圖3-1時間管理的“四象限”圖
“四象限”圖法是美國管理學家科維提出的一個時間管理的理論，就是把工作按照重要和緊急的不同程度進行劃分，分為四個“象限”：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等），重要但不緊急（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施、企業(yè)文化的傳承等），緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等），既不重要也不緊急（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。
按時間管理“四象限”圖劃分，處理事情的順序應為：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不重要也不緊急的。
“四象限”圖法的關鍵在于第一類和第四類事情的順序問題，必須非常小心地加以區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一類和第二類事情，都是緊急的，不同之處在于前者能帶來更大的價值，實現(xiàn)某種重要目標，而后者不能。
無論你是一個部門的管理者，還是一家大型公司的總經(jīng)理，你都是一個團隊的領導者。那么，卓越領導者與平庸領導者之間的區(qū)別是什么呢？
最重要的區(qū)別就是，優(yōu)秀的領導者將時間放在重要但不緊急的區(qū)域，普通的領導者將時間放在既緊急又重要的區(qū)域。而作為領導者，真正要做的就是那些重要但不緊急的事情，也就是把工作重點放在時間管理的第四象限內(nèi)。這一類的事情往往對我們的工作影響深遠，如輔導（指導）下屬工作、建立和推廣企業(yè)文化、組織下屬參加技能培訓、了解行業(yè)和市場趨勢、睡覺、吃飯、健身、改善激勵機制和招聘新的優(yōu)秀人才都在重要但不緊急的區(qū)域內(nèi)。如果相反，我們緊急地吃飯睡覺、緊急地健身、緊急地制訂工作計劃、緊急地推廣企業(yè)文化，可能應付當前，但一定隱藏著巨大的隱患。
對于重要的事情，我們應該有條不紊地將它們做好，而不應匆忙應付。
不速之客的來訪、不重要的電話等瑣事，雖然它們并不重要，但是你又不得不去處理這些屬于緊急但不重要區(qū)域內(nèi)的事情。如果不妥善安排，會大大影響工作的效率，正確的方法是采用授權的方法，讓自己的下屬來處理。
對于那些既緊急又重要的事，要盡量以最短、最快的時間將它們處理完。而那些既不重要也不緊急的事，你就盡量不要去做。如果確實需要做，也要嚴格限定時間，如寫博客、同客戶和朋友談心、打打牌或做一些自己感興趣的事，這可能使自己的精神放松、生活充實，以便更好地投入新一輪的工作。但一定要限定一個時間，時間一到就立刻停止，千萬不要被無聊的人和無關緊要的事纏住。
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