〔解答〕通知是黨政機(jī)關(guān)常用的一種公文。在我們黨和國家歷次發(fā)布的公文處理法規(guī)中，一直將其列為主要公文種類之一。從實(shí)際情況來看，通知是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個(gè)文種。
通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。由此可以看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現(xiàn)出一種明顯的多功能的特性。具體表現(xiàn)為以下三點(diǎn)。
1．發(fā)布性。
即用通知來發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，它一般用于黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部行文，此種通知稱為“發(fā)布性通知”。
2．指示性。
即指用通知來發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，此種通知稱為“指示性通知”。它具有明顯的指示性，但在內(nèi)容規(guī)格上又不適宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”來發(fā)布。同時(shí)，這種指示性通知，一般是以機(jī)關(guān)辦公部門名義行文，而指示則必須使用領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義行文。
3．中轉(zhuǎn)性。
即指用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。具體分為三種情形：一是“上轉(zhuǎn)下”，即將某一下級(jí)機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)給所屬下級(jí)機(jī)關(guān)；二是“下轉(zhuǎn)上”，即將上級(jí)機(jī)關(guān)的來文轉(zhuǎn)發(fā)給所屬下級(jí)機(jī)關(guān)；三是“平轉(zhuǎn)平”，即將平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的來文轉(zhuǎn)發(fā)給所屬下級(jí)機(jī)關(guān)。其中“上轉(zhuǎn)下”稱為“批轉(zhuǎn)性通知”，“下轉(zhuǎn)上”和“平轉(zhuǎn)平”統(tǒng)稱為“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”。
關(guān)于結(jié)構(gòu)與寫法由于通知功能的多樣性，其寫作模式及要領(lǐng)也不盡相同?，F(xiàn)將幾種主要通知的寫作技法分述如下。
1．發(fā)布性通知。
發(fā)布性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾部分組成：
（1）標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章名稱和文種三要素組成。
（2）正文。正文一般應(yīng)當(dāng)載明兩層內(nèi)容：一是明確指出所發(fā)布的是什么法規(guī)，該法規(guī)的施行或生效日期及相關(guān)事項(xiàng)說明；二是提出貫徹執(zhí)行的希望或要求。一些十分重要的法規(guī)，文中還要強(qiáng)調(diào)它的重大意義。
在具體表達(dá)次序上，開頭都要通過一個(gè)“提前”句式，使用“現(xiàn)將”二字，把所要發(fā)布的法規(guī)、規(guī)章展現(xiàn)給閱者。如“現(xiàn)將《中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》（以下簡稱《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》）印發(fā)給你們，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“現(xiàn)將《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》（以下簡稱《干部任用條例》）印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本地區(qū)、本部門的實(shí)際，認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行?！?/p>
在主體部分，一方面可強(qiáng)調(diào)它的重要性及重大意義，如“《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》是一部十分重要的黨內(nèi)法規(guī)，它的頒布實(shí)施，對(duì)于我們堅(jiān)持黨要管黨、從嚴(yán)治黨的方針，發(fā)揚(yáng)黨內(nèi)民主，加強(qiáng)黨內(nèi)監(jiān)督，維護(hù)黨的團(tuán)結(jié)統(tǒng)一，保持黨的先進(jìn)性，始終做到立黨為公、執(zhí)政為民，必將起到重要作用?！绷硪环矫嬉岢鲐瀼貓?zhí)行的要求，如“黨的各級(jí)組織一定要從推進(jìn)黨的建設(shè)新的偉大工程的高度，充分認(rèn)識(shí)貫徹實(shí)施《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)、廣泛宣傳、嚴(yán)格執(zhí)行《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》。