少讓上司做問答題為了讓上司的決策方便快捷，秘書在請(qǐng)示時(shí)要盡量讓上司少做“怎么辦”或“如何做”之類的問答題，而是盡量讓上司多做選擇題。選擇題就是當(dāng)你把問題匯報(bào)給上司后，還要準(zhǔn)備提供相應(yīng)的解決方案，上司只需要對(duì)你提出的方案作肯定或否定的選擇，或只要在你提出的若干個(gè)備選方案中選擇其中一個(gè)即可。秘書多讓上司做選擇題，不僅降低了上司的決策難度，履行了自己作為助手的職責(zé)，而且自己也在設(shè)計(jì)選擇題的過程中，提高了自己的能力和水平。用心：聽話聽音，融會(huì)貫通小蔓是北京中儀公司的總經(jīng)理秘書。今天下午她去老總辦公室給老總送文件的時(shí)候，老總說快到年底了，今年公司業(yè)績不錯(cuò)，特別是今年開發(fā)的微電子探測(cè)儀銷路不錯(cuò)，把國外的同類產(chǎn)品壓下去了，董事會(huì)非常滿意。這同公司的廣告策劃分不開，所以，想請(qǐng)公司廣告部的人吃頓飯，表示一下公司領(lǐng)導(dǎo)的意思，讓小蔓具體安排。老總與小蔓把吃飯的具體時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)和地點(diǎn)商量之后，老總讓她通知廣告部。
小蔓剛回到自己的辦公桌時(shí)，辦公室主任就打來電話，讓她盡快把老總在公司年終總結(jié)大會(huì)上的講話稿寫出來。小蔓原想去一趟二樓的廣告部，當(dāng)面通知他們，一看自己手頭有一大攤子事，她就用電話通知廣告部的經(jīng)理，說老板在什么時(shí)間和地點(diǎn)請(qǐng)客?？煜掳鄷r(shí)，小蔓打電話給銷售部經(jīng)理，讓他趕快把年終總結(jié)交上來以便匯總，沒想到銷售部經(jīng)理說工作都是廣告部的人做的，你找他們要吧。原來，小蔓給廣告部經(jīng)理打電話時(shí)，銷售部經(jīng)理正在旁邊與他商量工作，自然也得知了老總請(qǐng)客的事情。不僅銷售部的人知道了，而且下班之前整個(gè)公司的人都知道了。老總也知道了這事，對(duì)小蔓感到非常失望。好事還沒做，壞事就出來了。小蔓當(dāng)然可以責(zé)怪銷售部經(jīng)理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。為什么會(huì)出現(xiàn)這種局面，最根本的原因是小蔓沒領(lǐng)會(huì)老總的真正意圖。老總請(qǐng)客，犒勞廣告部全體員工，并不是單純?yōu)榱顺砸活D飯，而是要營造一種氣氛，讓大家高興高興，從而達(dá)到精神鼓勵(lì)的目的。小蔓雖然有些忙，但是不至于抽不出時(shí)間親自到廣告部去一趟。小蔓用電話通知廣告部經(jīng)理，即使不被銷售部經(jīng)理聽到，你公事公辦，氣氛也出不來，老總要請(qǐng)客的效果就先打了一半的折扣。
秘書之所以不能了解上司的真正意圖，是因?yàn)樗诮邮苌纤镜闹甘緯r(shí)沒有用心，未聽出領(lǐng)導(dǎo)的弦外之音。上司站得高看得遠(yuǎn)，考慮問題全面而長遠(yuǎn)，但是他們不會(huì)輕易地將自己所有的想法告訴秘書，這就要求秘書在與上司溝通時(shí)集中精力，吃透上司指示的精神。秘書是上司通往各部門的橋梁，他需要把上司的指令和意見傳達(dá)給各部門。如果秘書自己都沒有完全理解上司的真正意圖，他當(dāng)然就不能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地將上司的指示傳達(dá)給職能部門或客戶。一些秘書在接受上司的指示時(shí)，總以為上司交辦的都是些雞毛蒜皮的小事，所以他們滿不在乎，敷衍了事，到頭來經(jīng)常是成事不足，敗事有余，只給上司幫倒忙。
如果小蔓在接受老總準(zhǔn)備請(qǐng)客的指示后，在心里琢磨出老總請(qǐng)客的真實(shí)意圖的話，她就一定會(huì)抽時(shí)間去廣告部，當(dāng)面告訴大家說老總要犒勞他們。聽到老總要請(qǐng)客的消息，大家一定會(huì)很高興，于是她與大家一起說說笑笑，甚至開幾個(gè)無傷大雅的玩笑，氣氛就出來了。老總的飯還沒吃，小蔓就已經(jīng)完成了老總請(qǐng)客的任務(wù)。
接受指示時(shí)集中注意力秘書要正確理解上司指示的意圖，就要做到在接受指示時(shí)精神高度集中，最好是養(yǎng)成作記錄的習(xí)慣。對(duì)一些重要的指示，或涉及時(shí)間和地點(diǎn)的指示，在上司說完之后將重點(diǎn)重復(fù)一遍，以確認(rèn)無誤。
