小溫的老總也是普通人，他也有自己的喜怒哀樂，也有控制不住自己情緒的時候。當他火氣消下去之后，他一定會反思讓小溫給錢總發(fā)傳真的事。通過反思，也許他會覺得自己做對了，也許他會覺得自己過于情緒化。因此，如果小溫回到辦公室后不急于發(fā)傳真，而是在快要下班的時候，問問已經(jīng)心平氣靜的老總，要不要把傳真發(fā)給隆源公司的錢總，那就有可能會出現(xiàn)一個皆大歡喜的結(jié)果。
給上司創(chuàng)造第二次決策的機會作為助手，秘書在發(fā)現(xiàn)上司缺乏冷靜之后，要更冷靜些。首先，你要仔細分析上司失去冷靜的原因。這就要求秘書要經(jīng)常了解上司的工作內(nèi)容和真實的想法。例如，小溫的老總，他作為公司的最高領(lǐng)導人，他肯定有自己看問題的角度和思維方式，經(jīng)常在權(quán)衡各方面的關(guān)系和利益。他之所以對隆源公司的錢總怒不可遏，可能是因為他早就與隆源公司積累了許多恩怨，只不過是小溫作為秘書不知道罷了。其次，秘書在工作中發(fā)現(xiàn)什么問題或有什么新的設想時，應當及時向上司提出來，但是當你提出自己的設想或忠告時，應全面了解各方面的情況。在不明白上司的真正想法之前，秘書僅僅是上司的助手。當你確信上司決策出現(xiàn)了失誤之后，那你作為助手就應想方設法給上司創(chuàng)造再次決策的機會。周到：讓領(lǐng)導的決策更簡捷小柔是北京中福集團的總裁秘書。按昨天下午下班之前訂好的日程安排，老總今上午九點半到十點一刻與宏圖公司的劉總會談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問題；從十點半到十一點半跟通恒公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過程中的一些問題。十點一刻，通恒公司的李總準時來到公司，小柔請李總在會客室稍等，自己以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示李總已到，可老總對小柔的暗示一點兒反應也沒有，還是從足球到汽車，前三百年后五百年地與劉總窮侃，似乎完全忘了另有約會。到十點四十，見李總等得有些不耐煩了，小柔只好又一次來到老總辦公室，這次她遞給了老總一張紙條。紙條上寫著：“老總，李總已到。他有些不耐煩了。現(xiàn)在該怎么辦？”老總看了小柔的字條后皺了一下眉頭，便置之不理，繼續(xù)與劉總談笑風生。小柔只好悻悻地退出老總的辦公室，她不明白老總為什么會這樣不負責任。
出現(xiàn)這種局面，當然不能排除老總在這里是有些耍小性子的可能，但是小柔這么請示老總，實際上也是讓老總為難。老總在談興正濃的時候，他很難在你的紙條上做什么指示，更不方便回答你的“怎么辦？”之類的問題。沒有一個領(lǐng)導是萬能的，否則就沒有必要為他們配備秘書了。特別是隨著市場競爭日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導人決策的風險也越來越大，而且公司的規(guī)模越大他們的決策風險也就越大。因此，秘書要盡可能地為上司創(chuàng)造良好的決策環(huán)境。領(lǐng)導人所需的決策環(huán)境分為“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境。良好的“硬環(huán)境”就是指領(lǐng)導的辦公室要做到整潔、舒適和安靜，領(lǐng)導人在決策過程中不易受外界的影響和干擾，能保持一個平和的心態(tài)，所以，秘書要為他們整理辦公室、轉(zhuǎn)接電話、招待客人甚至處理一些私人事務；良好的“軟環(huán)境”就是指領(lǐng)導在決策過程中要有充分、準確和及時的信息，以保證領(lǐng)導人作出科學而又及時的決策，所以，秘書在上司決策之前要為他收集和整理各種必需的信息。由于公司領(lǐng)導人責任重大，日理萬機，因此，秘書不僅要為上司的決策創(chuàng)造良好的環(huán)境，而且要盡可能地讓上司的決策快捷而又簡便。秘書在工作中遇到自己不能做主解決的問題，的確是需要請示的，但是不管上司當時是不是很為難，或者有沒有能力解決這些問題，一遇到問題就把它們?nèi)P交給上司，那秘書實際上就是把上司變成了自己的秘書。
如果小柔把字條的內(nèi)容改為“還要讓李總等多久？”那么上司看到后只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，決策簡單而又快捷。像小柔這樣遞給老總一張“怎么辦？”的字條，老總就要先停止與客人的談話，考慮好了再寫到紙條上。這不僅讓上司一心多用，而且也不方便“指示”。從表面上看，這是一個經(jīng)驗不足的問題，實質(zhì)上反映了小柔責任心方面的問題。
鄂公網(wǎng)安備 42010302001612號