要依據(jù)《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》，認(rèn)真分析本地區(qū)、本部門、本單位黨內(nèi)監(jiān)督方面的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施加以解決；要認(rèn)真開展督促檢查，及時(shí)糾正違反《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》的行為，黨員領(lǐng)導(dǎo)干部要在抓好本地區(qū)、本部門、本單位貫徹執(zhí)行《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》工作的同時(shí)，切實(shí)增強(qiáng)接受監(jiān)督的意識(shí)，主動(dòng)接受黨組織和黨員的監(jiān)督。廣大黨員干部要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，自覺履行黨內(nèi)監(jiān)督的職責(zé)，正確行使黨內(nèi)監(jiān)督的各項(xiàng)權(quán)利”。
（3）結(jié)尾。主要有兩種情形，或是要求下級(jí)反饋貫徹執(zhí)行的情況，如前述的這份發(fā)布性通知的結(jié)尾是：“各地區(qū)、各部門在貫徹實(shí)施《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》中有哪些問題和建議，請(qǐng)及時(shí)報(bào)告中央”；在多數(shù)情況下，是用來宣布法規(guī)及規(guī)章的時(shí)效，其寫法有的是“從即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并寫明原有相同的法規(guī)、規(guī)章同時(shí)廢止等。
以上是內(nèi)容比較復(fù)雜一些的發(fā)布性通知的寫法。一些內(nèi)容比較簡單的發(fā)布性通知，在寫作上一般只有發(fā)布了什么法規(guī)規(guī)章及其時(shí)效兩個(gè)方面的內(nèi)容。
2．指示性通知。
指示性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個(gè)部分組成：
（1）標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題都是標(biāo)準(zhǔn)式的，即由“制文機(jī)關(guān)”、“事由”與“文種”三個(gè)要素組成，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市居民最低生活保障工作的通知》。
（2）正文。正文的寫法主要有兩種形式：一是既有一個(gè)獨(dú)立且簡短的開頭“撮要”，又有一個(gè)總括全文中心并要求下級(jí)及時(shí)反饋執(zhí)行情況的結(jié)尾，中間主體部分由若干并列的內(nèi)容組成，呈現(xiàn)“總——分——總”的結(jié)構(gòu)模式。這是內(nèi)容復(fù)雜一些的指示性通知相當(dāng)普遍的一種寫法。以《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市居民最低生活保障工作的通知》為例，開端處寫有240多字的“撮要”，用來講明制發(fā)本通知的背景、緣由與目的：
“自1997年國務(wù)院決定在全國建立城市居民最低生活保障制度以來，在各級(jí)政府的高度重視和有關(guān)部門的積極努力下，我國城市居民最低生活保障工作取得了較大進(jìn)展。但是，這項(xiàng)工作發(fā)展不平衡，一些地方存在著財(cái)政收入不足、屬地管理原則沒有完全落實(shí)、管理工作不夠規(guī)范、基層日常管理、服務(wù)工作不適應(yīng)以及最低生活保障與其他保障措施銜接不夠緊密等問題。為切實(shí)加強(qiáng)城市居民最低生活保障工作，進(jìn)一步完善保障體系，盡快使符合條件的城市貧困人口都能享受最低生活保障，經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下”。
在開頭“撮要”的統(tǒng)領(lǐng)下，正文部分寫了五個(gè)大問題，形成五個(gè)部分：一是進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)真抓好城市居民最低生活保障工作；二是認(rèn)真貫徹屬地管理原則，全面落實(shí)城市居民最低生活保障制度；三是加大財(cái)政投入力度，管好用好城市居民最低生活保障資金；四是建立健全法規(guī)制度，推進(jìn)城市居民最低生活保障工作的規(guī)范化管理；五是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，確保城市居民最低生活保障制度落到實(shí)處。這五個(gè)問題不是相互孤立的并存，而是體現(xiàn)了一種先務(wù)“虛”，后務(wù)“實(shí)”，以“虛”帶“實(shí)”的邏輯關(guān)系。還有一個(gè)值得注意的地方，即不論寫幾個(gè)部分，通常第一部分都是講提高思想認(rèn)識(shí)方面的問題，而最后一個(gè)部分則是講有關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)的問題，這也算是這類通知寫作的一大特點(diǎn)。