用心琢磨上司指示的真實(shí)意圖在接受指示之后還應(yīng)多琢磨，例如，小蔓在接受完老總請(qǐng)客的指示之后，就要多想想：為什么老總單請(qǐng)廣告部？老總的真正意圖是什么，難道僅僅是為了吃一頓飯……秘書在接受上司的指示時(shí)不能拘泥于個(gè)別詞句，應(yīng)從總體上把握指示的精神，特別是要注意聽出他們的弦外之音。知道了上司指示的真正意圖之后，就應(yīng)用心琢磨用什么方式執(zhí)行能達(dá)到最佳效果。上司一般只看結(jié)果，很少看過程，這就給秘書發(fā)揮自己的聰明才智提供了極大的空間。解圍：給領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備下臺(tái)階的梯子小婕是北京天誠科技發(fā)展公司總經(jīng)理辦公室的秘書，這天上午她與同事小妤從外面辦完事回來，剛進(jìn)辦公室，辦公室主任就大罵小妤：“你這個(gè)管檔案的是怎么管理的？趕緊把××文件給我找出來！”見小妤想分辯，主任的火氣更大了，根本不給她說話的余地：“廢物！飯桶！養(yǎng)你這種秘書有什么用！”
從小到大，小妤什么時(shí)候挨過這樣的辱罵？她眼淚滂沱地沖進(jìn)了洗手間。小婕在小妤之前負(fù)責(zé)過檔案管理，所以，她一邊找文件，一邊問主任：“發(fā)生了什么事？”原來，就在十多分鐘之前，公司老總來電話，讓人馬上把上周與西安方面簽的幾份投資意向書送過去。當(dāng)時(shí)辦公室只有主任一個(gè)人在，他平時(shí)不管文件檔案這類具體工作，所以找了一陣也沒找到，因此老總在電話里大發(fā)雷霆：“你這個(gè)主任究竟是怎么當(dāng)?shù)模∵B文件放在什么地方都不知道，你一天到晚到底在干什么！”
小婕趕緊把那幾份文件找了出來遞給主任。主任將文件送完回來后，臉色更加難看了，原來他到老總辦公室后，老總的氣雖然消了不少，但是仍然把主任數(shù)落了一通。當(dāng)小婕把給他沏的茶遞給他時(shí)，他沒好氣地說：“這個(gè)水怎么那么燙？你這個(gè)秘書是怎么當(dāng)?shù)模俊币娭魅斡职褮馔约荷砩先?，小婕感到莫名其妙。她知道這個(gè)時(shí)候不能惹主任，便躲得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的。辦公室主任為什么生小婕的氣，就是因?yàn)樗X得自己需要幫助的時(shí)候，小婕在袖手旁觀，甚至可以說是置之不理。秘書作為助手，應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注自己上司的工作，以便在他需要自己幫助的時(shí)候給予幫助。在現(xiàn)代職場(chǎng)上，每個(gè)人都有自己的“老板”，都要面臨各種人際關(guān)系。當(dāng)你的上司在處理各種人際關(guān)系的時(shí)候，也會(huì)因經(jīng)驗(yàn)或能力的不足而面臨尷尬的局面，或與客戶爭(zhēng)吵，或被他的上司批評(píng)，或被同級(jí)嘲笑……面對(duì)各種壓力，他們也有控制不住局面需要人幫助的時(shí)候。但是在自己的秘書面前，他們又要保持一定的尊嚴(yán)，所以他們很少主動(dòng)開口要求秘書給自己提供幫助。因此，秘書遇到這種情況，應(yīng)該自覺地找來梯子讓上司下臺(tái)階，以盡快讓上司擺脫難堪的局面。如果上司遇到困境而你熟視無睹，一副與己無關(guān)的樣子，那么他自然會(huì)找借口發(fā)泄對(duì)你的怨氣。
如果小婕找出老總所需要的文件后，不是交給主任，而是自己送到老總那里去，那么即使主任的脾氣再大也不至于再朝小婕發(fā)火了，那小婕就主動(dòng)給了主任一個(gè)體面地下臺(tái)階的機(jī)會(huì)。
隨時(shí)關(guān)注上司的需要一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)隨時(shí)關(guān)注自己上司的需要，當(dāng)他發(fā)現(xiàn)自己的上司因承受巨大的壓力而沉不住氣或者大發(fā)脾氣的時(shí)候，他會(huì)更加沉著和冷靜；他自己不僅能平靜正常地繼續(xù)工作，而且還能想辦法緩和氣氛，讓上司盡快恢復(fù)正常工作的狀態(tài)。
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