所謂“程序化”，就是按一定的步驟進行處理；而“規(guī)范化”就是按一定的規(guī)定處理。盡可能地將秘書的各種日常工作程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，這是由秘書工作的特點決定的。秘書在日常工作中有很多需要當(dāng)機立斷處理的事情，例如，上司正在主持一個會議時，秘書接到上司的一個老朋友打來的電話，對方要求找上司親自接電話。按有關(guān)規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)在開會時原則上不得接電話，但是如果秘書機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定上司想了解某種信息而早就在等對方的電話。遇到這類問題，秘書與上司之間就得有個說法，不然秘書就不好處理，容易造成誤會。
作為秘書，不僅需要當(dāng)機立斷的工作多，而且工作內(nèi)容的變化快，例如，按原訂的日程安排，秘書今天下午兩點應(yīng)陪上司去在郊區(qū)的車間檢查工作，可就在一點半，集團公司×總的秘書來電話，說明天下午×總有急事要出門，希望將原訂于明天下午聽取匯報的時間改到今天下午三點半。如果改到今天下午三點半，那么原訂于今天下午去郊區(qū)的車間的時間就得改期……面對這種多米諾骨牌效應(yīng)，秘書又要重新與各方聯(lián)系協(xié)商，及時調(diào)整上司的工作日程；調(diào)整之后，又要盡快通知有關(guān)部門和人員……因此，秘書的日常工作顯得非?！半s”和“亂”?！半s”和“亂”不僅容易影響秘書工作的效率，而且容易造成與上司之間的誤會，例如，秘書把上司要接的電話給掛掉了，卻把上司不想見的客人給安排了。因此，要治理這種“雜亂”現(xiàn)象，秘書就要盡可能地將各項日常工作程序化，并形成一定的規(guī)范。
多與上司溝通，達成共識，“約法三章”秘書在將各項日常工作程序化和規(guī)范化的過程中，應(yīng)找機會與上司溝通，就雙方的“權(quán)責(zé)”進行劃分，例如，什么樣的電話秘書可以自行處理，什么樣的客人按什么方式接待……只要不違反原則，一般就要尊重上司的工作習(xí)慣和意愿。但是雙方的“權(quán)責(zé)”一旦確定下來，就應(yīng)明確秘書對自己分內(nèi)的工作有“權(quán)”自行處理，上司不能“出爾反爾”。有了一定的規(guī)定后，秘書就不需要事事都請示，這樣既提高了工作效率，又大大降低上司的誤會。不過，秘書要對上司實行“約法三章”得有個前提條件，那就是上司對你的人品和能力非常信任。冷靜：給領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造再次決策的機會小溫是北京遠方工貿(mào)公司的總經(jīng)理秘書。今天上午十點左右她正在整理檔案，老總來電話讓她去他的辦公室。一進門，老總就說：“小溫，我剛才起草了一封給深圳隆源公司錢總的信，你馬上把它打印出來，用傳真發(fā)給他！”
小溫接過草稿，信的內(nèi)容大致是這樣的：錢總，你我兩家公司打了這么多年的交道了，你怎能做出這種背信棄義的事來呢，我決定斷絕我們兩家公司的一切往來！
對于本公司與隆源公司之間的關(guān)系，小溫也知道個大概，因為錢總每次來北京，都是她負責(zé)接待的。她覺得錢總的一些做法雖有不妥之處，但老總也沒有必要這樣大動干戈。于是，她對老總說：“老板，您這么做是不是意氣用事？”
見小溫說自己是意氣用事，老總更是氣不打一處來：“你怎么知道我是意氣用事？我就是意氣用事又怎么了？”
狗咬呂洞賓，不識好人心！小溫在心里嘟囔著，回到辦公室馬上把老板的信打印出來，用傳真發(fā)了出去?？煜掳嗟臅r候，老總問小溫傳真發(fā)了沒有。當(dāng)他得知傳真上午就發(fā)出去了之后，眼里露出了明顯的悔意。小溫也看出來了，老板對自己也非常不滿。老總之所以對小溫不滿，是因為他覺得小溫作為自己的助手，在自己不冷靜的時候也跟著不冷靜，從而讓自己失去了糾正因沖動而作出錯誤決策的機會。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人每天都面臨著激烈的競爭壓力，他們不僅在生意場上會遇到挫折和失敗，而且在公司內(nèi)部也面臨許多不順心的事，因此，他們在工作中失去冷靜，感情用事也是正?，F(xiàn)象。
秘書發(fā)現(xiàn)上司有些意氣用事之后，提醒老總，這表現(xiàn)出了一個職業(yè)秘書應(yīng)有的素質(zhì)，但是秘書不應(yīng)用“老板，您這么做是不是意氣用事？”這種口氣跟上司說話，這等于變相頂撞上司，是非常錯誤的。為了企業(yè)的整體利益，勇于諫言，這是忠誠的表現(xiàn)。對于一個秘書來說，沒有這種“忠誠”，就不可能成為一個好秘書，但僅有“忠誠”，也不是一個好秘書，因為秘書既不是公司政策的制定者，也不是公司的最后決策人。更為嚴(yán)重的是，上司因不冷靜對秘書說了不冷靜的話之后，秘書也跟著意氣用事。
鄂公網(wǎng)安備 42010302001612號