二是開頭有一個(gè)開宗明義，交代緣由、背景的“撮要”，然后分條列項(xiàng)提出要求，其結(jié)構(gòu)形式表現(xiàn)為“撮要分條式”，這是較前者內(nèi)容簡單一些的指示性通知的寫法。如《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步精簡會(huì)議和文件的通知》，就是一篇非常典范的指示性通知。開頭集中說明制發(fā)本通知的“緣由”及“總的要求”，采用欲抑先揚(yáng)的寫作手法，首先肯定近年來在精簡會(huì)議和文件方面所取得的成效：“近年來，黨中央、國務(wù)院三令五申，要求精簡會(huì)議和文件，并采取一些措施，取得了一定成效。”緊接著筆鋒一轉(zhuǎn)，用“但是”引出所存在的問題：“但是各類會(huì)議和文件仍然偏多，特別是部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)召開的會(huì)議過多過濫，一些會(huì)議隨意召集地方政府廳局負(fù)責(zé)人參加，給地方增加了負(fù)擔(dān)；部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)越權(quán)發(fā)文現(xiàn)象十分突出，成為文件過多的主要原因?！边M(jìn)而提出精簡會(huì)議和文件的原則要求：“一要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到精簡會(huì)議和文件是克服官僚主義、形式主義的需要；二是深化行政管理體制改革，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理職能，轉(zhuǎn)變工作方式和工作作風(fēng)，把工作重點(diǎn)放在深入實(shí)際，深入群眾，加強(qiáng)調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實(shí)際問題上；三要積極利用現(xiàn)代通信和技術(shù)手段開展工作，加快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的步伐，改變傳統(tǒng)的主要依靠召開會(huì)議和印發(fā)文件來推動(dòng)工作的做法?！币陨蠈儆陂_端處的三個(gè)小層次，從“成績”到“問題”再到“總的要求”，層層遞進(jìn)、順理成章、層次清晰，令人一目了然，寫得十分成功。
在以上開端“撮要”的前提下，通過一個(gè)短語（“為做好精簡會(huì)議和文件的工作，現(xiàn)特有關(guān)事項(xiàng)通知如下：”）過渡到此通知的“主體事項(xiàng)”部分，緊緊圍繞“精簡會(huì)議和文件”這一主旨，并列講了三個(gè)方面的內(nèi)容事項(xiàng)，其中前兩個(gè)方面分別就如何精簡會(huì)議以及如何精簡文件問題作出了指示，最后一個(gè)方面就如何貫徹落實(shí)提出了具體要求。在寫法上，采用了撮要標(biāo)目的方式，先用序號(hào)標(biāo)明層次，隨即列出段旨句，使行文條理清晰，眉目清楚，便于領(lǐng)會(huì)、理解和執(zhí)行。同時(shí)，對(duì)每項(xiàng)規(guī)定要求的闡述都很明確具體，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和可操作性。
由于是指示性通知，因而在文中大量地使用了“不得”、“要”、“不要”、“必須”等模態(tài)詞語，表意十分明確，語氣堅(jiān)定有力，令人不容置疑。而這對(duì)于確保通知內(nèi)容的貫徹執(zhí)行，顯然是極為必要的?，F(xiàn)將這份通知的“主體事項(xiàng)”的內(nèi)容摘列于下，可與以上介紹對(duì)照一讀：
“一、切實(shí)加強(qiáng)管理，精簡各類會(huì)議
（一）繼續(xù)大力壓縮會(huì)議，能不開的會(huì)議堅(jiān)決不開……
（二）嚴(yán)格限制邀請(qǐng)地方政府及其廳局負(fù)責(zé)人和中央管理的企業(yè)的負(fù)責(zé)人參加會(huì)議……
（三）盡量壓縮會(huì)期，提高會(huì)議質(zhì)量……
（四）大興勤儉之風(fēng)，反對(duì)奢侈浪費(fèi)……
（五）改進(jìn)會(huì)議方式，提高會(huì)議效率……
（六）應(yīng)由各部門召開的會(huì)議，不得要求以國務(wù)院或國務(wù)院辦公廳的名義召開……
二、采取有效措施，大力精簡文件
（一）各部門要在進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理職能和減少審批事項(xiàng)上多下工夫……
（二）各部門要嚴(yán)格控制向地方政府發(fā)文……
（三）嚴(yán)格控制部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文……
（四）各部門要各司其職，各負(fù)其責(zé)……
（五）要認(rèn)真做好各種簡報(bào)的清理、整頓工作……
三、加強(qiáng)監(jiān)督檢查，促進(jìn)工作落實(shí)
各部門主要負(fù)責(zé)人要高度重視精簡會(huì)議和文件的工作，嚴(yán)格把關(guān)，從源頭上控制和解決‘文山會(huì)海’問題……”
（3）結(jié)尾。結(jié)尾部分主要是對(duì)有關(guān)單位提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。例如上述《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市居民最低生活保障工作的通知》一文，在主體部分之后，單獨(dú)寫了一段文字，強(qiáng)調(diào)做好城市居民最低生活保障工作“關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益，各地區(qū)、各有關(guān)部門要按照本通知的要求，認(rèn)真做好組織實(shí)施工作。民政部要會(huì)同財(cái)政部、勞動(dòng)保障部等部門加大督促檢查力度，及時(shí)了解有關(guān)情況，把各項(xiàng)政策措施落到實(shí)處”。這個(gè)結(jié)尾既與開頭的“撮要”相互照應(yīng)，使全文達(dá)到圓潤縝密，又起總括收束之作用，以進(jìn)一步提高人們的認(rèn)識(shí)?？梢娺@份通知的寫作是非常嚴(yán)密的。
3．批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個(gè)部分組成。
（1）標(biāo)題。此種通知的標(biāo)題，通常由批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容與文種三個(gè)要素構(gòu)成。這里講的主要內(nèi)容即被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題，例如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財(cái)政部、國家計(jì)委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)外國政府貸款管理若干意見的通知》。
