計(jì)劃無(wú)處不在
在中海殼牌，做每一件事情都必須有詳細(xì)的計(jì)劃。即使是外出訪問(wèn)和交流，以及集體外出活動(dòng)，也必須事先做出精心計(jì)劃和周密安排。2003年我們組團(tuán)去中國(guó)石化廣東茂名石化公司參觀，就是一個(gè)典型的例子。
由于公司從成立之日起，就從國(guó)內(nèi)各大型石化企業(yè)招聘了許多員工，其中從茂名石化招聘的員工最多，層次也較高，因此，為了進(jìn)一步協(xié)調(diào)和改善地處同一地區(qū)、同一行業(yè)的兩個(gè)企業(yè)之間的關(guān)系，增進(jìn)彼此之間的理解和信任，2003年4月，中海殼牌決定由開工總經(jīng)理約翰?史蒂夫帶隊(duì)去茂名石化訪問(wèn)。考慮到訪問(wèn)的級(jí)別和層次較高的原因，同時(shí)由于當(dāng)年從該公司到中海殼牌的員工中，我的原職位最高，所以，公司決定由我來(lái)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)這次訪問(wèn)的有關(guān)事宜。訪問(wèn)前，我的上司讓我來(lái)制定訪問(wèn)計(jì)劃。由于同處廣東，惠州市到茂名市之間只有500多公里的距離，我想這種訪問(wèn)一般比較簡(jiǎn)單，因此就簡(jiǎn)要地寫了一個(gè)訪問(wèn)計(jì)劃。沒(méi)想到，計(jì)劃提交我的上級(jí)后，他卻就此提出了很多問(wèn)題。經(jīng)過(guò)幾次修改，我的這份訪問(wèn)計(jì)劃才算過(guò)關(guān)。
這次訪問(wèn)為期兩天，其中一天為來(lái)回路程，一天為訪問(wèn)時(shí)間。整個(gè)計(jì)劃中的每項(xiàng)內(nèi)容都要事先通過(guò)電話或電子郵件多次與對(duì)方確認(rèn)，詳細(xì)內(nèi)容包括：整個(gè)來(lái)回路程所要耗費(fèi)的時(shí)間；工廠內(nèi)參觀路線的確認(rèn)；要會(huì)見的茂名石化高層領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)；會(huì)議經(jīng)驗(yàn)介紹；攜帶的禮品檔次；住宿的賓館等等，就連進(jìn)入廠區(qū)要安裝汽車尾氣阻火器也考慮到了。由于計(jì)劃做的詳細(xì)具體，訪問(wèn)也就十分順利和成功，達(dá)到了預(yù)期的效果。
同樣，在公司組織團(tuán)隊(duì)集體外出活動(dòng)時(shí)，相關(guān)計(jì)劃也要做的詳細(xì)周到，并提前發(fā)送給大家知曉。通常來(lái)說(shuō)，這類計(jì)劃要說(shuō)明活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間安排、參加人員、地點(diǎn)，必要時(shí)還要畫出乘車交通路線圖等，以保證活動(dòng)的順利展開。
除了這類集體活動(dòng)，員工的休假也要做好詳細(xì)計(jì)劃。在中海殼牌，除了國(guó)家規(guī)定的法定休假以外，每個(gè)員工每年還有15天以上的帶薪休假。為了使自己的休假不影響工作，員工必須將自己的休假次數(shù)、每次的天數(shù)以及時(shí)間等填寫在休假計(jì)劃表中，由秘書統(tǒng)一匯總，并發(fā)布給大家，以便協(xié)調(diào)和交接工作。即使是最高管理層，也要在休假和出差前，做出詳細(xì)的計(jì)劃，并向全體員工發(fā)布出差或休假的天數(shù)、目的地，以及在休假期間的授權(quán)情況，包括責(zé)任代理和預(yù)算等。
那些需要出差、開會(huì)或者參加培訓(xùn)的員工，也需要事先制訂計(jì)劃。如果沒(méi)有計(jì)劃和預(yù)算，上級(jí)一般不會(huì)批準(zhǔn)下屬的申請(qǐng)。有一次，一位來(lái)公司不久的部門經(jīng)理要求出差，當(dāng)他請(qǐng)示上級(jí)時(shí)，上級(jí)問(wèn)道：“有計(jì)劃嗎（Do you have planning）？有預(yù)算嗎（Budget）？緊急嗎（Urgent）？”“如果沒(méi)有，不要去（No Action）?！庇捎谑孪葲](méi)有出差計(jì)劃，這位經(jīng)理只好作罷。
這種計(jì)劃無(wú)處不在的現(xiàn)象，對(duì)我這個(gè)曾在特大型國(guó)有企業(yè)、大型民營(yíng)企業(yè)工作過(guò)的高級(jí)經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，感觸特別深刻。國(guó)內(nèi)的一些企業(yè)老總總是說(shuō)他們整天工作，疲于奔命，即使如此還是“按下葫蘆浮起瓢”，管理始終處在“救火”狀態(tài)。我想，除了缺乏有效授權(quán)外，其中最主要的原因，應(yīng)該就是沒(méi)有在思想上認(rèn)識(shí)到工作計(jì)劃的重要性。有的人由于對(duì)工作缺乏周密的計(jì)劃，結(jié)果就導(dǎo)致了眉毛胡子一把抓，越忙越亂的結(jié)果。有的人則由于計(jì)劃制定不嚴(yán)謹(jǐn)，結(jié)果朝令夕改，致使員工無(wú)所適從，執(zhí)行力大打折扣。
韋爾奇在掌控通用電氣時(shí)發(fā)現(xiàn)，如果每一次會(huì)議都建立在上一次會(huì)議的基礎(chǔ)上，這樣就能更有效率地解決問(wèn)題，而不是在一些重復(fù)性問(wèn)題上糾纏不休。事實(shí)上，對(duì)任何一家公司來(lái)說(shuō)，計(jì)劃都應(yīng)該像壘金字塔一樣，先把基礎(chǔ)做好，然后一層一層往上做，這樣就減少了重復(fù)性勞動(dòng)，工作也變得更加有序。這實(shí)際上也就是跨國(guó)公司的老總工作時(shí)總是從容不迫，而企業(yè)效益卻穩(wěn)定增長(zhǎng)的真正原因之一。他們平時(shí)很少加班加點(diǎn)，周末堅(jiān)持休息、定期度假、打高爾夫球、在海上開游艇、釣魚，生活充滿了樂(lè)趣，卻又不耽誤工作，這一切，都是完美計(jì)劃的功勞。
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