主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的、規(guī)范化的、具有組配性能，并可顯示詞間語義關系的詞和詞組。
在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞標引一般應按照《公文主題詞表》中的詞標引，如果主題詞表中確實沒有專指的詞來標引時，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當?shù)脑~來標引，但第一個主題詞必須選用主題詞表中的詞。
主題詞的應用也是有一定范圍的，具體有以下幾方面：凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報、密碼電報外，都必須標引主題詞；本廳主辦與其他廳局聯(lián)合發(fā)出的公文也必須標引主題詞。
另外，標引主題詞還要注意以下幾點：
第一，公文主題詞是在文件擬稿時標引，它應該根據(jù)文件的基本內(nèi)容，直接全面地、實事求是地揭示文件的主旨，不能只按文件的標題進行標引，同時，各個業(yè)務部門的負責人在審核文件時必須要認真審核主題詞。
第二，主題詞標引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個主題詞之間空一格。
第三，每個文件的主題詞一般可以有2～4個主題詞，最多不能多于7個。
第四，像“敵情”、“社情”、“涉外案件”、“警容風紀”、“裝備”等這些詞通常是幾個部門可以共用的，只編在一個部門里，其他部門在標引時，均可參照使用。
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