在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到幾個(gè)“通知”重復(fù)出現(xiàn)的問題，如《×縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)省人民政府關(guān)于（事由）的通知的通知的通知》。對(duì)于這種情況，為了防止重疊和煩瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即市政府）和自己所使用的兩個(gè)“通知”，只保留文件發(fā)源處的一個(gè)文種“通知”。這樣，即可將標(biāo)題簡化為《×縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)省人民政府關(guān)于（事由）的通知》。為了彌補(bǔ)如此變通后可能出現(xiàn)的遺憾，應(yīng)把被刪掉的中間層次寫進(jìn)公文的開頭，如“近接市人民政府于×月×日發(fā)來省人民政府關(guān)于（事由）的通知（×政發(fā)〔2009〕6號(hào)），現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們……”由于標(biāo)題中已有“通知”字樣，省略了自己的那個(gè)“通知”也不會(huì)引起歧義。
（2）正文。此種通知的正文，通常要寫明三層意思。以《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財(cái)政部、國家計(jì)委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)外國政府貸款管理若干意見的通知》為例，一是表明對(duì)被批轉(zhuǎn)文件的態(tài)度：“國務(wù)院同意財(cái)政部、國家計(jì)委《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)外國政府貸款管理的若干意見》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”；二是強(qiáng)調(diào)闡述了批轉(zhuǎn)該文件的重要性和必要性：“利用外國政府貸款是我國引進(jìn)外資的一種重要方式，進(jìn)一步加強(qiáng)外國政府貸款管理工作，是在新形勢下認(rèn)真貫徹中央關(guān)于積極、合理、有效地利用外資，更好地使用國外資金，防止和化解國家主權(quán)外債風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)我國政府對(duì)外信譽(yù)的重要舉措?！弊詈笫翘岢鲐瀼貓?zhí)行的希望和要求，關(guān)于這層內(nèi)容要視具體情況而定，它可以是一句話，也可以是若干條段，如本文即是一個(gè)長句：“各地區(qū)、各部門要統(tǒng)一思想，高度重視，落實(shí)責(zé)任，切實(shí)做好有關(guān)工作”。
（3）結(jié)尾。要寫明本通知的制發(fā)日期，并加蓋公章。
寫好“通知”的要領(lǐng)包括以下幾點(diǎn)。
1．要講求實(shí)效，切忌濫發(fā)通知。由于發(fā)布通知是要求所屬機(jī)關(guān)單位貫徹執(zhí)行或周知的，其目的在于指導(dǎo)和推動(dòng)工作的深入開展，因此，要特別注意發(fā)布的必要性，講求實(shí)效，嚴(yán)禁隨意濫發(fā)，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量，做到量度適中。實(shí)踐中，有些機(jī)關(guān)不分巨細(xì)，逢事必發(fā)“通知”，以致過多過濫，有損通知的嚴(yán)肅性，必須加以糾正。
2．要把握內(nèi)涵，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在實(shí)踐中往往備受“偏愛”。有些公文，按其內(nèi)容性質(zhì)及發(fā)文的目的要求本來應(yīng)當(dāng)用“函”、“意見”或“通告”，卻往往被“通知”代替。甚至有些本來應(yīng)用“啟事”、“聲明”之類的日常應(yīng)用文也隨意用“通知”行文，既失嚴(yán)肅，又有悖法規(guī)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)引起高度注意。
3．要明確無疑，切忌阻滯含混。發(fā)布通知是為了解決實(shí)際問題并且需要貫徹執(zhí)行的，因此，在寫作時(shí)必須做到主旨明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，用語通暢，令人一目了然。同時(shí)，在內(nèi)容上必須符合黨和國家的方針政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的文件指示精神，還要合乎本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況。否則，就會(huì)從根本上損害通知的質(zhì)量與效用。
4．用語要莊重、切忌平淡無味。指示性通知用語的突出特點(diǎn)表現(xiàn)為莊嚴(yán)鄭重、語氣肯定、不容置疑。為此，要大量使用一些祈使句，如“堅(jiān)決……”、“盡快……”、“必須……嚴(yán)禁”、“要切實(shí)……”、“嚴(yán)格……”等；要使用一些成語和四字格的詞組，這類語句簡短意明、節(jié)奏爽快，有利于增強(qiáng)堅(jiān)定有力的氣勢。撰寫這種通知，不要因?yàn)橐笄f重而回避修辭，切忌語言平淡無味。
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