“第”字）。②黨政機關(guān)的發(fā)文字號應(yīng)以分開為宜。③在機關(guān)代字中應(yīng)明確發(fā)文的含義，如“中發(fā)”、“中辦發(fā)”、“閩黨發(fā)”、“晉汾黨發(fā)”等。④幾個單位聯(lián)合行文時，不應(yīng)一文多號，而應(yīng)只標(biāo)主辦機關(guān)的發(fā)文字號。⑤在同一地區(qū)，當(dāng)有些機關(guān)發(fā)文字號的機關(guān)代字容易造成重復(fù)時（如某縣的政府、政協(xié)、政法委三機關(guān)的代字都會編成“×政發(fā)”），要力求避免。⑥在機關(guān)代字中，要不要注明承辦部門的代字，可視具體情況而定，如大單位可以考慮這樣做，一般中、小單位就不甚必要。
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